Wie sollte dein ERP-Einführungsteam aussehen?

Es gibt viele Gründe, warum du eine ERP-Einführung in Betracht ziehst.

Vielleicht willst du deine Produktivität steigern, deine internen Abläufe rationalisieren oder die Erfahrungen deiner Kunden verbessern. Was auch immer dein Ziel ist, um sicherzustellen, dass das Projekt ein voller Erfolg wird, ist es wichtig, die richtige Software und das richtige ERP-Implementierungsteam zu wählen.

Untersuchungen haben ergeben, dass NetSuite das führende Unternehmen für cloudbasiertes ERP auf dem Markt ist. In unserem jüngsten Bericht68% der befragten Endnutzer entschieden sich für die NetSuite-Software aufgrund der benutzerfreundlichen Funktionen und der übersichtlichen Berichtsfunktionen, die ihnen helfen, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Unserem Bericht zufolge dauert die Implementierung einer NetSuite-Software im Durchschnitt zwischen 4 und 6 Monaten - fast ein Drittel der Zeit des Branchenstandards. Allerdings gaben die Teilnehmer an, dass es aufgrund schlechter Planung und unvorhergesehener Anpassungen zu Verzögerungen kommen kann. Damit dir das nicht passiert, ist es für dein Unternehmen wichtig, das richtige Team mit der Einrichtung und Durchführung deines Implementierungsprojekts zu beauftragen.

Lade unseren aktuellen Bericht herunter und erhalte weitere Einblicke in eine NetSuite ERP-Implementierung. 

Wen genau brauchst du also in deinem Dreamteam für die Umsetzung? Wir stellen dir die wichtigsten Akteure vor: 

Das ultimative NetSuite-Implementierungsteam

Der Executive Sponsor

Dies ist jemand, der ein hohes Maß an Verantwortung übernimmt - in der Regel ein leitendes Mitglied des Unternehmens, das sich für ein neues ERP-System einsetzt. Sie führen das Implementierungsteam von Anfang an und stehen während des gesamten Projekts mit den wichtigsten Interessengruppen in Kontakt.

Die Richtung, in die die Umsetzung geht, hängt letztlich vom Projektverantwortlichen ab, auch wenn er nicht direkt an der eigentlichen Umsetzung beteiligt ist. Du brauchst einen ruhigen Denker, denn man wird sich auf ihn verlassen, wenn es darum geht, unvorhergesehene Probleme zu lösen, die auftreten. Im Idealfall wird diese Position von deinem CIO, CTO oder CDO eingenommen. Wenn dein Unternehmen jedoch keine vollständige C-Suite hat, solltest du sicherstellen, dass dein CEO oder CFO während des gesamten Projekts anwesend ist.

Vermeide einen Kommunikationsausfall während deines ERP-Projekts.

Der Projektleiter

Der Projektmanager sollte ein technisches Verständnis deiner Geschäftsprozesse haben und ist für die Organisation des Implementierungsprozesses verantwortlich - er sorgt dafür, dass der Zeit- und Kostenrahmen eingehalten wird. Er arbeitet mit dem Projektverantwortlichen zusammen, um sicherzustellen, dass die Entwicklung des ERP-Systems den Zielen des Unternehmens entspricht.

Sie stimmen sich mit dem internen Umsetzungsteam ab und aktualisieren den Plan bei Bedarf. Weitere Aufgaben können sein:

• Ansprechpartner für die Lösung von Problemen der Beschäftigten sein
• Berichterstattung über den Projektfortschritt
• Das Projektteam leiten und motivieren
• Zeitpläne verwalten
• Verwaltung des Budgets und des Zeitplans für das Projekt

Dein Projektmanager wird den Projektinhaber bei Problemen unterstützen, du brauchst also einen Problemlöser.

Der Superstar unter den Endverbrauchern

Die Super-Endnutzer können als die vielseitigsten Spieler in dieser Mannschaft bezeichnet werden und sind wohl die wichtigsten Teammitglieder für den langfristigen Erfolg deiner Lösung. In unserem jüngsten Bericht haben wir erfahren, dass 52% der Endnutzer an einer NetSuite ERP-Implementierung beteiligt waren.

Die Endbenutzer sind ein Team von internen Mitarbeitern, die die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens vertreten. Sie setzen sich für die Nutzung des ERP-Systems im gesamten Unternehmen ein und helfen dabei, die Benutzerakzeptanz nach der Einführung zu fördern.

Während des gesamten Projekts werden deine Endbenutzer/innen einen offenen Dialog zwischen dem Projektmanagementteam und dem Rest des Unternehmens führen. Bei der Auswahl deines Teams von Super-Endnutzern solltest du nach jemandem mit großen Kommunikationsfähigkeiten suchen. Sie sollten in der Lage sein, alle nicht-technischen Fragen, Wünsche oder Bedenken der Beschäftigten anzusprechen und sie korrekt an den Projektmanager weiterzuleiten.

Die Endnutzer/innen müssen sich voll und ganz für das Projekt engagieren, technisch versiert sein und starke Führungsqualitäten aufweisen.

Erfahre, wie du den Erfolg eines NetSuite-Produkts messen kannst.

Die Mitglieder des Funktionsteams

Das Funktionsteam besteht aus technischen Experten aus den Finanz-, Produktions- und IT-Abteilungen deines Unternehmens und ist dafür verantwortlich, die komplexeren Aspekte der Software den nicht-technischen Endbenutzern zu vermitteln.

