Demande à l'expert : comment accélérer la valeur tout en minimisant les risques.

Chaque projet de mise en œuvre d'un ERP en nuage présente un profil de risque/récompense propre à l'organisation et à la technologie spécifiques qui sont mises en œuvre.

Cet article explore une étude de cas où nous avons utilisé une analyse "rapide", avec une approche par étapes, pour créer immédiatement de la valeur et l'acceptation de l'utilisateur, tout en minimisant les risques et en permettant à la phase suivante de s'appuyer sur les précédentes. Cet article met en lumière six étapes que tu peux immédiatement appliquer à tes propres projets d'ERP. Il explore également les membres de l'équipe qui sont les plus utiles à chaque étape de ton parcours.

L'avantage de cette approche est qu'elle a permis à l'organisation de notre client d'établir une confiance initiale dans les systèmes ERP pour résoudre les problèmes et les problèmes de sécurité. libérer du temps tout en créant une dynamique interne, Nous avons pu ainsi améliorer nos compétences et notre confiance en la technologie. Aujourd'hui encore, nous passons rapidement à des implémentations plus complexes et plus compliquées avec un minimum de perturbations.

Note, notre étude de cas est une entreprise de fabrication et de distribution utilisant Oracle NetSuite, mais les principes peuvent être appliqués à la plupart des industries et des technologies ERP. Note également que cette étude de cas n'est pas un passage complet à un nouveau système ERP, mais une extension des fonctionnalités ERP existantes.

Nous avons utilisé bon nombre des mêmes concepts pour les mises en œuvre complètes, où le fait de permettre l'introduction progressive de certaines caractéristiques peut réduire les risques. Cependant, lors d'une mise en œuvre complète, il faut appliquer plus de rigueur à la collecte formelle des exigences et à la cartographie du système pour minimiser les risques que lors d'une analyse rapide.
La mise en œuvre d'un ERP en nuage peut prendre entre 4 et 6 mois et 52% des entreprises sont impliquées tout au long de cette période. 

Télécharge notre rapport gratuit pour avoir plus d'informations sur la mise en œuvre d'un ERP dans le nuage NetSuite.

1. Commence par une analyse rapide

Les analyses rapides sont notre point de départ pour toute nouvelle mission où nous avons affaire à un système ERP existant. Une analyse rapide est une évaluation de haut niveau et un catalogage des systèmes d'une entreprise qui permettent de faire avancer les choses dans les domaines que nous traitons. Il peut s'agir de systèmes informatiques, de processus physiques, de traces écrites et de transferts vers et depuis d'autres départements - tout ce qui a un impact sur le fonctionnement quotidien.

Nous ne cherchons pas à obtenir des détails ou des précisions extrêmes, ce qui risque d'enliser les explorations, mais plutôt à savoir comment les choses se passent actuellement avec les processus en place - les gens, le papier, les systèmes informatiques. Les documents relatifs aux exigences de l'entreprise et les SOPS doivent être examinés, même si ces documents sont obsolètes, car ils complètent le tableau.

Il est important d'interroger les utilisateurs finaux et d'auditer le système ERP actuel. Vérifie la qualité des données et les flux d'informations. Cartographie toute nouvelle croissance massive, tout nouveau flux de revenus ou toute procédure supplémentaire qui pourrait avoir rendu les processus soudainement difficiles à gérer.

Comme mon équipe est spécialisée dans la fabrication, des visites sur place pour observer les installations de production et d'entreposage permettent de s'assurer que nos analyses rapides correspondent au fonctionnement réel de ton organisation. Nous essayons de rencontrer des plaignants à tous les niveaux de l'organisation qui sont frustrés par l'état actuel et qui ont de nombreuses idées, certaines fantaisistes, d'autres brillantes, sur ce qui devrait changer. La combinaison de leurs commentaires et de notre vaste connaissance du marché est le point idéal que nous cherchons à atteindre.

