Mesurer le succès d'un projet NetSuite

La mise en œuvre d'un ERP est souvent assez complexe, et selon nos tendances du marché et notre enquête sur les salaires, la durée du projet peut aller jusqu'à six mois. Comment savoir si ta gestion de projet NetSuite est efficace, comment évaluer les progrès réalisés et comment mesurer le succès à la fin de celui-ci ?

Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes de la mise en œuvre d'un ERP NetSuite et les tactiques que tu devrais utiliser pour mesurer le succès de ton projet NetSuite.

Préparer un projet - analyse et conception

La préparation est l'étape la plus cruciale de ton projet de mise en œuvre de NetSuite, car elle te permet de définir les aspects critiques du projet avant d'aller de l'avant, ce qui t'aide à partir du bon pied en t'assurant que ton temps et ton argent ne sont pas gaspillés.

Au cours de la phase de préparation, il est essentiel de communiquer avec toutes les équipes de ton entreprise qui seront impliquées dans le projet. En faisant participer le personnel dès le début, tu auras une idée de ce que chaque service attend du nouveau système et tu obtiendras le soutien nécessaire pour favoriser l'adoption par les utilisateurs de l'ensemble de l'entreprise pendant la phase de déploiement.

Évite une rupture de communication interne pendant ton projet NetSuite.

Tu devras penser aux éléments suivants :

Définir la vision de l'entreprise

La première question que tu dois te poser est la suivante : quel est l'objectif final ? Pour que ta mise en œuvre soit réussie, tu dois avoir une vision claire des objectifs et des résultats commerciaux que tu veux atteindre avec ton ERP NetSuite. Demande-toi donc où en sera ton entreprise une fois que le projet aura été mené à bien. Exploiteras-tu tes données pour renforcer ton système interne existant ? Ton seul objectif sera-t-il d'améliorer l'expérience des clients ? Et combien de revenus supplémentaires vas-tu générer ?

C'est ici que la communication est essentielle, car ta vision peut ne pas être le reflet exact du résultat idéal pour tout le monde, alors note ce que ton équipe attend du nouveau système. Même si leurs idées sont irréalistes ou bizarres, le fait de comprendre les besoins des différents services de tes employés aidera à faire avancer le projet et à améliorer l'adoption par les utilisateurs après la mise en œuvre.

Voici quelques-uns des objectifs commerciaux les plus courants que l'adoption de NetSuite peut t'aider à atteindre :

Fonctionnement unifié de l'entreprise : développe un système unifié qui couvre tous les aspects nécessaires au fonctionnement de ton entreprise.

Adapte-toi aux besoins de ton entreprise : utilise le modèle de consommation de NetSuite re-imagined business' pour permettre à ton entreprise de consommer des capacités en fonction de ses besoins.

Rationaliser le processus de vente : la tour de contrôle de la chaîne d'approvisionnement peut permettre aux planificateurs, aux acheteurs et aux utilisateurs des opérations d'augmenter les délais de livraison et d'optimiser l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Débloque la croissance : une feuille de route réussie qui te permettra de débloquer de nouvelles opportunités grâce à une dynamique d'entreprise agile et adaptable.

Tu devras comprendre que les différents départements auront des priorités différentes. Par exemple, ton équipe de vente se préoccupe avant tout d'efficacité et de revenus, alors que l'équipe de marketing et d'expérience client est moins concernée par l'efficacité et plus préoccupée par la qualité de l'identité de la marque. Il est important de reconnaître les priorités de chaque département et de se mettre d'accord sur une vision de l'entreprise que chaque partie prenante du projet peut travailler à atteindre chaque jour du projet.

Résultats souhaités, hiérarchisation des objectifs

Une fois que tu as parlé à chaque représentant de département et à leurs différentes exigences en matière de système ERP, tu peux maintenant commencer à hiérarchiser les objectifs de l'entreprise et à choisir les résultats spécifiques que tu veux atteindre.

Aussi agréable que cela puisse être, la probabilité de satisfaire les besoins de tout le monde sera irréalisable pour l'entreprise. Bien que la réduction ou la dépriorisation d'objectifs spécifiques puisse sembler être une approche sauvage, il existe en fait une façon raisonnablement simple de mener le processus.

