9 pasos para el éxito de la implantación de NetSuite

Nos hemos asociado con el proveedor de soluciones NetSuite Trayectoria Incpara trabajar en una serie de artículos basados en la vida de un administrador de NetSuite. Echa un vistazo a su artículo: 8 aplicaciones NetSuite imprescindibles para un equipo más feliz 

 Serie Administrador NetSuite 

1. Funciones y responsabilidades de un administrador de NetSuite 
2. Herramientas NetSuite - la plataforma SuiteCloud 
3. NetSuite OneWorld - Guía del administrador
4. Volver a formarse como administrador de NetSuite: 4 cosas que debes saber 
5. 6 secretos para ascender en NetSuite 
6. Sistema de gestión de pedidos 

Garantizar que tu implantación de NetSuite sea un éxito rotundo

Ya estés ayudando a migrar a un cliente a la nube, implantando un nuevo sistema ERP o cambiándolo a una nueva plataforma CRM, dirigir un proyecto de implantación puede ser un quebradero de cabeza.

Implantar un nuevo software puede ser un trabajo muy complicado; un trabajo que requiere que tú y un sólido equipo de profesionales de NetSuite para guiar a tus clientes y a sus empleados a lo largo del viaje.

A menudo, los clientes menos expertos en tecnología suponen que instalar un nuevo software es tan fácil como pulsar un botón. Tu cliente no siempre anticipará las incontables horas de planificación del proyecto, pruebas unitarias y sesiones de trabajo de personalización que conlleva la implantación, por no mencionar la formación posterior necesaria para que todos sus usuarios se pongan al día.

Para garantizar que tu próxima implantación de NetSuite sea un éxito rotundo, hemos reunido algunos consejos y trucos sobre cómo ayudar a tu cliente y a su equipo durante cada fase del proyecto.

Vamos a sumergirnos por el principio, ¿vale? O si lo prefieres, salta a la fase en la que necesites ayuda.

• Planificación del proyecto de implantación de NetSuite
• Conseguir la participación
• Comprender los datos
• Ejecución del proyecto
• Sesiones de trabajo de personalización de NetSuite
• Pruebas unitarias de NetSuite
• Formación de usuarios finales
• Poner en marcha el proyecto de implantación de NetSuite
• Apoyo posterior al lanzamiento

Primer paso: Planificar tu proyecto de implantación de NetSuite

Cualquier implantación de NetSuite que tenga éxito empezará siempre con un plan bien elaborado. El primer paso de la fase de planificación es organizar una sesión de descubrimiento y análisis con el cliente. Este es un momento crucial para que te familiarices con el modelo de negocio del cliente, identifiques el proceso actual y reconozcas las áreas en las que puedes utilizar NetSuite para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos; esto suele hacerse creando un Documento de Requisitos de Negocio (BRD).

Segundo paso: Conseguir la aceptación

Para garantizar que la empresa está de acuerdo con el nuevo cambio de software, tendrás que asegurarte de que todos los miembros del equipo interno comprenden claramente el proyecto que estás planeando para la empresa. El mejor lugar para empezar es con los líderes de la empresa.

Los miembros de la C-Suite tendrán la última palabra sobre cualquier inversión importante en la empresa, especialmente tu Director Financiero. Si no incluyes a los miembros de la C-Suite durante las primeras fases del proyecto NetSuite, lo más probable es que se produzca una ruptura de la comunicación, lo que provocará retrasos importantes y un aumento del coste del proyecto.

Paso 3: Comprender los datos

Una vez que tengas claro el BRD, el siguiente paso es conocer los datos de la empresa. Asigna a miembros del equipo interno la tarea de informar sobre el estado actual de los datos del cliente; si los resultados muestran que los datos están descuidados, con múltiples formatos desordenados e información que falta, entonces prioriza tu tiempo para asegurarte de que se limpian para la migración.

Es vital para el éxito del proyecto limitar los errores que puedan producirse antes de que comience la migración de datos.

Un último consejo: anima a tu cliente a que intente completar esta tarea antes de que llegues, ya que cualquier retrasos durante la migración de datos sólo se comerá su presupuesto.

Paso 4: Ejecutar la fase de configuración y despliegue

Una vez que los datos de tu cliente estén limpios y hayas completado un BRD bien planificado, estarás listo para empezar a ejecutar el software en la fase de configuración e implantación del proyecto.

La fase de configuración y despliegue es la parte más intrincada del proyecto. Tienes que comunicar al cliente que esta fase del proyecto puede alterar el entorno de la oficina y asegurarte de que no subestima el tiempo que llevará completarla.

Durante la fase de análisis del proyecto, deberías haber planificado un metodología de aplicación concisacon objetivos cronológicos y un itinerario detallado para su configuración. Asegúrate de utilizar este itinerario cada vez que hables con tu cliente, y hazle saber exactamente lo que está ocurriendo en todo momento.

Si se produce un retraso, registra el problema y comunícalo al cliente para evitar un rebote de problemas más adelante.

Paso 5: Sesiones de trabajo de personalización de NetSuite

Una vez terminada la fase de configuración, llega la parte divertida: personalizar el panel de control. Durante la fase de descubrimiento del proyecto, deberías haber averiguado qué tipo de personalización le gustaría a tu cliente para su negocio: SuiteScripting o SuiteFlow.