Note que les analyses rapides sont différentes de la collecte d'exigences commerciales rigoureuses. Les exigences commerciales sont une contribution inestimable aux analyses rapides et sont absolument essentielles pour une nouvelle mise en œuvre. Une différence essentielle, cependant, est que les personnes qui recueillent les exigences commerciales ont tendance à être plus intellectuelles et tournées vers l'avenir, en cataloguant tous les domaines de la même manière et en parlant souvent avec les gens lors des réunions, plutôt qu'en les observant.

L'intention d'une analyse rapide est d'analyser les mouvements du moment présent tels qu'ils existent au sein d'une organisation avec les urgences, les difficultés et les opportunités. "À quoi sert la paperasse du presse-papiers ? Pourquoi faut-il le faire deux fois ?" Les modes opératoires normalisés et les documents relatifs aux exigences de l'entreprise remplissent les pièces manquantes, mais l'analyse rapide se fait "ici, maintenant et aujourd'hui".

Ressources d'analyse rapide

Les analyses rapides doivent être effectuées avec une combinaison de ressources internes qui comprennent les activités de l'entreprise et de ressources externes ayant une expertise dans la technologie que d'autres entreprises ont mise en œuvre avec succès. Il s'agit d'une combinaison essentielle car l'accent mis sur la valeur doit cibler les besoins spécifiques de l'entreprise, et nous devons comprendre les obstacles et les opportunités exacts pour chaque domaine. Comme nous l'avons mentionné plus haut, les plaignants sont essentiels, tout comme les leaders officieux et les personnes qui font en sorte que les choses se fassent physiquement !

Notre analyse rapide Conclusion

Notre analyse rapide a révélé les domaines les plus urgents, ceux qui présentaient un risque faible/moyen/élevé, et les départements qui s'adaptaient ou résistaient au changement. À partir de là, la feuille de route est devenue évidente pour nos objectifs à court terme.

2. Utiliser une approche progressive avec des gains rapides

Le produit final d'une analyse rapide est une évaluation, divisée en domaines d'opportunités, avec une approche par étapes. L'avantage le plus important d'une analyse rapide est que nous sommes maintenant clairs et concentrés - nous savons ce qui est urgent, ce qui peut attendre, ce qui a besoin de plus d'informations, et où différentes solutions doivent être explorées.

À ce stade, nous entendons souvent des protestations contre cette approche : "La raison pour laquelle nous avons opté pour ce nouvel ERP, c'est toutes ces nouvelles fonctionnalités, et maintenant nous ne pouvons plus les avoir !". Ma réponse est la suivante : bien sûr, tu peux tout avoir et plus encore, mais si nous adoptons une approche mesurée et progressive, tu auras des succès et des retours immédiats sur lesquels tu pourras t'appuyer, plutôt qu'un big bang avec un mélange de succès et d'échecs.

C'est pourquoi nous recherchons d'abord de petites réussites et des gains rapides à faible risque. Nous voulons tout ce qui élimine le chaos des opérations actuelles, libère du temps pour les tâches sans valeur ajoutée et renforce la confiance dans les systèmes informatiques en tant que réponse aux problèmes. Plus il y a de départements avec lesquels nous pouvons interagir, mieux c'est. Nous voulons créer un engouement et une faim pour les solutions technologiques, afin que les départements commencent à en demander plus.

La contribution de l'équipe

Au cours de cette phase, nous renforçons notre équipe. Nous voulons des ressources internes et externes supplémentaires qui ont des compétences spécifiques pour notre plan de mise en œuvre. Les deux priorités des ressources internes sont le transfert de compétences et les petites tâches gérables de collecte d'informations, qui augmenteront tout au long de la mise en œuvre.

Les petites victoires mentionnées plus haut devraient, dans la mesure du possible, viser d'abord les tâches quotidiennes de ces ressources internes, ce qui leur permettrait de libérer du temps pour notre projet. Les ressources externes doivent avoir les compétences nécessaires pour répondre précisément aux besoins. Si ces personnes sont douées pour l'enseignement, il faut les associer à des ressources internes pour améliorer le transfert de compétences.

Découvre les acteurs clés d'une mise en œuvre de l'ERP en nuage.