Analyse chaque résultat de projet souhaité et compare-le aux objectifs de ton entreprise et élimine immédiatement tout ce qui ne reflète pas la vision actuelle de l'entreprise. Cela vaut la peine de noter les idées rejetées car elles pourraient être utilisées plus tard.

Pour les résultats restants, essaie de déterminer lesquels renforcent la vision de ton entreprise, lesquels la soutiennent mais pas directement, et lesquels seraient un luxe à avoir dans le futur mais ne sont pas essentiels aux objectifs actuels de l'entreprise. Si c'est possible, essaie de les classer ou de leur donner un ordre de priorité.

Établir les rôles

Une fois que tu auras défini les résultats essentiels de ton nouveau système ERP, tu devras commencer à constituer une équipe interne pour diriger la mise en œuvre et veiller à ce que le projet respecte les délais. N'oublie pas que ton équipe n'a pas besoin d'être très nombreuse, car chaque membre de l'équipe peut couvrir un éventail de rôles différents.

Apprends nos meilleurs conseils pour éviter les erreurs de dotation en personnel de NetSuite.

Ton équipe de rêve pour la gestion du projet NetSuite : 

Sponsor exécutif :
Cette personne aura une visibilité totale de la mise en œuvre et dirigera l'équipe de projet depuis le front ; elle sera chargée de communiquer avec toutes les parties prenantes tout au long du processus.

Propriétaire du projet :
Contrairement au sponsor exécutif, tu dois t'attendre à ce que le propriétaire du projet ait une compréhension technique de ton processus commercial afin qu'il puisse le mapper de manière appropriée à ton ERP NetSuite - il s'agira généralement d'un responsable informatique ou du DSI.

Admin :
Quelqu'un à qui tu confieras la gestion de ton ERP NetSuite au quotidien, et qui suivra le projet tout au long de la mise en œuvre et au-delà. Ce poste est souvent occupé par un spécialiste de l'administration de NetSuite ou un employé interne ayant les compétences suivantes . Formation NetSuite.

Champion du produit :
Considère cette personne comme ton super-utilisateur. Sa tâche consistera à favoriser l'adoption par les utilisateurs en impliquant très tôt les chefs de service et les futurs utilisateurs finaux.

Élaborer un calendrier pour le projet

L'élaboration d'un calendrier de projet au cours de l'étape de planification de ta mise en œuvre de NetSuite est cruciale pour la réussite du projet. Non seulement cela t'aidera à surveiller le budget du projet et à mieux gérer ton équipe, mais cela te permettra également de mesurer plus facilement les performances de la mise en œuvre. Avoir la possibilité de comparer la réussite de la mise en œuvre peut t'aider à gérer les attentes, à surveiller les risques et à donner à ton équipe des avertissements précoces en cas de problèmes, et à utiliser des données qui peuvent améliorer la gestion d'un projet NetSuite.

Selon les experts de Les copains de l'ERPC'est la meilleure façon de mesurer le succès de la mise en œuvre de ton ERP :

"Les livrables à long terme sont les étapes clés d'un projet donné. Une date limite pour la TSA, un pilote de salle de conférence et une période d'interdiction pour les opérations. La fixation des dates et le respect de ces livrables devront être préparés bien à l'avance.

"Les produits livrables à court terme sont des tâches et des projets qui doivent être réalisés dans un délai relativement rapide. Ils s'intègrent généralement à un produit livrable à long terme, mais il existe des cas de demandes ad hoc - un rapport personnalisé doit être généré ou une personnalisation n'entravant pas l'activité de l'entreprise. Dans tous les cas, il est toujours utile de comprendre les livrables à long terme afin de pouvoir déterminer comment les tâches et les projets à court terme affectent le projet global."

En toute honnêteté, c'est pourquoi il est essentiel d'avoir un bon partenaire de mise en œuvre de NetSuite ou quelqu'un qui est déjà passé par ce processus. Il sera chargé d'utiliser les informations de ton stockage de données actuel, de découvrir ce que tu attends de ton nouveau logiciel et de t'aider à concevoir un calendrier de projet qui adapte les quatre phases essentielles d'un projet. (planification, développement, test et déploiement)Le but est d'améliorer la qualité de la vie des gens et de les aider à mettre en œuvre leur projet.

