Ventajas e inconvenientes de un ERP en la nube

¿Estás pensando en implantar un sistema ERP basado en la nube en tu empresa, pero aún no estás seguro de lo que puede ofrecerte?

Si quieres un desglose completo de lo que ofrece exactamente un ERP basado en la nube, deja que te lo expliquemos.

¿Qué es un ERP en la nube?

Antes de tomar una decisión, es importante saber qué es un ERP basado en la nube. El software de planificación de recursos empresariales (ERP) basado en la nube es un sistema que utiliza plataformas y servicios de computación en la nube para ofrecer a tu empresa una forma más sencilla de almacenar sus datos y realizar tareas. Este software está disponible a través de Internet.

El ERP en la nube requiere menos cuidados

Una de las ventajas significativas de seleccionar un ERP basado en la nube es el hecho de que tu proveedor preferido se encarga del proceso de implantación. De este modo, tu sistema se implantará mucho más rápido de lo que sería posible seleccionando una solución ERP in situ.

La velocidad de implantación no sólo beneficia a tu empresa, sino que tu proveedor se encarga automáticamente de cualquier actualización que pueda producirse después de haber implantado el producto. De este modo, puedes estar seguro de que siempre utilizas el software más actualizado sin tener que preocuparte de reservar tiempo o dinero para ello, ya que tu equipo interno no tendrá que centrarse en esto.

La propia naturaleza de un ERP basado en la nube significa que tienes que renunciar al control del software, el mantenimiento y las actualizaciones para dejarlo en manos del proveedor que elijas.

Mayor apoyo

Elegir la solución ERP adecuada para tu empresa es esencial. Los proveedores que mantienen la propiedad del software y el hardware proporcionados suelen ofrecer a tu empresa un amplio servicio de asistencia las 24 horas del día.

Si optaras por implantar una solución ERP in situ, tendrías que adquirir paquetes de asistencia a medida que se publiquen continuamente, pero con los sistemas basados en la nube, normalmente, se ofrece en el paquete global.

Seguridad mejorada

Puede resultar sorprendente que la mejora de la seguridad sea una de las ventajas de los ERP basados en la nube, pero es cierto: un sistema basado en la nube puede ser más seguro que si alojas tus datos internamente.

Érase una vez la idea clara de que alojar los datos sensibles de tu empresa en la nube era demasiado arriesgado. Sin embargo, ahora resulta evidente que un gran número de proveedores de ERP en la nube ofrecen un entorno más seguro en el que guardar tu información.

Su reputación está en juego si algo sale mal, por lo que, para seguir haciendo crecer su propio negocio, tienen que ajustarse a las necesidades de tu empresa.

La directora general de BAASS Business Solutions Ltd, Wendy Gorrie, cree que la seguridad de un proveedor de ERP en la nube es una gran ventaja. "Se accede a los datos a distancia y no se almacenan localmente en dispositivos", afirma. "Así, para acceder a tus datos, no los descargas en portátiles locales ni en otros dispositivos, por lo que un dispositivo perdido no pondrá en peligro los datos, ya que nunca salen del servidor".

Por supuesto, aunque los proveedores actúen como tu socio, sigue siendo en parte tu responsabilidad asegurarte de que tus datos permanecen seguros.

Escalabilidad

Normalmente, una empresa decide que ha llegado el momento de implantar una solución ERP porque su sistema actual se le ha quedado pequeño. Al elegir un sistema ERP basado en la nube, una empresa puede ampliarlo o reducirlo rápidamente en función de sus necesidades empresariales, lo que hace muy atractiva esta opción.

Un sistema basado en la nube ofrece cambios inmediatos para adaptarse a tu empresa, mientras que un ERP in situ requeriría mucho tiempo y trabajo.

Comparar el ERP en la nube con un sistema local

Transparencia de costes

El ERP en la nube ofrece a una empresa la posibilidad de distribuir sus costes. Con una cuota de implantación menor en comparación con una solución ERP local, esta opción suele ser adecuada para empresas pequeñas y medianas.

Tras implantar tu sistema, puedes elegir un modelo de pago por uso o de suscripción que se adapte a tu negocio. Por tanto, sabrás exactamente cuál va a ser tu gasto continuo. De este modo, no hay necesidad de que tu empresa pague por un servicio que no va a utilizar o necesitar.

Puede costar más a largo plazo

Sin embargo, aunque ofrezca transparencia, hay que tener en cuenta el coste a largo plazo antes de elegir un sistema ERP basado en la nube.

Si quieres pasarte a una aplicación en la nube, debes tener en cuenta dónde esperas que esté tu empresa dentro de 10 años, ya que los pagos periódicos pueden hacer que esta opción sea más costosa durante un largo periodo.

Falta de personalización

Al implantar tu sistema ERP en la nube, no podrás personalizarlo con las especificaciones exactas que desees. Aunque un sistema ERP basado en la nube acelera el proceso de implantación, esto se debe a que normalmente existe una plantilla rígida.

Si tu empresa se beneficia de un enfoque personal, puede que el ERP en la nube no sea para ti, ya que muchas aplicaciones de terceros sólo permiten personalizaciones de la interfaz. Aunque esto puede ser adecuado para las empresas más pequeñas, puede ser un obstáculo para las grandes empresas, ya que muchas quieren un control total sobre sus aplicaciones de productividad.

Conjuntos de productos limitados

La mayoría de las empresas que ofrecen este tipo de solución ERP se centran en aplicaciones concretas, y son pocos los proveedores que ofrecen un conjunto único de productos. Esto puede suponer un aumento potencial de los costes, ya que requeriría integrar las aplicaciones locales existentes con los productos disponibles en la nube.

Las industrias que tienen operaciones muy complejas pueden considerar que un ERP basado en la nube no es una buena opción para su negocio debido al nivel de personalización que puede requerir.

Falta de apropiación

Aunque dejar la actualización en manos de tu proveedor puede ser favorable, ya que requiere menos tiempo, también te deja expuesto a actualizaciones que tu empresa no desea especialmente. Esto puede convertirse en un problema si tu empresa no está lista o preparada para tales cambios y, en general, si los compañeros se sienten cómodos con un sistema concreto, son más reacios a aceptar cualquier cambio, lo que puede provocar un ligero tiempo de inactividad mientras se adaptan a los cambios.

Problemas de conectividad

Tener todos tus datos almacenados en la nube significa que debes confiar en que tu proveedor de Internet sea constante. Si no estás conectado, no podrás dirigir tu empresa con fluidez, lo que podría causar problemas importantes.

De un vistazo

Por tanto, está claro que un sistema ERP basado en la nube tiene multitud de pros y contras. Echa un vistazo a nuestra tabla siguiente para obtener un resumen rápido.