Una de las decisiones más importantes a la hora de elegir un nuevo sistema ERP es si te decides por la nube o por un ERP local.
Hay varios aspectos clave que debes identificar claramente antes de elegir por qué opción decantarte. Debes pensar en componentes como la seguridad, el almacenamiento, el cumplimiento, la infraestructura, las personalizaciones y las integraciones. Cada sistema tiene ventajas e inconvenientes, y aquí echaremos un vistazo a cuál podría funcionar mejor para tu empresa.
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¿Qué son los sistemas ERP basados en la nube y los locales?
En primer lugar, debes tener claro cuál es exactamente la diferencia entre ambos. En pocas palabras, un ERP en la nube es cuando una empresa utiliza la plataforma de un proveedor para alojar sus datos esenciales. En cambio, una solución ERP local significa que una empresa aloja sus propios datos en su propio hardware, es decir, en sus propias instalaciones.
Coste e implantación del ERP en la nube frente al ERP local
Toda implantación de un ERP, elijas el que elijas, requiere tiempo y una planificación cuidadosa. Sin embargo, el coste y el tiempo necesarios pueden variar en función de tu decisión.
Con el software in situ, suele haber una importante cuota inicial, seguida de inversiones continuas a medida que vas actualizando el software. En cuanto al conocimiento del producto, necesitarás personal que lo conozca o formación de origen, ya sea a través de tu equipo interno o de un formador externo. Además, ten en cuenta el coste de mantenimiento de la sala de servidores, así como del propio hardware.
Compáralo con el software en la nube, donde tu empresa paga una suma menor inicialmente, pero supone un coste continuo. Para quienes se preocupan por su huella de carbono, las aplicaciones en la nube consumen un 91% menos de energía que sus homólogas locales, según un informe de Oracle.
El elevado gasto asociado a los sistemas in situ tiende a disuadir a las pequeñas y medianas empresas; históricamente, las PYMES optan por un ERP basado en la nube para que el coste se reparta más uniformemente a lo largo del ciclo de vida del producto. El bajo coste de entrada necesario para introducir un sistema ERP basado en la nube es parte de la razón por la que el 93% de las empresas se han inclinado por esta opción.
Seguridad del ERP en la nube comparado con el ERP local
La seguridad es la principal preocupación de las empresas, y sin duda lo es a la hora de elegir qué software utilizar.
Los ERP en la nube dejan tus datos en manos del proveedor. Aunque ofrezcan procesos de seguridad estrictos, esto puede causar problemas a algunas empresas, ya que nunca tienen total tranquilidad. Un estudio de BT descubrió que 49% de los encuestados responsables de la toma de decisiones informáticas estaban muy o extremadamente ansioso sobre la seguridad de los servicios en la nube.
Sin embargo, aunque el ERP in situ permite que la seguridad de tus datos esté en tus propias manos, a menudo esto puede ser perjudicial. Los niveles de seguridad de que dispones pueden no ser tan sólidos como necesitas, lo que significa que puedes ser más vulnerable si vas por libre en lugar de elegir un proveedor conocido.
Esto se debe a que, aunque consolidas tu información en una red de servidores centralizada y encriptada cuando implantas una solución ERP local, al elegir un proveedor que utiliza un sistema basado en la nube, se asegura de que su seguridad está a la altura de la tarea de proteger tus valiosos datos.
Para ello, los proveedores de ERP en la nube pueden ayudar a minimizar las brechas de seguridad alojando los datos en varias ubicaciones diferentes. En el peor de los casos, cuando se produzca una violación del sistema de almacenamiento basado en la nube, el proveedor actuará rápidamente para alertar a sus clientes y ayudarles a resolver el problema. Esto también redunda en su propio beneficio.
Implantación de un ERP en la nube frente a un ERP local
Si eliges el sistema local, puedes tomar el control total del proceso de implantación, lo que significa que puedes sentirte seguro de que todo ha ido bien. El inconveniente de esto es que la implantación puede llevar bastante más tiempo que si eliges un ERP en la nube.