 "Souvent, un projet plus important nécessite plusieurs partenaires pour sa mise en œuvre. C'est le cas lorsque les départements et les opérations disposent d'un personnel important et, par extension, d'un plus grand nombre de rôles de gestion. Étant donné la charge de travail naturelle qui découle du respect des livrables de mise en œuvre, des échéances du projet et des jalons, un client peut avoir l'impression qu'un plus grand nombre de consultants provenant de plusieurs partenaires est la solution. Ne te méprends pas - les tâches et les projets se chevaucheront, ce qui, en retour, nécessitera des réunions d'alignement au cours desquelles les solutions risquent de s'opposer et de devoir être remaniées."

Configuration

L'étape de configuration de ton projet est essentielle au succès continu de ta mise en œuvre de NetSuite. Si tu ouvres les paramètres de ton logiciel actuel, tu verras essentiellement la gestion de la configuration qui dirige tes serveurs, réseaux, centres de données, évaluations informatiques, fichiers de configuration et systèmes d'exploitation - en gros, tout le fonctionnement de ton entreprise.

Lorsque tu changes de logiciel ERP, il est crucial de suivre attentivement chaque changement effectué pendant l'étape de configuration afin de garantir la traçabilité et d'éviter les complications liées aux données après la mise en œuvre.

Cartographie et nettoyage des données

La qualité des données est vitale lorsque tu envisages de migrer ton système actuel vers un ERP NetSuite. Il est important de s'assurer que tes données ont été nettoyées et cartographiées avant de les migrer vers le nouveau système ; cela augmentera la productivité globale de ton nouvel ERP.

Un exercice productif consiste à se familiariser avec le champ de ton nouveau PGI et à l'utiliser pour regrouper les données de ton système source. De cette façon, tu pourras nettoyer et organiser tes données, et savoir précisément ce que ton nouveau PGI recherche.

Nettoyage des données :
Maintenant que tu connais la profondeur de tes données et que tu sais comment tes enregistrements se comparent au nouveau système, tu peux commencer à nettoyer tes données et à les préparer pour la migration. Le profilage des données est un élément essentiel du processus de nettoyage. Il t'aidera à évaluer la qualité des données, à déterminer si tu peux traiter les anomalies des données ou les erreurs répétées en masse, et à déterminer comment tu prévois de cartographier tes données pour les migrer vers la nouvelle plateforme.

Cartographie des données :
Une fois que tu as nettoyé tes données, tu peux commencer à faire correspondre les champs de ton système ERP actuel à ton nouveau système ERP NetSuite. Les données que tu exploites à l'étape de la mise en correspondance t'aideront à extraire et à unifier des informations précieuses de tes sources externes et internes existantes et à les transformer dans un format plus adapté à ton nouveau système ERP.

La complexité de l'étape de la cartographie des données varie selon les entreprises, mais dans tous les cas, il est essentiel de consulter un expert technique qui peut t'aider à créer un calendrier clair pour la migration des données, aider chaque service à s'assurer qu'il comprend précisément ce qu'on attend de lui et veiller à ce que l'étape de la migration des données soit un succès.

51% des chefs d'entreprise ont choisi de mettre en place un système ERP NetSuite en raison de sa capacité à gérer la migration des données.

Pour avoir un aperçu plus approfondi des mises en œuvre d'ERP, télécharge notre rapport de marché indépendant sur NetSuite.

Développement - Méthodes de gestion de projet NetSuite

Cette étape du projet se concentrera sur la configuration et le développement du nouveau système ERP de ton entreprise. En fonction de la complexité du projet, du nombre d'équipes impliquées et de la participation des partenaires, cette étape suivra très probablement une méthodologie en cascade ou agile. Des démonstrations et des vérifications cohérentes sont essentielles à la réussite de cette phase. Tu veux mesurer la progression des éléments de construction pour t'assurer que les produits livrables respecteront les délais et le budget.

Si un partenaire NetSuite utilise une méthodologie hybride, il passera souvent à la méthode agile au cours de cette étape pour analyser et développer les récits d'utilisateurs du projet.