Nos exemples de gains rapides

L'une de nos réalisations immédiates a été de ramener tous les rapports générés par l'exportation de données de notre ERP vers Excel dans l'ERP pour des rapports en temps réel. Cela permet non seulement de s'assurer que tout le monde consulte les informations les plus récentes, mais aussi que nous sommes tous sur la même longueur d'onde. L'avantage supplémentaire est que les yeux sont désormais rivés sur le système ERP, ce qui est tout à fait souhaitable.

Voici un exemple simple d'un rapport qui comportait plusieurs étapes et qui était manuel, déplacé dans le système ERP pour une exportation directe en temps réel :

Ce rapport a été créé à la fin de la journée en suivant les étapes suivantes :

1. Le superviseur de la production - notre public cible #1 pour la première phase de notre déploiement - s'est promené dans la zone avec un presse-papiers, prenant des notes sur les niveaux d'approvisionnement.
2. Le superviseur de la production a ensuite pris ces chiffres et les a entrés dans une feuille Excel.
3. Les colonnes pour les lots et les livres supplémentaires ont été calculées et saisies en fonction de la taille des lots.
4. Enfin, il a été envoyé par courriel à tous les membres de l'équipe de planification.

Comme les données se trouvaient déjà dans notre ERP, nous avons remplacé tout le processus de recherche et de champ calculé de NetSuite ci-dessus par les mêmes informations à la demande de n'importe qui, y compris les travailleurs à distance qui ont accès à NetSuite. Nous avons réduit les étapes de quatre à une, avec en prime des données en temps réel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Le processus était simple et a permis à toutes les personnes impliquées d'accéder à des gains rapides. Les membres de l'équipe informatique ont gagné en visibilité sur le système ERP, ce qui a rendu leur flux de travail plus efficace, et c'est une grande victoire pour nous, car cela libère le temps du superviseur de production pour notre projet.

La prochaine victoire rapide a été la création d'une "bibliothèque d'entreprise" (trouve un article sur la façon de le faire dans NetSuite sur mon LinkedIn). Cette bibliothèque nous permet de "publier" des rapports audités et des liens pour que tous les membres de l'équipe soient sur la même page. Les membres de l'équipe viennent d'abord ici lorsqu'ils cherchent quelque chose, et ils peuvent voir quels rapports les autres départements publient également.

Tu vois ci-dessous le rapport référencé ci-dessus dans la bibliothèque d'entreprise de notre client.

Un autre exemple est le renommage des articles pour avoir des noms plus précis et plus lisibles. Cela ouvre non seulement la voie aux plateformes mobiles, mais il y a moins de formation pour les nouveaux employés et beaucoup moins d'erreurs de saisie. Vois l'exemple de la tablette mobile ci-dessous, tous les éléments du PKG étaient auparavant des numéros qu'il fallait mémoriser ou chercher.

AVANT - Les questions étaient numériques et non conviviales :

APRÈS - Les articles ont des noms lisibles par l'homme :

C'est très visible pour tout le monde, et l'adhésion a été ÉNORME ! Ton objectif à l'étape de la "victoire rapide" est de renforcer la confiance et de faire en sorte que les équipes t'en demandent toujours plus !

3. Mise en œuvre complète d'un domaine à faible risque et à haut rendement.

Après avoir mis en œuvre les gains rapides de l'étape 2, il faut choisir un domaine d'intervention. Il peut s'agir d'un département où règne le plus grand chaos, qui a le plus à gagner ou qui a les meilleures chances de réussite en raison des acteurs impliqués.

Résiste à toute tentation d'élargir le champ d'application ; il vaut mieux une petite mise en œuvre très réussie qu'un grand coup d'éclat avec un mélange de réussites et d'échecs. Comme dans l'exemple précédent avec notre superviseur de production, essaie de libérer du temps auprès des ressources dont tu as besoin pour ton projet.

La contribution de l'équipe

S'il s'agit d'une réécriture importante de ton ERP, tu constateras souvent que la majorité des fonctionnalités devront être mises en place en même temps. Cependant, essaie de trouver des domaines faciles à mettre en place par la suite, comme les processus de qualité sur papier qui peuvent rester sur papier jusqu'à ce que la mise en œuvre initiale se stabilise, et mets en place une phase chaque fois que c'est possible.