Entender qué tipo de personalización desea el cliente desde el principio determinará el resto del proyecto y con quién trabajarás probablemente.

Por ejemplo, si tu cliente se decide por SuiteScripting, tendrás que colaborar mucho con el desarrollador de NetSuite para garantizar que el panel de control esté hecho a medida del cliente y proporcione un proceso automatizado sin fisuras para su empresa. O puede que tu cliente prefiera integrar una interfaz SuiteFlow de arrastrar y soltar, para que su personal no técnico pueda configurar sus propios flujos de trabajo. Si éste es el caso, sabrás que vas a dedicar más tiempo a diseñar el panel de control con tu cliente y su equipo.

Independientemente de la opción de personalización que elija tu cliente, recomendamos encarecidamente organizar varias sesiones de trabajo de personalización con el cliente y su equipo para asegurarse de que el cuadro de mandos incluye todo lo que han solicitado antes de que los desarrolladores comiencen las pruebas unitarias.

Paso 6: Intermediación en las pruebas unitarias de NetSuite

Esta es la fase del proyecto en la que los desarrolladores estarán en el asiento del conductor; sin embargo, esto no significa que, como Administrador de NetSuite del proyecto, pases a un segundo plano. A lo largo del proyecto, deberás intermediar en todo el proceso para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Durante esta fase del proyecto, debes mantener una estrecha relación con el desarrollador, para comprobar que se cumplen los requisitos del cliente. Si quieres que esta fase de la implantación tenga éxito, te recomendamos que te pongas al nivel de los desarrolladores, aprendiendo la importancia del dev-testing y comprendiendo el método de los desarrolladores con los que trabajas.

Si sientas un precedente de comunicación abierta entre los desarrolladores y los demás miembros del equipo, verás que es más probable que el grupo produzca, pruebe y publique un producto final excelente. 

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Séptimo paso: Invertir en formación sobre NetSuite para usuarios finales

Como profesional de NetSuite, comprenderás que la formación de un equipo interno no puede hacerse en una única sesión de formación al final de un proyecto. Para garantizar que esto no ocurra, sugerimos informar al cliente durante las primeras fases del proyecto de que la formación debe ser un proceso continuo, incluso mucho después de haber desplegado el nuevo software.

Puede que al principio se muestren escépticos, ya que esto les costará más dinero a largo plazo. Sin embargo, subraya a tu cliente que invertir en un nuevo sistema SaaS que el personal podría sentirse demasiado intimidado para utilizar será un importante despilfarro de dinero, a diferencia de invertir en futuras sesiones de formación que pueden mejorar el conjunto de habilidades de todo su equipo.

Demuestra el beneficio de invertir en formación continua y los recursos a medida que se pueden proporcionar a los empleados del cliente, ya sea por ti mismo, por el Departamento de Formación Profesional de NetSuite o por otra empresa asociada a NetSuite.

Paso 8: Poner en marcha el proyecto de implantación de NetSuite

Ha llegado el día: tú y el equipo estáis listos para poner en marcha el nuevo sistema del cliente. Pero antes de sacar el champán, recuerda que no todo ese día se desarrollará según el plan original; por mucho que planifiques, las cosas saldrán mal.

Tal vez no puedas prever todos los contratiempos de la puesta en marcha, pero puedes prepararte con una lista de los problemas que probablemente surjan a lo largo del día.

Hemos elaborado una pequeña lista de control para ti:

• Revisa el plan original del proyecto BRD para asegurarte de que se han incluido todos los requisitos
• Realiza una prueba de lanzamiento simulada para que tu cliente detecte cualquier problema final
• Garantizar que la dirección de la empresa esté satisfecha con el producto final
• Asegúrate de que toda la empresa ha sido informada de la fecha de entrada en funcionamiento
• Asegúrate de que tu cliente está preparado para medir el seguimiento de la adopción del usuario con los KPI correctos
• Dile al cliente que cree un servicio de ayuda interno para que los usuarios puedan ponerse en contacto rápidamente con el equipo de administración interna
• Asegúrate de registrar las sugerencias, revisiones y mejoras para futuras fases de implantación del sistema

Paso 9: Apoyo posterior al lanzamiento

Una vez que el sistema de tu cliente esté operativo, es fundamental que sigas colaborando activamente con él, al menos durante los primeros meses. Es un buen momento para asegurarte de que se cumplen los KPI, de que los informes configurados durante la implantación funcionan correctamente y de que trabajas en colaboración con los jefes de equipo de la empresa para garantizar que los datos se utilizan para impulsar las decisiones empresariales y la gestión de los cambios críticos.

Para apoyar con éxito al equipo de tu cliente tras la puesta en marcha del sistema, te recomendamos que pongas en marcha una estrategia de apoyo que comunique qué hacer en caso de que el grupo encuentre algún obstáculo. Si lo combinas con una serie de sesiones de formación tras la puesta en marcha, seguro que habrás completado con éxito la implantación de NetSuite, habrás satisfecho a tu cliente y habrás abierto la puerta a más trabajo en el futuro.