Une histoire d'utilisateur est un outil utilisé dans le cadre d'une méthodologie agile pour capturer la description d'une fonctionnalité logicielle du point de vue d'un utilisateur final. Il aide souvent l'équipe de mise en œuvre à développer un système en tenant compte des utilisateurs finaux pour s'assurer que le produit final peut être facilement adopté.

Les histoires d'utilisateurs sont généralement divisées en sprints de deux semaines, dont la fin comporte une démo de sprint. Cette démo doit être comparée aux histoires d'utilisateurs et signée à la fin de chaque sprint. 

D'après Divyesh Soni, directeur et consultant en informatique chez ERP Buddies, les meilleures méthodologies pour une mise en œuvre d'ERP sont Waterfall, Agile et Scrum 10. Il a également suggéré d'utiliser l'un des outils de gestion de projet suivants : Teamwork, JIRA, Monday.com, Workbook ou Mavenlink.

Divyesh est responsable de la gestion de la prestation des services professionnels et des mises en œuvre de NetSuite pour les clients d'ERP Buddies Inc. Divyesh évalue les besoins des clients, élabore des plans pour résoudre leurs problèmes et met en œuvre ces plans pour aider les clients à trouver des moyens créatifs de gérer leur entreprise plus efficacement en utilisant la technologie comme moteur.

Il fournit NetSuite, y compris la configuration, la réingénierie des processus et l'escalade du soutien. Divyesh planifie, gère et communique l'avancement du projet, en atteignant les jalons du projet et en maintenant l'élan des projets. Il documente les processus d'affaires, la cartographie d'affaires, les exigences d'affaires et les notes de réunion. Il garde le contrôle de plusieurs projets et missions tout en respectant des délais serrés. Divyesh s'assure que les objectifs d'utilisation facturable de l'équipe sont atteints.

Test

Aucune migration de données ne doit être effectuée sans avoir été testée au préalable. La façon la plus efficace de procéder est de sous-grouper les données et de tester une section à la fois. Commence par examiner les petits groupes de données - comme l'inventaire d'un produit - et passe à des groupes plus importants lorsque tu es sûr que chaque carte de données fonctionne correctement. Cela te permettra d'éviter tout problème et d'identifier et de supprimer toute donnée incorrecte.

Contrôles de santé du projet

Détecter les problèmes dès le début du projet peut augmenter le taux de réussite de ta mise en œuvre de NetSuite. Des bilans de santé réguliers peuvent te permettre de connaître l'état d'avancement du projet et de déterminer les points à améliorer. La réalisation de bilans de santé est une excellente occasion d'apprentissage pour toi et ton équipe. Il peut t'aider à saisir et à résoudre les problèmes sans retarder le projet ou gruger ton budget.

Voici quelques façons d'effectuer un bilan de santé du projet : 

1. Examine les objectifs initiaux du projet pour déterminer s'ils sont toujours pertinents.
2. Procède à des évaluations régulières des risques.
3. Mesure régulièrement la gestion du temps, le budget et le contrôle de la qualité.
4. Communique régulièrement avec ton équipe de mise en œuvre.
5. Surveille tes ressources pour t'assurer qu'elles sont utilisées efficacement au sein de l'équipe.

Déploiement

Il s'agit de l'étape finale du projet, où les exigences finales passent en production et où les utilisateurs finaux peuvent commencer à utiliser le nouveau logiciel. L'étape du déploiement est divisée en trois phases : la formation et la préparation avant le déploiement, le déploiement et l'assistance après le déploiement.

Pour garantir la réussite de cette étape, il est essentiel de créer un plan de déploiement. De nombreux experts suggèrent de commencer le déploiement pendant le week-end pour éviter d'avoir un impact sur l'entreprise tout au long de la semaine. Cependant, pour certaines équipes informatiques, il peut être intéressant d'envisager un déploiement plus tôt dans la semaine afin d'avoir le temps de résoudre les problèmes majeurs.

Si tu dois fournir une formation aux utilisateurs, cela devra être fait avant la date de lancement pour éviter tout problème après la mise en œuvre.