Cela permet aux membres de l'équipe du projet de se concentrer sur un ensemble d'utilisateurs finaux et de processus, et augmente considérablement tes chances d'obtenir une réussite très visible au sein de l'organisation.

Notre première grande mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré dans le cloud.

Nous avons choisi de nous concentrer sur le département de la production avec l'objectif fondamental d'améliorer l'exactitude de ses stocks, ce qui a un impact sur l'ensemble de ses activités. Nous avons consciemment décidé d'ignorer tout ce qui concernait les équipes financières et comptables, qui ne seraient au centre de nos préoccupations qu'après cette mise en œuvre initiale. C'était d'autant plus logique que les données recueillies par le service de production permettraient d'informer et de vérifier les rendements, le calcul des coûts et les taux d'exécution, qui ont un impact direct sur les finances.

Comme nous mettions en place une interface de fabrication avancée NetSuite avec une table mobile, d'autres avantages secondaires sont apparus naturellement, sans effort supplémentaire, et nous les avons rapidement introduits après le déploiement initial.

Ces avantages comprenaient : les taux de production en temps réel, les facteurs de rebut et la responsabilité des temps d'arrêt. Cependant, nous avons précisé que ces avantages dépendaient de l'utilisation correcte du système, ce qui a été notre seul objectif pendant le premier mois.

Le "plan de retour en arrière" pour nos équipes était simple: continuer à utiliser les systèmes manuels, inefficaces, chronophages et basés sur le papier que tu as actuellement en place.' Lorsque nous avons annoncé cela, il y avait plus de crainte de rester avec les anciens systèmes que de passer à la nouvelle fonctionnalité. Nous avons également précisé que l'exactitude de 100% la première semaine était un bonus, mais qu'il ne fallait pas s'y attendre immédiatement. La double vérification, le mentorat et l'accompagnement étaient des priorités absolues.

L'étape de mise en service a été très réussie, nos premiers rapports sur l'efficacité de la production ayant été établis dès la première semaine. L'exactitude des stocks s'est améliorée régulièrement chaque mois, passant de milliers de livres d'écart à moins de 100 livres au cours des trois premiers mois.

Au fur et à mesure que la collecte de données se poursuivait, nous avons commencé à voir émerger des tendances et nous avons pu mettre à jour nos taux d'exécution, les rendements des composants et les coûts des temps d'arrêt, ce qui a permis à l'implication des finances de s'améliorer naturellement. Plus important encore, les départements nous demandaient désormais des rapports et des systèmes au lieu que nous leur courrions après pour obtenir des informations et de la coopération.

4. Choisis ton prochain domaine avec autant de soin que tu as choisi le premier

Après une phase de mise en service réussie de la nouvelle fonctionnalité, tu auras soudain une forte demande pour d'autres systèmes. Il est tentant de penser que parce que le premier domaine a été si réussi, tout sera maintenant aussi facile. C'est un moment dangereux, alors ne baisse pas la garde.

Il existe de nombreux exemples dans l'histoire de l'humanité où une personne qui a très bien réussi s'est enlisée dans des difficultés inattendues lors de sa prochaine entreprise. Chaque domaine a un profil risque/rendement unique, et un échec peut affecter une organisation pendant longtemps. Tu voudras des fonctionnalités supplémentaires qui reposent sur les fondations solides créées lors des étapes précédentes, mais il s'agit toujours d'un processus prudent.

Arrête-toi et examine les leçons tirées de la précédente mise en œuvre réussie. Qu'est-ce qui était facile ? Qu'est-ce qui était difficile ? Quelles sont les caractéristiques uniques du projet précédent qui changeront les domaines futurs ?

Regarde également le paysage, peut-être auras-tu besoin d'effectuer un autre balayage rapide pour déterminer la zone sur laquelle tu devras te concentrer ensuite. Demande-toi : quel est le prochain point logique sur lequel tu dois te concentrer ? Qu'est-ce qui rapporte le plus avec le moins d'efforts ? Dans quel service toute l'équipe est-elle prête à se mobiliser ? Quelles sont les compétences qui doivent encore être développées ?

