Así que has decidido que tu tiempo con Salesforce ha llegado a su fin y es hora de migrar de Salesforce a NetSuite.
Tal vez hayas leído nuestro NetSuite vs Salesforce pieza de comparación y pensaste que tu empresa sería más adecuada para utilizar las herramientas que ofrece NetSuite.
Migrar a un nuevo sistema es una decisión compleja. Si te equivocas, puede costarte tiempo y dinero. Puede resultar difícil cuando se introducen nuevos procesos en cualquier empresa, pero no tiene por qué serlo.
Con 72% de profesionales de NetSuite afirmando que su carga de trabajo ha aumentado en el último año, está claro que la cantidad de empresas que se pasan a este software va en aumento. De hecho, nuestra última encuesta reveló que Salesforce era el principal software CRM utilizado antes de adoptar NetSuite.
Deja que te expliquemos algunos de los errores clave que debes evitar al migrar a NetSuite.
No preparar a tu personal
Puede parecer una obviedad, pero no preparar a tu personal para cualquier cambio inminente puede provocar el caos. Al fin y al cabo, estas personas son la columna vertebral de tu empresa.
Tanto si realizas los cambios in situ como si recurres a un proveedor reconocido, es esencial que mantengas a tu personal informado en todo momento. Así te asegurarás de que comprenden el proceso y las repercusiones en sus funciones durante y después de la migración.
¿Cómo evito un fallo de comunicación durante el proyecto?
Si estás migrando tus datos con un equipo interno, es aún más importante que el personal sea consciente de lo que está pasando. Para reunir un equipo de migración con éxito, necesitarás:
- Crea una lista de todas las personas que utilizan los datos que se van a migrar.
- Saber cómo se utilizan los datos.
- Enumera los informes relevantes que deben tener las personas.
- Identifica el papel de cada persona en la migración e implantación de NetSuite, ya sea en un puesto de asesor o técnico.
- Identifica los requisitos técnicos específicos y la cantidad de tiempo que cada departamento debe dedicar a la migración.
- Elabora una lista de los recursos externos que serán necesarios, como contables y empleados de introducción de datos.
- Comunícate con tu socio de implantación de NetSuite, si utilizas uno.
Aron Hoekstra, de expertos en integración y migración Estrella de marETL afirma que para muchos miembros de tu equipo es probable que sea la primera vez que realizan una migración de Salesforce a NetSuite y, en algunos casos, puede que sea la primera de cualquier tipo. Por ello, cree que trabajar con un socio especializado puede ayudar enormemente y hacer que los errores sean menos probables.
Afirma que siempre surgen las mismas preguntas, entre ellas:
- ¿Vas a migrar archivos adjuntos? Si es así, ¿cuánto costará ese almacenamiento y merece la pena?
- ¿Cómo te aseguras de que cosas como las oportunidades mantienen las relaciones correctas con los contactos?
- ¿Cómo se mantendrá la propiedad de la cuenta?
- ¿Cómo gestionas cosas como las notas que pertenecían a usuarios que ya no están en tu empresa?
"Aliarte con un equipo profesional que entienda por qué la gente utiliza CRM y que conozca bien tanto Salesforce como NetSuite te ahorrará mucho tiempo, dinero y disgustos".
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No planificar correctamente
No puedes lanzarte de cabeza. Una vez que hayas preparado a tu personal, y elegido a un socio adecuado si es necesario, debes seguir planificando. En primer lugar, es fundamental que crees un plan del proyecto. Con tu equipo reunido, ahora debes trazar los elementos principales de la migración.
Todos los miembros del equipo deben saber lo que se espera de ellos. También debes detallar todos los sistemas que se van a migrar, todas las fuentes de los datos que se van a migrar, qué personalizaciones son necesarias y cuándo comunicarás cada paso.
El plan del proyecto debe contener algo que a mucha gente le cuesta fijar: la fecha objetivo de entrada en funcionamiento. No debe ser demasiado ambiciosa, ya que fijarse demasiado puede hacer que los compañeros se desinflen si no pueden cumplir unos plazos concretos.
Una vez configurado esto, te equivocarías si pensaras que ya está todo atado. A continuación, debes crear un plan de migración. Esto es importante para que puedas detallar las funciones y responsabilidades de todos los implicados, tanto internos como externos.
