Frag den Experten: Wie man die Wertschöpfung beschleunigt und gleichzeitig die Risiken minimiert

Jedes Cloud-ERP-Implementierungsprojekt hat ein eigenes Risiko-Ertrags-Profil, das auf das jeweilige Unternehmen und die Technologie, die implementiert wird, zugeschnitten ist.

Dieser Artikel befasst sich mit einer Fallstudie, bei der wir eine "Quick Scan"-Analyse mit einem stufenweisen Ansatz verwendet haben, um sofort einen Mehrwert und Benutzerakzeptanz zu schaffen und gleichzeitig die Risiken zu minimieren, damit die nachfolgende Phase auf der vorherigen aufbauen kann. Dieser Artikel zeigt sechs Schritte auf, die du sofort auf deine eigenen ERP-Projekte übertragen kannst. Außerdem wird erläutert, welche Teammitglieder in jeder Phase deines Projekts am hilfreichsten sind.

Der Vorteil dieses Ansatzes war, dass die Organisation unseres Kunden ein erstes Vertrauen in ERP-Systeme aufbauen konnte, um Probleme zu lösen und Zeit zu gewinnen und gleichzeitig eine interne Dynamik aufzubauen, Fähigkeiten und Vertrauen in die Technologie. Bis heute setzen wir komplexe und komplizierte Implementierungen schnell und mit minimalen Unterbrechungen um.

Unsere Fallstudie bezieht sich auf ein Fertigungs- und Vertriebsunternehmen, das Oracle NetSuite einsetzt, aber die Prinzipien können auf die meisten Branchen und ERP-Technologien angewendet werden. Außerdem handelt es sich bei dieser Fallstudie nicht um eine vollständige Umstellung auf ein neues ERP-System, sondern um eine Erweiterung der bestehenden ERP-Funktionen.

Wir haben viele der gleichen Konzepte für vollständige Implementierungen verwendet, bei denen die schrittweise Einführung bestimmter Funktionen das Risiko verringern kann. Bei einer vollständigen Umsetzung muss jedoch bei der formalen Anforderungserhebung und der Systemzuordnung mehr Sorgfalt walten, um das Risiko zu minimieren, als bei einem Quick Scan.
Eine Cloud-ERP-Implementierung kann zwischen 4-6 Monaten dauern und 52% der Unternehmen sind während der gesamten Zeit involviert. 

Lade unseren kostenlosen Bericht herunter, um weitere Einblicke in eine NetSuite Cloud ERP-Implementierung zu erhalten

1. Beginne mit einer schnellen Scan-Analyse

Quick Scans sind unser Ausgangspunkt für jeden neuen Auftrag, bei dem wir uns mit einem bestehenden ERP-System befassen. Ein Quick Scan ist eine umfassende Bewertung und Katalogisierung der Systeme eines Unternehmens, mit denen die Aufgaben erledigt werden, die wir angehen. Dies kann IT-Systeme, physische Prozesse, Papierwege und Übergaben an und von anderen Abteilungen umfassen - alles, was sich auf den täglichen Betrieb auswirkt.

Wir suchen nicht nach extremen Details oder Präzision, die die Erkundung verzögern können, sondern vielmehr danach, wie die Dinge mit den aktuellen Prozessen - Menschen, Papier, IT-Systeme - erledigt werden. Die Dokumentation der Geschäftsanforderungen und die SOPS sollten überprüft werden, auch wenn diese Dokumente veraltet sind, da sie das Bild vervollständigen.

Es ist wichtig, die Endnutzer zu befragen und das aktuelle ERP-System zu überprüfen. Achte auf die Datenqualität und den Informationsfluss. Erfasse, ob es ein massives neues Wachstum, neue Einnahmequellen oder zusätzliche Verfahren gibt, die die Prozesse plötzlich unhandlich gemacht haben könnten.

Da mein Team auf das produzierende Gewerbe spezialisiert ist, besuchen wir die Produktions- und Lagereinrichtungen vor Ort, um sicherzustellen, dass unsere schnellen Scans der realen Arbeitsweise deines Unternehmens entsprechen. Wir versuchen, uns mit den Beschwerdeführern auf allen Ebenen des Unternehmens zu treffen, die mit dem aktuellen Zustand unzufrieden sind und viele Ideen haben, einige phantasievoll, andere brillant, was sich ändern sollte. Die Kombination ihres Inputs mit unserer umfassenden Marktkenntnis ist der Sweet Spot, den wir erreichen wollen.