Der Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams ist eine großartige Gelegenheit für die verschiedenen Abteilungen, ihr Fachwissen zusammenzubringen, um das ERP-System für das Unternehmen zu stärken.

Zu den weiteren Aufgaben gehören:

• als Mentor für andere in ihrem Funktionsbereich fungieren
• Mit den Nutzern zusammenarbeiten, um Prozesse zu entwickeln, die der neuen Softwareanwendung gerecht werden
• Beitrag zur Statusberichterstattung
• Hilfe beim Entwerfen und Konfigurieren der Softwareparameter für jedes Modul
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessverbesserung innerhalb der neuen ERP-Lösung

In manchen Fällen werden funktionale Teammitglieder als Subject Matter Experts (SMEs) bezeichnet.

Der Berichtschreiber

Dein Berichtschreiber ist ein wertvolles Gut, das benötigt wird, um bestehende Berichte zu ändern. Die meisten Unternehmen ziehen es vor, jemanden intern auszubilden, aber es ist auch möglich, die Rolle eines Spezialisten auszulagern.

Zu den wichtigsten Aufgaben eines/einer Report Writers/in gehören:

• Analyse der Wirksamkeit bestehender Berichtsverfahren und -systeme
• Entwicklung von Strategien zur Prozessverbesserung
• Erstellung und Pflege aller Berichtsprozesse
• Die Umsetzungsmethodik des Unternehmens verstehen und sie bei allen Aufträgen anwenden können
• Erledige alle vom Projektmanager zugewiesenen Arbeiten innerhalb der vorgegebenen Zeit

Wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, das die Lösung implementiert, wird diese Aufgabe gelegentlich an den Superuser übertragen.

Der Implementierungspartner

Die Wahl deines Umsetzungspartners ist keine Entscheidung, die man leichtfertig treffen sollte. Ein guter Partner weiß, wie man das Projekt am besten angeht und bietet dir einen realistischen Zeitplan an. Das ist nicht immer möglich, wenn du das Projekt intern durchführst, da deine Mitarbeiter/innen wahrscheinlich nicht so viel Erfahrung in diesem Prozess haben.

Die wichtigste Überlegung, so Jonathan Stuart vom Oracle Gold Partner ClaremontDie wichtigste Voraussetzung ist, dass du dir darüber im Klaren bist, was dein Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen will.

Du wirst feststellen, dass deine Partner dich schon in der Anfangsphase des Projekts über alle Hindernisse und versteckten Kosten informieren, um sicherzustellen, dass während der Umsetzung keine Probleme auftreten.

Ein Team und ein Plan sind entscheidend für jede ERP-Einführung. "Vertraue darauf, was sie empfehlen", sagt Stuart. "Viele Projekte wurden verspätet geliefert, weil die Kunden versucht haben, das ERP-System innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens oder mit mehr Funktionen als vom Implementierungspartner empfohlen einzuführen."

Es wird oft gesagt, dass du dir bei der Auswahl deines Partners genauso viel Zeit nehmen solltest wie bei der Auswahl deines Verkäufers. Wenn du deine Optionen auswählst, solltest du dich auf fünf Punkte konzentrieren:

• Ihr bewährtes Fachwissen
• Ihre neugierige Natur
• Ihr Plan für das Projekt
• Wie reaktionsschnell sie sind
• Wie transparent sie sind

Jeremie Pettigrew, Senior Consultant bei Big Bang ERP, sagt:

In unserem jüngsten Bericht gaben 76% der teilnehmenden Partner an, dass ihre NetSuite-Arbeitslast im letzten Jahr gestiegen ist - und weitere 79% der Befragten erwarten, dass sie in den nächsten 12 Monaten steigen wird.

Wenn du mehr über das Outsourcing deiner NetSuite-Implementierung erfahren möchtest, lade unseren unabhängigen Marktbericht über die NetSuite-Branche herunter.

Solltest du deine NetSuite-Implementierung auslagern?

Natürlich hast du auch die Möglichkeit, dein Implementierungsprojekt auszulagern. Es ist kein Geheimnis, dass die Implementierung einer neuen ERP-Lösung viel Geschick, Teamwork und Engagement erfordert, und oft können Unternehmen das nicht alles selbst machen.

Um sicherzugehen, dass du die richtigen Aufgaben auslagerst, lohnt es sich, eine Lückenanalyse der für eine erfolgreiche Umsetzung benötigten Fähigkeiten durchzuführen und sie mit den internen Fähigkeiten zu vergleichen, die dein Unternehmen derzeit besitzt. Die Positionen, bei denen die größten Lücken zu bestehen scheinen, solltest du auslagern an ERP-Berater.

Es gibt noch viele andere Gründe, warum du die Auslagerung deines Projekts in Erwägung ziehen solltest, zum Beispiel:

• Umsetzer haben eine systematische Art und Weise, die Systeme zu installieren, und ihr Wissen wurde über viele Installationen aufgebaut
• Es ermöglicht deinem internen Team, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, indem es seine Arbeitsbelastung bei der Umsetzung reduziert
• Für größere Unternehmen sind umfangreichere ERP-Pakete erforderlich, was bedeutet, dass mehr Mitarbeiter für das Projekt benötigt werden.

Indem du deine eigenen Mitarbeiter entlastest, kannst du durch Outsourcing Zeit und Geld sparen und gleichzeitig effizienter sein, da die Anbieter ihre Cloud-Dienste bei Bedarf aktualisieren.