9 Schritte für eine erfolgreiche NetSuite-Implementierung

Wir haben uns mit dem NetSuite Solution Provider zusammengetan Trajectory Inc.um an einer Artikelserie über das Leben eines NetSuite-Admins zu arbeiten. Schau dir ihren Artikel an: 8 unverzichtbare NetSuite-Apps für ein glücklicheres Team 

 NetSuite Administrator Serie 

1. Die Rollen und Verantwortlichkeiten eines NetSuite Administrators 
2. NetSuite Tools - die SuiteCloud-Plattform 
3. NetSuite OneWorld - ein Leitfaden für Administratoren
4. Umschulung zum NetSuite Admin: 4 Dinge, die du wissen musst 
5. 6 Geheimnisse, um die NetSuite-Karriereleiter zu erklimmen 
6. Quote to Cash | Auftragsmanagement-System 

Sicherstellen, dass deine NetSuite-Implementierung ein voller Erfolg wird

Egal, ob du einem Kunden bei der Migration in die Cloud hilfst, ein neues ERP-System einführst oder auf eine neue CRM-Plattform umsteigst, ein Implementierungsprojekt kann ganz schön anstrengend sein.

Die Implementierung einer neuen Software kann eine sehr komplizierte Aufgabe sein; eine, die dich und ein starkes NetSuite Team von Fachleuten um deine Kunden und ihre Mitarbeiter auf diesem Weg zu begleiten.

Weniger technikaffine Kunden gehen oft davon aus, dass die Installation einer neuen Software so einfach ist wie ein Klick auf eine Schaltfläche. Dein Kunde rechnet nicht immer mit den unzähligen Stunden an Projektplanung, Unit-Tests und Anpassungsarbeiten, die mit der Implementierung verbunden sind, ganz zu schweigen von den Schulungen, die nach der Inbetriebnahme erforderlich sind, um alle Benutzer/innen auf den neuesten Stand zu bringen.

Damit deine nächste NetSuite-Implementierung ein voller Erfolg wird, haben wir einige Tipps und Tricks zusammengestellt, wie du deinem Kunden und seinem Team in jeder Phase des Projekts helfen kannst.

Lass uns am Anfang eintauchen, ja? Wenn du möchtest, kannst du auch gleich zu der Stufe springen, bei der du Hilfe brauchst.

• Planung des NetSuite-Implementierungsprojekts
• Zustimmung erhalten
• Die Daten verstehen
• Projektdurchführung
• NetSuite Anpassungssitzungen
• NetSuite Einheitstests
• Endbenutzerschulung
• Mit NetSuite-Implementierungsprojekt in den Echtbetrieb gehen
• Unterstützung nach dem Go-Live

Schritt eins: Planung deines NetSuite-Implementierungsprojekts

Eine erfolgreiche NetSuite-Implementierung beginnt immer mit einem gut durchdachten Plan. Der erste Schritt der Planungsphase besteht darin, eine Erkundungs- und Analysesitzung mit dem Kunden zu vereinbaren. Dies ist ein wichtiger Zeitpunkt, um dich mit dem Geschäftsmodell des Kunden vertraut zu machen, die aktuellen Prozesse zu identifizieren und die Bereiche zu erkennen, in denen du NetSuite einsetzen kannst, um das Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen - dies geschieht in der Regel durch die Erstellung eines Business Requirement Document (BRD).

Schritt zwei: Akzeptanz gewinnen

Um sicherzustellen, dass das Unternehmen mit der neuen Software einverstanden ist, musst du dafür sorgen, dass jeder im internen Team ein klares Verständnis von dem Projekt hat, das du für das Unternehmen planst. Der beste Ort, um damit zu beginnen, ist die Unternehmensleitung.

Die Mitglieder der C-Suite haben das letzte Wort bei jeder größeren Investition im Unternehmen - vor allem dein Finanzvorstand. Wenn du die Mitglieder der C-Suite in den frühen Phasen des NetSuite-Projekts nicht mit einbeziehst, besteht die Gefahr, dass die Kommunikation zusammenbricht, was zu erheblichen Verzögerungen und höheren Kosten für das Projekt führt.