Beachte, dass Quick Scans etwas anderes sind als das Sammeln von strengen Geschäftsanforderungen. Geschäftsanforderungen sind ein unschätzbarer Beitrag zu Quick Scans und ein absolutes Muss für eine neue Implementierung. Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch darin, dass diejenigen, die Geschäftsanforderungen sammeln, eher intellektuell und vorausschauend vorgehen, indem sie alle Bereiche gleichermaßen katalogisieren und oft mit den Leuten in Meetings sprechen, anstatt sie zu beobachten.

Das Ziel eines Quick Scans ist es, die aktuellen Bewegungen innerhalb einer Organisation mit ihren Dringlichkeiten, Schwierigkeiten und Chancen zu analysieren. "Wofür ist das Klemmbrett da? Warum wird das zweimal gemacht?" SOPs und Geschäftsanforderungsdokumente füllen fehlende Teile, aber der Quick Scan ist "hier, jetzt und heute".

Ressourcen für den Schnellscan

Quick Scans müssen mit einer Kombination aus internen Ressourcen, die das Geschäft des Unternehmens verstehen, und externen Ressourcen mit Fachwissen über die Technologie, die andere Unternehmen erfolgreich eingeführt haben, durchgeführt werden. Diese Mischung ist unerlässlich, denn der Schwerpunkt muss auf den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens liegen, und wir müssen die genauen Hindernisse und Chancen für jeden Bereich verstehen. Wie bereits erwähnt, sind Nörgler unerlässlich, ebenso wie inoffizielle Führungspersönlichkeiten und die Leute, die die Arbeit physisch erledigen!

Unser Schnellscan Fazit

Unser schneller Scan zeigte, welche Bereiche am dringendsten waren, welche ein geringes/mittleres/hohes Risiko hatten und welche Abteilungen anpassungsfähig waren oder sich gegen Veränderungen wehrten. Daraus ergab sich ein klarer Fahrplan für unsere kurzfristigen Ziele.

2. Verfolge einen schrittweisen Ansatz mit schnellen Erfolgen

Das Endergebnis eines Quick Scans ist eine Bewertung, die in Chancenbereiche unterteilt ist und ein schrittweises Vorgehen vorsieht. Der größte Vorteil eines Quick Scans ist, dass wir jetzt klar und fokussiert sind - wir wissen, was dringend ist, was warten kann, was mehr Informationen braucht und wo verschiedene Lösungen erforscht werden müssen.

An diesem Punkt hören wir oft Proteste gegen diesen Ansatz: "Der Grund, warum wir uns für das neue ERP entschieden haben, sind all diese neuen Funktionen, und jetzt können wir sie nicht haben!" Meine Antwort lautet: Natürlich kannst du alles und noch mehr haben, aber wenn wir einen maßvollen, schrittweisen Ansatz wählen, wirst du unmittelbare Erfolge und Renditen haben, auf denen du aufbauen kannst, anstatt einen großen Knall mit einer Mischung aus Erfolgen und Misserfolgen.

Deshalb suchen wir jetzt zuerst nach kleinen Erfolgen und risikoarmen Quick Wins. Wir wollen alles, was das Chaos in den aktuellen Abläufen beseitigt, Zeit von nicht wertschöpfenden Aufgaben befreit und das Vertrauen in IT-Systeme als Antwort auf die Probleme stärkt. Je mehr Abteilungen wir einbeziehen können, desto besser. Wir wollen Begeisterung und Hunger auf technologische Lösungen wecken, damit die Abteilungen anfangen, nach mehr zu fragen.

Der Beitrag des Teams

In dieser Phase stocken wir unser Team auf. Wir wollen zusätzliche interne und externe Ressourcen, die über bestimmte Fähigkeiten für unseren Umsetzungsplan verfügen. Zwei Schwerpunkte für interne Ressourcen sind der Kompetenztransfer und kleine, überschaubare Aufgaben zur Informationsbeschaffung, die im Laufe der Umsetzung zunehmen werden.

Die bereits erwähnten kleinen Erfolge sollten nach Möglichkeit zuerst die täglichen Aufgaben dieser internen Ressourcen betreffen, damit sie Zeit für unser Projekt haben. Externe Ressourcen sollten genau das können, was gebraucht wird. Wenn diese Ressourcen ein Talent zum Unterrichten haben, sollten sie mit internen Ressourcen zusammenarbeiten, um den Wissenstransfer zu verbessern.