Tout au long du déploiement, toi et ton partenaire NetSuite devrez rassembler vos ressources pour assurer un lancement sans douleur. Les deux équipes devront être disponibles pour les derniers correctifs ou les problèmes de déploiement.

Pour que ta phase de déploiement soit réussie, tu voudras aligner les phases du projet sur ton calendrier initial. De cette façon, tu pourras surveiller de près tout obstacle ou retard pendant le déploiement, il est important de tenir ton partenaire et ton équipe interne pour responsables en cas de retard dans le calendrier.

Favoriser l'adoption du produit

Ton nouveau système ERP révolutionnaire deviendra obsolète si ton équipe refuse de l'utiliser. Le manque d'adoption après le déploiement est un obstacle commun auquel se heurtent la plupart des entreprises. Pour que ton projet n'échoue pas, il est essentiel de mettre en place une formation et un soutien appropriés qui donneront à ton personnel la confiance nécessaire pour utiliser le nouveau système.

Formation

Il est dommageable pour ton entreprise d'attendre que le système soit en ligne avant de commencer la formation, principalement lorsqu'elle peut être faite pendant les semaines précédant la date de lancement. Il existe différentes possibilités de formation pour ton équipe, des tutoriels vidéo aux formations en personne. Nous te recommandons de te mettre en rapport avec ton partenaire NetSuite pour adapter un programme de formation qui soit bénéfique pour ton entreprise.

Découvre la gamme de ressources de formation NetSuite.

Soutenir et promouvoir la mise en service

Tout au long de l'étape de formation du projet, tu remarqueras avec un peu de chance que certains de tes employés sont engagés, avertis et enthousiastes à l'égard du nouveau système ERP. Quel que soit leur service ou leur rôle, il est essentiel d'utiliser ces personnes car elles constituent des atouts précieux dans la lutte contre la résistance des utilisateurs. Ils seront tes champions NetSuite et partageront leurs connaissances, leurs compétences et leur enthousiasme avec leurs collègues. Ces employés contribueront à l'adoption par les utilisateurs finaux, c'est pourquoi il faut les impliquer dans toutes les mises à jour, personnalisations ou modifications du système. Ils serviront de pont entre les experts techniques et les décideurs et le reste de l'organisation - en aidant les utilisateurs finaux à apprendre et à s'adapter à NetSuite à partir de la base.

Une autre façon de promouvoir la campagne de mise en service est l'adoption gamifiée. L'ajout d'une compétition saine et d'incitations peut motiver tes employés à utiliser la plateforme et les aider à se sentir plus engagés dans l'ERP NetSuite.

Mesurer l'adoption

Pour mesurer l'adoption par les utilisateurs, nous recommandons de créer un dialogue pour obtenir les commentaires des employés au cours des mois qui suivent la mise en œuvre. En plus d'utiliser ton SuiteAnalytics et tous les plugins essentiels dans SuiteApps, nous te conseillons également d'utiliser. Le service d'adoption de NetSuite. Ils t'aideront à soutenir la transition interne de ton système ERP et te fourniront des outils qui peuvent t'aider à soutenir la productivité et l'adoption à long terme par les utilisateurs.

Mise à jour du tableau de bord NetSuite

Une fois que tu es convaincu que NetSuite fonctionne efficacement dans ton entreprise et que tes employés sont à l'aise pour l'utiliser, tu peux commencer à réfléchir à certains des objectifs que tu as envisagés lors des étapes initiales du processus de planification. C'est le moment d'introduire des fonctionnalités supplémentaires et de lisser toutes les méthodes qui peuvent être mises en œuvre plus efficacement avec le nouveau PGI NetSuite.

Utilise les tableaux de bord NetSuite pour faire un rapport approfondi sur ton entreprise et découvrir comment le système a amélioré ton processus interne et boosté tes résultats. Enfin, profite de l'outil gamme de plugins et d'applications tierces disponibles sur SuiteApps. Cependant, si tu envisages une mise à niveau plus complexe de ton ERP, nous te suggérons de contacter un consultant NetSuite qui pourra t'aider à développer tes opérations avec succès sans avoir d'impact sur ton système existant ni perturber le déroulement normal de tes activités.