Schritt drei: Die Daten verstehen

Sobald du deinen BRD festgelegt hast, ist dein nächster Schritt, die Daten des Unternehmens zu verstehen. Beauftrage interne Teammitglieder damit, über den aktuellen Stand der Kundendaten zu berichten. Wenn die Ergebnisse zeigen, dass die Daten schlampig sind, mit mehreren ungeordneten Formaten und fehlenden Informationen, dann solltest du dir vorrangig Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass die Daten für die Migration bereinigt werden.

Für den Erfolg des Projekts ist es entscheidend, dass vor Beginn der Datenmigration keine Fehler auftreten können.

Ein letzter Tipp: Ermutige deinen Kunden, diese Aufgabe zu erledigen, bevor du kommst, denn jede Verzögerungen bei der Datenmigration wird nur ihr Budget auffressen.

Schritt vier: Ausführen der Konfigurations- und Bereitstellungsphase

Sobald die Daten deines Kunden bereinigt sind und du einen gut geplanten BRD erstellt hast, kannst du mit der Ausführung der Software in der Konfigurations- und Bereitstellungsphase des Projekts beginnen.

Die Konfigurations- und Einrichtungsphase ist der komplizierteste Teil des Projekts. Du musst dem Kunden mitteilen, dass diese Phase des Projekts die Umgebung im Büro verändern kann, und sicherstellen, dass er die Zeit, die er für diese Phase benötigt, nicht unterschätzt.

Während der Analysephase des Projekts solltest du eine Prägnante Umsetzungsmethodikmit Zeitzielen und einer detaillierten Reiseroute für die Konfiguration. Verwende diesen Plan jedes Mal, wenn du mit deinem Kunden sprichst, und lass ihn jederzeit genau wissen, was vor sich geht.

Wenn es zu einer Verzögerung kommt, halte das Problem fest und kommuniziere es mit dem Kunden, um ein Abprallen von Problemen in der Folge zu verhindern.

Schritt fünf: NetSuite Anpassungssitzungen

Jetzt, wo die Konfiguration abgeschlossen ist, wird es Zeit für den spaßigen Teil: die Anpassung des Dashboards. In der Findungsphase des Projekts solltest du erfahren haben, welche Art der Anpassung dein Kunde für sein Unternehmen wünscht: SuiteScripting oder SuiteFlow.

Wenn du von Anfang an weißt, welche Art von Anpassung der Kunde wünscht, bestimmt das den Rest des Projekts und mit wem du höchstwahrscheinlich zusammenarbeiten wirst.

Wenn sich dein Kunde zum Beispiel für SuiteScripting entscheidet, wirst du viel mit dem NetSuite-Entwickler zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Dashboard für den Kunden maßgeschneidert ist und einen nahtlosen automatisierten Prozess für sein Unternehmen bietet. Oder dein Kunde zieht es vor, eine Drag-and-Drop-SuiteFlow-Oberfläche zu integrieren, damit seine technisch nicht versierten Mitarbeiter ihre eigenen Workflows einrichten können. Wenn das der Fall ist, weißt du, dass du mehr Zeit damit verbringen wirst, das Dashboard gemeinsam mit deinem Kunden und seinem Team zu gestalten.

Unabhängig davon, für welche Anpassungsoption sich dein Kunde entscheidet, empfehlen wir dringend, mehrere Anpassungssitzungen mit dem Kunden und seinem Team zu vereinbaren, um sicherzustellen, dass das Dashboard alles enthält, was der Kunde wünscht, bevor die Entwickler mit dem Unit-Test beginnen.

Schritt sechs: Vermittlung der NetSuite Unit Tests

Dies ist die Phase des Projekts, in der die Entwickler das Steuer übernehmen. Das bedeutet jedoch nicht, dass du dich als NetSuite-Administrator des Projekts zurücknehmen musst. Während des gesamten Projekts solltest du als Vermittler fungieren, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.

In dieser Phase des Projekts solltest du eine enge Beziehung zu den Entwicklern pflegen, um zu überprüfen, ob die Anforderungen des Kunden erfüllt werden. Wenn du willst, dass diese Phase der Umsetzung erfolgreich ist, empfehlen wir dir, dich auf die Ebene der Entwickler zu begeben, indem du die Bedeutung von Dev-Tests lernst und die Methoden der Entwickler, mit denen du zusammenarbeitest, verstehst.