Entdecke die wichtigsten Akteure bei einer Cloud-ERP-Implementierung

Unsere Beispiele für Quick Wins

Einer unserer ersten Erfolge war, dass wir alle Berichte, die durch den Export von Daten aus unserem ERP-System in Excel erstellt wurden, wieder in das ERP-System zurückbrachten, um Echtzeitberichte zu erstellen. Das stellt nicht nur sicher, dass jeder die aktuellsten Informationen einsehen kann, sondern auch, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Augen jetzt auf das ERP-System gerichtet sind - und das ist es, was wir wollen.

Hier ist ein einfaches Beispiel für einen Bericht, der in mehreren Schritten und manuell erstellt wurde und in das ERP-System für den direkten Export in Echtzeit übertragen wurde:

Dieser Bericht wurde am Ende des Tages anhand der folgenden Schritte erstellt:

1. Der Produktionsleiter - unsere #1-Zielgruppe für die erste Phase unseres Rollouts - ging mit einem Klemmbrett durch den Bereich und machte sich Notizen über die Versorgungslage.
2. Der Produktionsleiter nahm diese Zahlen und gab sie in eine Excel-Tabelle ein.
3. Die Spalten für Chargen und zusätzliche Pfunde wurden anhand der Chargengrößen berechnet und eingegeben.
4. Schließlich wurde er an alle Mitglieder des Planungsteams gemailt.

Da die Daten bereits in unserem ERP-System vorhanden waren, haben wir die gesamte NetSuite-Suche und den Prozess der berechneten Felder durch die gleichen Informationen ersetzt, die jeder abrufen kann, auch externe Mitarbeiter, die Zugang zu NetSuite haben. Wir haben die Schritte von vier auf einen reduziert, mit dem Bonus, dass die Daten 24/7 in Echtzeit zur Verfügung stehen.

Der Prozess war einfach und verschaffte allen Beteiligten Zugang zu schnellen Gewinnen. Die Mitglieder des IT-Teams bekamen mehr Einblick in das ERP-System, was ihre Arbeitsabläufe effizienter machte, und für uns war es ein großer Gewinn, da der Produktionsleiter dadurch mehr Zeit für unser Projekt hatte.

Der nächste schnelle Erfolg war die Erstellung einer "Corporate Library" (einen Artikel darüber, wie man das in NetSuite macht, findest du auf meinem LinkedIn). Diese Bibliothek ermöglicht es uns, geprüfte Berichte und Links zu veröffentlichen, damit alle Teammitglieder auf der gleichen Seite sind. Die Teammitglieder kommen zuerst hierher, wenn sie etwas suchen, und sie können sehen, welche Berichte auch andere Abteilungen veröffentlichen.

Unten siehst du den oben erwähnten Bericht aus der Unternehmensbibliothek unseres Kunden.

Ein weiteres Beispiel ist die Umbenennung von Artikeln in präzisere, lesbare Namen. Dadurch wird nicht nur der Weg für mobile Plattformen geebnet, sondern auch der Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter und die Fehlerquote bei der Dateneingabe verringert. Siehe das Beispiel des mobilen Tablets unten: Früher waren alle PKG-Posten Nummern, die man sich merken oder nachschlagen musste.

BEFORE - Die Items waren numerisch und nicht menschenfreundlich:

AFTER - Die Artikel haben menschenlesbare Namen:

Das ist für alle sichtbar, und der Zuspruch war riesig! Dein Ziel in der "Quick-Win"-Phase ist es, Vertrauen aufzubauen und dafür zu sorgen, dass die Teams dich ständig nach mehr fragen!

3. Vollständige Umsetzung eines Bereichs mit geringem Risiko und hohem Ertrag

Nach der Umsetzung der Quick Wins aus Phase 2 sollte ein Schwerpunktbereich ausgewählt werden. Das kann eine Abteilung sein, in der das meiste Chaos herrscht, die am meisten zu gewinnen hat oder die aufgrund der beteiligten Akteure die besten Erfolgsaussichten hat.

Widerstehe der Versuchung, den Umfang auszuweiten; es ist besser, eine kleine, sehr erfolgreiche Umsetzung zu haben als einen großen Wurf mit einer Mischung aus Erfolgen und Misserfolgen. Ähnlich wie im vorherigen Beispiel mit unserem Produktionsbetreuer solltest du versuchen, Zeit von den Ressourcen freizumachen, die du für dein Projekt brauchst.

Der Beitrag des Teams

Wenn es sich um eine große Umstellung deines ERP-Systems handelt, wirst du oft feststellen, dass der Großteil der Funktionen gleichzeitig implementiert werden muss. Versuche jedoch, Bereiche zu finden, die sich leicht nach und nach einführen lassen, wie z. B. papierbasierte Qualitätsprozesse, die bis zur Stabilisierung der ersten Implementierung papierbasiert bleiben können, und übernehme sie, wo immer möglich.