El tiempo de implantación del sistema a través de la nube se reducirá en gran medida debido a que no podrás personalizarlo en gran medida. Pero puedes trabajar con el proveedor para ver qué cambios son necesarios.
Rob MacEwan, Director de Audaxium, una empresa que ayuda a implantar NetSuite, cree que la decisión es obvia y que "nunca ha visto una ventaja" en elegir un sistema ERP local:
Actualizaciones y personalización del sistema
El software ERP local te permite modificar tu sistema, pero estas personalizaciones están integradas en tu software actual, lo que significa que si tu proveedor actualiza el sistema, tendrás que volver a implementar los cambios, lo que puede resultar difícil.
Si eliges una solución ERP local, tu departamento informático tendrá que gestionar y mantener continuamente el software y disponer de un plan sólido para actualizar el hardware, los contratos y las licencias relacionados con los datos.
Esta tarea estresante, incómoda y lenta se evita si eliges un ERP en la nube. Algunas personas creen que no podrás personalizar tu sistema tanto como si fuera un ERP local, pero ¿es realmente así? "El ERP SaaS es tan configurable y personalizable como el on-premise", argumenta MacEwan.
"Veo a diario clientes con modelos de negocio disparatados que implementan NetSuite sin problemas. La única desventaja puede ser el coste del almacenamiento adicional. On-premise es más caro a corto y medio plazo y requiere más conocimientos técnicos y de DBA. Las actualizaciones son más difíciles y tienes que mantener tu propio hardware".
Elegir la vía de la nube también permite a proveedores como NetSuite actualizar su producto continuamente, lo que significa que siempre será la última y más avanzada versión del software la que estés utilizando.
Conclusión
Por desgracia, no existe una solución ERP única para todos. Elegir entre soluciones locales o en la nube no siempre es una decisión fácil. "Tu decisión sobre qué sistema elegir debe basarse en lo que más beneficiará a tu empresa, en lugar de sentirte obligado a utilizar la última tecnología", dice Robin Miller, especialista en Oracle EBS.
| ERP en la nube | ERP local | |
| Coste | ● Menor cuota inicial ● Pagos mensuales al proveedor ● Sin inversiones internas adicionales | ● Cuota inicial significativa ● Costes continuos de actualización ● Se necesita un equipo interno para la implantación |
| Seguridad | ● En manos del vendedor | ● En tus propias manos |
| Aplicación | ● Significativamente más rápido | ● Tienes el control, pero lleva más tiempo |
| Actualizaciones y personalización del sistema | ● Percepción de falta de personalización ● El vendedor actualiza automáticamente tu sistema | ● Más fácil de personalizar ● Necesitas actualizar manualmente tu sistema |
El coste es un factor importante a tener en cuenta, pero no se puede pasar por alto el valor de un sistema seguro y personalizable que pueda ofrecer el paquete completo de funciones que necesita tu empresa.
Wendy Gorrie, Directora General de BAASS Business Solutions Ltd, dice que hay muchas otras preguntas que debes hacerte cuando te embarques en la implantación de un ERP.
"Primero tienes que determinar el nivel de independencia que deseas tener durante la implantación, antes de elegir tu plataforma", dice Gorrie.
"También debes pensar si necesitas asistencia local, de qué presupuesto dispones, cuáles son los elementos imprescindibles, y también revisar los acuerdos de suscripción para determinar qué acceso tendrá la organización a los datos.
"¿Puedes tolerar el tiempo de inactividad durante la transición, o hay que programar tareas fuera de horario?". Gorrie añade. "¿Se ha realizado una evaluación de las necesidades y qué procedimientos y políticas deben cambiar en consecuencia? ¿Cuál es el plan a largo plazo y apoya el diseño del sistema esos objetivos?"
Si vas a elegir un sistema ERP basado en la nube, tienes que comprobar las referencias del proveedor de la nube y de las empresas de implantación, y asegurarte de que prestas atención a las opiniones de los usuarios.
Todas estas preguntas deben tener una respuesta clara antes de completar la selección de tu ERP.
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