La tecnología de migración de datos ha avanzado enormemente a lo largo de los años, pero la mayoría de las migraciones utilizan importaciones CSV al viejo estilo. Hoekstra, de StarfishETL, afirma que ya no hay razón para trasladar los datos de esta forma, pero insiste en que debes darte tiempo suficiente para planificar y ejecutar la migración: de dos a tres meses como mínimo si piensas hacerlo tú mismo.
Aprende a migrar tus datos con facilidad
"No esperes a que tu instancia de Salesforce caduque a final de mes, o te enfrentarás a una horrible elección: una migración incompleta o enormes tasas de renovación", afirma.
Con una planificación adecuada y un equipo bien organizado que se comunique eficazmente, tu migración a NetSuite será un éxito. No seas una de las empresas que no lo reconocen.
Integración de Salesforce en NetSuite: utiliza las herramientas adecuadas
Ni siquiera tiene que ser una migración completa. Para muchas empresas, integrar Salesforce y NetSuite tiene mucho sentido. Al fin y al cabo, son dos de las principales fuerzas del mundo CRM y ERP.
Sería un error pensar que sólo porque hayas implantado ambas soluciones, el negocio funcionará sin problemas. Si quieres que tu negocio tenga éxito, debes hacer funcionar el par a la perfección.
Hoekstra añadió que los dos sistemas se alinean bien y, con tiempo suficiente para la planificación, la elección de la herramienta adecuada y los miembros correctos del personal de tu equipo, la migración de Salesforce a NetSuite puede ser una tarea muy fácil.
Sin embargo, cree que debes encontrar una herramienta que te ayude a conservar más datos: "Cuando la mayoría de los clientes intentan realizar la migración utilizando recursos internos, descubren que la inversión necesaria para obtener los datos que desean es demasiado elevada", afirma. "Encontrar un proveedor de migración especializado en trasladar datos CRM es clave para conservar los datos que necesitas a un precio que cumpla tus expectativas. Conocen los datos CRM y saben por qué los necesitas".
Utilizar NetSuite Financials también puede ayudarte a integrarte con Salesforce. Proporciona a tu organización un proceso "lead-to-cash" que mejora tu flujo de caja y elimina la necesidad de introducir pedidos manualmente.
SuiteCloud Connect de NetSuite, que puede integrarse con Salesforce para crear presupuestos o pedidos de venta en tiempo real.
Las ventajas son evidentes al utilizar la solución, y sería un error no considerar la herramienta. Las razones incluyen:
- Integración rápida y sencilla entre la solución financiera y ERP en la nube número uno con Salesforce CRM.
- Elimina la necesidad de introducción manual, erradicando así errores innecesarios del proceso de introducción.
- Se agilizan los procesos de venta.
- El servicio al cliente mejoró gracias a que los equipos de ventas disponían de visibilidad en tiempo real de los pedidos.
Después de planificar una migración con éxito, y conseguir que los datos estén donde tienen que estar, todo se reducirá a la información que cada empresa necesita para seguir creciendo. Combinar ambas herramientas puede ser beneficioso, según Rajeev Gupta, fundador y director general de DBSync: "Al integrar NetSuite con Salesforce, no hay lugar para el error, el trabajo manual puntual y la doble introducción de datos".
Gupta también afirma que ambas plataformas, al tiempo que erradican los errores, también pueden "unir datos fragmentados y automatizar el proceso empresarial, lo que se traduce en un flujo de información racionalizado".
Conclusión
Migrar de Salesforce a NetSuite puede ser una tarea sencilla siempre que estés bien preparado. Sin preparación, puede ser desastroso. Para asegurarte de que tu migración sea un éxito, no debes cometer los errores de no planificar correctamente, preparar a tu personal o elegir las herramientas equivocadas.
Muchos recomiendan que migres la clave primaria del sistema de origen de cada tabla al campo ID externo del registro correspondiente en NetSuite, o que utilices un campo personalizado para almacenarla. Esto te permitirá alinear los registros y aumentar los datos, en lugar de volver a cargarlos todos si te das cuenta de que has omitido algún campo, y puede eliminar parte del estrés de cambiar de CRM.
Tener una migración más fácil depende de tres cosas, según Hoekstra: la limpieza de tus datos originales, la complejidad y la lógica empresarial asociada a los datos, y la capacidad de los datos de origen y destino.