So können sich die Mitglieder des Projektteams auf eine Reihe von Endnutzern und Prozessen konzentrieren und die Chance auf eine sichtbare Erfolgsgeschichte innerhalb der Organisation wird deutlich erhöht.

Unsere erste große Cloud-ERP-Implementierung

Wir konzentrierten uns auf die Produktionsabteilung mit dem grundlegenden Ziel, ihre Bestandsgenauigkeit zu verbessern - was sich auf den gesamten Betrieb auswirkt. Wir entschieden uns bewusst dafür, die Finanz- und Buchhaltungsteams nicht mit einzubeziehen, da wir uns auf sie erst nach dieser ersten Implementierung konzentrieren wollten. Dies war umso sinnvoller, als die von der Produktionsabteilung gesammelten Daten die Erträge, die Kostenkalkulation und die Durchlaufraten, die sich direkt auf die Finanzen auswirken, informieren und überprüfen würden.

Da wir eine NetSuite Advanced Manufacturing-Schnittstelle mit einem mobilen Tisch implementierten, ergaben sich andere sekundäre Vorteile von selbst und wir konnten diese nach der ersten Einführung schnell einführen.

Zu diesen Vorteilen gehörten: Produktionsraten in Echtzeit, Ausschussfaktoren und Verantwortlichkeit für Ausfallzeiten. Wir machten jedoch deutlich, dass diese Vorteile von der ordnungsgemäßen Nutzung des Systems abhingen, die im ersten Monat unser einziger Schwerpunkt war.

Der "Rollback-Plan" für unsere Teams war einfach: deine zeitaufwändigen, ineffektiven, manuellen und papierbasierten Systeme, die du derzeit verwendest, weiter nutzen.' Als wir dies ankündigten, gab es mehr Angst, bei den alten Systemen zu bleiben, als auf die neuen Funktionen umzusteigen. Außerdem haben wir deutlich gemacht, dass die Genauigkeit von 100% in der ersten Woche ein Bonus ist, aber nicht sofort erwartet werden kann. Doppelte Kontrolle, Betreuung und Anleitung hatten oberste Priorität.

Wir hatten eine sehr erfolgreiche "Go-Live"-Phase, in der unsere ersten Berichte zur Produktionseffizienz bereits in der ersten Woche fertiggestellt wurden. Die Bestandsgenauigkeit verbesserte sich von Monat zu Monat und ging innerhalb der ersten drei Monate von Tausenden von Pfund Abweichung auf weniger als 100 Pfund zurück.

Als wir die Datenerfassung fortsetzten, zeichneten sich Trends ab, und wir waren in der Lage, unsere Durchlaufraten, Komponentenerträge und Ausfallkosten zu aktualisieren, wodurch sich die Einbeziehung der Finanzabteilung auf natürliche Weise verbesserte. Das Wichtigste war, dass die Abteilungen uns nun nach Berichten und Systemen fragten, anstatt dass wir sie um Informationen und Zusammenarbeit baten.

4. Wähle deinen nächsten Bereich genauso sorgfältig wie den ersten

Nach einer erfolgreichen Go-Live-Phase der neuen Funktionalität wirst du plötzlich eine hohe Nachfrage nach weiteren Systemen haben. Es ist verlockend zu denken, dass, weil der erste Bereich so erfolgreich war, jetzt alles genauso einfach sein wird. Das ist ein gefährlicher Moment, also lass deine Wachsamkeit nicht sinken.

In der Geschichte der Menschheit gibt es viele Beispiele dafür, dass eine sehr erfolgreiche Person bei ihrem nächsten Vorhaben von unerwarteten Schwierigkeiten aufgehalten wurde. Jeder Bereich hat ein einzigartiges Risiko-Rendite-Profil, und ein Misserfolg schmerzt ein Unternehmen für lange Zeit. Du willst zusätzliche Funktionen, die auf einer soliden Grundlage aufbauen, die in den vorherigen Schritten geschaffen wurde, aber es ist immer noch ein vorsichtiger Prozess.

Halte inne und prüfe, was du aus der vorherigen erfolgreichen Umsetzung gelernt hast. Was war einfach? Was war schwierig? Was sind die besonderen Merkmale des vorherigen Projekts, die zukünftige Bereiche verändern werden?