Reviens à l'analyse rapide initiale et choisis judicieusement ton prochain mouvement. Ton état d'esprit doit rester le suivant : plus le risque est faible, mieux c'est, à moins que les rendements ou le chaos ne te guident autrement.

La contribution de l'équipe

En ce qui concerne le personnel, réexamine tes équipes internes et externes. Si tu n'as jamais entendu parler du "principe de Peter", consulte-le. Il est essentiel que les membres de l'équipe restent heureux, qu'ils soient responsabilisés et que les individus soient là en fonction de leurs capacités, et non de leurs succès passés dans des circonstances différentes. Il est également essentiel d'apporter de nouveaux talents à l'équipe pour compléter l'ensemble des compétences actuelles. Regarde à la fois à l'extérieur et à l'intérieur lorsque tu réoutilleras le nouveau groupe pour qu'il réussisse.

Notre prochaine étape naturelle

Pour notre client, l'étape suivante consistait naturellement à collaborer avec les services financiers pour établir des coûts de main-d'œuvre précis. Comme l'équipe de production était désormais familiarisée avec la tablette de fabrication avancée et que les erreurs étaient réduites au minimum, la collecte de données supplémentaires sur la main-d'œuvre sur la tablette pouvait maintenant fournir à la base une analyse plus approfondie que la comptabilité et les finances recherchaient dans le système ERP.

5. Préparer l'organisation à gérer son ERP à long terme

Au fur et à mesure que ta mise en œuvre mûrit, les données évolueront vers une intelligence d'affaires qui peut améliorer l'efficacité, et découvrir d'autres domaines du département qui ont besoin d'être mis à jour.

La contribution de l'équipe

C'est le moment de changer la composition de ton équipe informatique, en passant d'experts externes à court terme dans des domaines spécifiques à du personnel interne qui gérera les systèmes dans un sens plus large. L'accent sera mis sur le transfert de connaissances et l'embauche de ressources internes qui porteront le flambeau.

Notre stratégie à long terme

Nous avons chargé trois personnes en interne de gérer la mise en œuvre à long terme. Dans l'équipe, nous avions un administrateur ERP NetSuite, responsable de la base de données des articles et de la création des autorisations des utilisateurs, et deux administrateurs de données qui vérifiaient l'exactitude et l'exhaustivité de la saisie des données.

6. Reste en contact avec ton client

Les projets ERP montent naturellement en puissance, puis se calment. Rester en contact étroit avec les entreprises avec lesquelles nous travaillons nous permet de revisiter et de poursuivre le voyage ensemble.

La majorité de mes relations avec les clients s'étendent sur plusieurs années et comportent de nombreux changements pour chacun d'entre nous. Les entreprises peuvent être acquises, réaliser leurs propres acquisitions ou subir des changements importants tout en se développant sur de nouveaux marchés. Parce que nous étions intimement impliqués et que nous avions le pouls du marché de la technologie, nous étions dans une position unique pour les conseiller. Alors, reste en contact !

Mes projets les plus gratifiants sont souvent ceux de clients qui ont déjà traversé avec succès un voyage exaltant de mise en œuvre et qui sont maintenant prêts à passer à l'étape suivante !

A propos de l'auteur

Shelly Gore est une leader reconnue dans le domaine des systèmes ERP basés sur le cloud. Elle a conçu et mis en œuvre des architectures complexes telles que NetSuite Advanced Manufacturing, NetSuite OneWorld, la planification de la demande et de l'approvisionnement, l'EDI, la comptabilité analytique à variation standard, la qualité, la planification des capacités, l'ordonnancement à flux finis et le WMS. Shelly crée et met en œuvre des feuilles de route cibléesLe système de gestion de l'information de l'entreprise est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et maximiser les technologies de pointe et le retour sur investissement.

Son objectif est d'apporter de la clarté, de la simplicité et de la concentration à des processus complexes. Shelly est également présentée dans notre Les femmes influentes de NetSuite article.