Wenn du einen Präzedenzfall für eine offene Kommunikation zwischen den Entwicklern und den anderen Teammitgliedern schaffst, wirst du feststellen, dass die Gruppe eher in der Lage ist, ein hervorragendes Endprodukt herzustellen, zu testen und zu veröffentlichen. 

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Schritt Sieben: Investition in NetSuite-Schulungen für Endbenutzer

Als NetSuite-Experte wirst du wissen, dass die Schulung eines internen Teams nicht in einer einzigen Schulungssitzung am Ende eines Projekts abgeschlossen werden kann. Damit das nicht passiert, empfehlen wir, den Kunden schon in der Anfangsphase des Projekts darüber zu informieren, dass die Schulung ein fortlaufender Prozess sein sollte, auch lange nachdem du die neue Software eingeführt hast.

Vielleicht sind sie zunächst skeptisch, weil sie das später mehr Geld kosten wird. Weisen Sie Ihren Kunden jedoch darauf hin, dass die Investition in ein neues SaaS-System, vor dem seine Mitarbeiter/innen vielleicht noch zu sehr zurückschrecken, eine erhebliche Geldverschwendung ist, im Gegensatz zu einer Investition in zukünftige Schulungen, die die Fähigkeiten des gesamten Teams verbessern können.

Zeigen Sie die Vorteile einer Investition in laufende Schulungen und die maßgeschneiderten Ressourcen, die für die Mitarbeiter des Kunden bereitgestellt werden können, entweder von Ihnen selbst, der NetSuite Professional Training Abteilung oder einem anderen NetSuite Partnerunternehmen.

Schritt acht: Mit dem NetSuite-Implementierungsprojekt in den Echtbetrieb gehen

Der Tag ist gekommen - du und dein Team sind bereit, das neue System des Kunden einzuführen. Aber bevor du den Champagner rausholst, denk daran, dass an diesem Tag nicht alles nach dem ursprünglichen Plan ablaufen wird; egal wie viel du planst, es wird etwas schiefgehen.

Du kannst vielleicht nicht jeden Schluckauf vorhersehen, aber du kannst dich mit einer Checkliste auf die Probleme vorbereiten, die im Laufe des Tages wahrscheinlich auftreten werden.

Wir haben eine kleine Checkliste für dich zusammengestellt:

• Überprüfe den ursprünglichen BRD-Projektplan, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt wurden.
• Führe einen Probelauf für deinen Kunden durch, um letzte Probleme zu erkennen
• Sicherstellen, dass die Führungsebene des Unternehmens mit dem Endprodukt zufrieden ist
• Stelle sicher, dass das gesamte Unternehmen über den Starttermin informiert ist.
• Stelle sicher, dass dein Kunde darauf vorbereitet ist, die Nutzerakzeptanz mit den richtigen KPIs zu messen
• Sage dem Kunden, er solle einen internen Helpdesk einrichten, damit die Nutzer schnell mit dem internen Verwaltungsteam Kontakt aufnehmen können
• Vergewissere dich, dass du Vorschläge, Überprüfungen und Verbesserungen für zukünftige Phasen der Systemimplementierung protokollierst.

Schritt neun: Unterstützung nach dem Go-Live

Sobald das System deines Kunden in Betrieb ist, ist es wichtig, dass du zumindest in den ersten Monaten aktiv mit dem Kunden zusammenarbeitest. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass die KPIs erfüllt werden, die Berichte, die während der Implementierung konfiguriert wurden, richtig funktionieren und dass du mit den Teamleitern des Unternehmens zusammenarbeitest, um zu gewährleisten, dass die Daten als Grundlage für Geschäftsentscheidungen und für das Management wichtiger Veränderungen genutzt werden.

Um das Team deines Kunden nach der Inbetriebnahme erfolgreich zu unterstützen, empfehlen wir, eine Support-Strategie zu implementieren, die vermittelt, was im Falle von Hürden zu tun ist, auf die die Gruppe stoßen könnte. Wenn du das mit einer Reihe von Schulungen nach dem Go-Live kombinierst, kannst du sicher sein, dass du eine NetSuite-Implementierung erfolgreich abgeschlossen hast, deinen Kunden zufriedenstellst und ihm möglicherweise die Tür für weitere Aufträge in der Zukunft öffnest.