Schau dir die Landschaft noch einmal an. Vielleicht musst du einen weiteren kurzen Scan durchführen, um festzustellen, auf welchen Bereich du dich als Nächstes konzentrieren solltest. Frag dich: Was ist der logische nächste Punkt, auf den du dich konzentrieren solltest? Was bringt den größten Nutzen mit dem geringsten Aufwand? In welcher Abteilung ist das gesamte Team bereit, sich zu engagieren? Welche Fähigkeiten müssen noch entwickelt werden?

Gehe zurück zum ursprünglichen Quick Scan und wähle deinen nächsten Schritt mit Bedacht. Deine Denkweise sollte bleiben: Je geringer das Risiko, desto besser, es sei denn, die Rendite oder das Chaos führen zu einem anderen Ergebnis.

Der Beitrag des Teams

Überprüfe deine internen und externen Teams in Bezug auf die Personalausstattung. Wenn du noch nichts vom "Peter-Prinzip" gehört hast, solltest du es nachschlagen. Es ist wichtig, dass sich die Teammitglieder wohl fühlen und dass sie aufgrund ihrer Fähigkeiten eingesetzt werden und nicht aufgrund früherer Erfolge unter anderen Umständen. Es ist auch wichtig, neue Talente in das Team zu holen, um die vorhandenen Fähigkeiten zu ergänzen. Schaue sowohl nach außen als auch nach innen, um die neue Gruppe für den Erfolg umzurüsten.

Unser natürlicher nächster Schritt

Für unseren Kunden bestand der nächste Schritt darin, mit der Finanzabteilung zusammenzuarbeiten, um die genauen Arbeitskosten zu ermitteln. Da das Produktionsteam nun mit dem fortschrittlichen Fertigungstablett vertraut war und Fehler minimiert wurden, konnte die Erfassung zusätzlicher Arbeitsdaten auf dem Tablet nun die Grundlage für eine weitere Analyse bilden, die Buchhaltung und Finanzwesen im ERP-System suchten.

5. Die Organisation darauf vorbereiten, ihr ERP langfristig zu verwalten

Mit zunehmender Reife deiner Implementierung werden sich die Daten zu Business Intelligence entwickeln, die die Effizienz verbessern und andere Abteilungsbereiche aufdecken kann, die aktualisiert werden müssen.

Der Beitrag des Teams

Dies ist der Zeitpunkt, an dem du die Zusammensetzung deines IT-Teams von externen Experten auf bestimmten Gebieten auf interne Mitarbeiter/innen umstellst, die die Systeme in einem breiteren Sinne verwalten. Ein großer Schwerpunkt wird sein Wissenstransfer und Einstellung von internen Ressourcen, die die Fackel weiter tragen.

Unsere langfristige Strategie

Wir beauftragten drei interne Mitarbeiter damit, die Implementierung langfristig zu verwalten. Im Team hatten wir einen NetSuite-ERP-Administrator, der für den Artikelstamm und die Erstellung von Benutzerberechtigungen zuständig war, und zwei Datenadministratoren, die die Richtigkeit und Vollständigkeit der Dateneingabe überprüften.

6. Bleib in Kontakt mit deinem Kunden

ERP-Projekte laufen auf natürliche Weise an und kommen dann wieder zur Ruhe. Wir bleiben in engem Kontakt mit den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, und können so die Reise gemeinsam fortsetzen.

Die meisten meiner Kundenbeziehungen sind mehrjährig und für uns beide mit vielen Veränderungen verbunden. Unternehmen können übernommen werden, eigene Akquisitionen durchführen oder bedeutende Veränderungen durchlaufen, während sie in neue Märkte hineinwachsen. Da wir eng mit ihnen verbunden waren und den Puls des Technologiemarktes kannten, waren wir in einer einzigartigen Position, sie zu beraten. Bleib also in Kontakt!

Meine lohnendsten Projekte sind oft die mit Kunden, die wir bereits erfolgreich durch eine aufregende Umsetzungsreise geführt haben und die jetzt bereit für den nächsten Schritt sind!

Über den Autor

Shelly Gore ist eine ausgewiesene Expertin für cloudbasierte ERP-Systeme. Sie hat komplexe Architekturen wie NetSuite Advanced Manufacturing, NetSuite OneWorld, Bedarfs- und Angebotsplanung, EDI, Standard-Varianz-Kostenrechnung, Qualität, Kapazitätsplanung, Endterminierung und WMS entworfen und implementiert. Shelly erstellt und implementiert gezielte Roadmapsdie auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sind und die besten Technologien und den ROI maximieren.

Ihr Ziel ist es, Klarheit, Einfachheit und Fokus in komplexe Prozesse zu bringen. Shelly ist auch in unserem Einflussreiche Frauen bei NetSuite'. Artikel.