Medir el éxito de un proyecto NetSuite

La implantación de un ERP suele ser bastante compleja, y según nuestra Encuesta sobre tendencias del mercado y salarios, la duración del proyecto puede durar hasta seis meses. ¿Cómo puedes saber si la gestión de tu proyecto NetSuite es eficaz, cómo evalúas el progreso y cómo mides el éxito al final del mismo?

En este artículo, exploraremos las diferentes etapas de la implantación de un ERP NetSuite y qué tácticas deberías utilizar para medir el éxito de tu proyecto NetSuite.

Preparación de un proyecto: análisis y diseño

La preparación es la fase más crucial de tu proyecto de implantación de NetSuite, ya que te permite definir los aspectos críticos del proyecto antes de seguir adelante, ayudándote a empezar con buen pie y asegurándote de que no pierdes tiempo ni dinero.

En la fase de preparación, es esencial que te comuniques con todos los equipos de tu empresa que vayan a participar en el proyecto. Si consigues que el personal se sume al proyecto desde el principio, obtendrás una idea de lo que cada departamento necesitará del nuevo sistema y conseguirás apoyo para ayudar a impulsar la adopción por parte de los usuarios de toda la organización durante la fase de implantación.

Evita una ruptura de la comunicación interna durante tu proyecto NetSuite.

Tendrás que pensar en las siguientes cosas:

Definir la visión de la empresa

La primera pregunta que debes hacerte es: ¿cuál es el objetivo final? Para garantizar el éxito de tu implantación, necesitas una visión clara de los objetivos y resultados empresariales que quieres conseguir con tu ERP NetSuite. Así que pregúntate, ¿dónde estará tu empresa después de que el proyecto tenga éxito? ¿Aprovecharás tus datos para reforzar tu sistema interno existente? ¿Tu único objetivo será mejorar la experiencia del cliente? ¿Y cuántos ingresos extra generarás?

Aquí es donde la comunicación es fundamental, ya que tu visión puede no ser un fiel reflejo del resultado ideal para todos, así que registra lo que tu equipo necesita del nuevo sistema. Por poco realistas o extrañas que sean sus ideas, comprender las necesidades de los distintos departamentos de tus empleados ayudará a que el proyecto avance y mejorará la adopción por parte de los usuarios tras la implantación.

Estos son algunos de los objetivos empresariales más comunes que la adopción de NetSuite puede ayudarte a alcanzar:

Funcionamiento empresarial unificado: desarrollar un sistema unificado que cubra todos los aspectos necesarios para dirigir tu empresa.

Adapta las necesidades de tu empresa: Utiliza el modelo de consumo de NetSuite Reimagined Business para que tu empresa pueda consumir capacidades en función de sus necesidades empresariales.

Agilizar el proceso de venta: la torre de control de la cadena de suministro puede permitir a los planificadores, compradores y usuarios de operaciones aumentar la puntualidad de las entregas y optimizar la eficacia de la cadena de suministro.

Desbloquea el crecimiento: una hoja de ruta exitosa que te permitirá desbloquear nuevas oportunidades mediante una dinámica empresarial ágil y adaptable.

Tendrás que entender que los distintos departamentos tendrán prioridades diferentes. Por ejemplo, a tu equipo de ventas lo que le importa es la eficacia y los ingresos, mientras que al equipo de marketing y experiencia del cliente le preocupa menos la eficacia y más la calidad de la identidad de la marca. Es importante reconocer la prioridad de cada departamento y acordar una visión de la empresa en la que cada parte interesada pueda trabajar cada día del proyecto.

Resultados deseados, priorización de objetivos

Una vez que hayas hablado con los representantes de cada departamento y sus diferentes requisitos para el sistema ERP, ya puedes empezar a priorizar los objetivos de la empresa y elegir los resultados concretos por los que quieres trabajar.

Por muy bonito que fuera, la probabilidad de satisfacer las necesidades de todos será inviable para la empresa. Aunque recortar o despriorizar objetivos específicos pueda parecer un planteamiento salvaje, en realidad hay una forma razonablemente sencilla de dirigir el proceso.

Analiza cada resultado deseado del proyecto y compáralo con los objetivos de tu empresa, y descarta inmediatamente cualquiera que no refleje la visión actual de la empresa. Merece la pena tomar nota de las ideas rechazadas, ya que podrían utilizarse más adelante.

En cuanto a los resultados restantes, intenta determinar cuáles de ellos refuerzan la visión de tu empresa, cuáles la apoyan pero no directamente, y cuáles sería un lujo tener en el futuro pero no son esenciales para los objetivos actuales de la empresa. Si es posible, intenta clasificarlos o priorizarlos.

Establecer roles

Una vez que hayas determinado los resultados esenciales de tu nuevo sistema ERP, tendrás que empezar a reunir un equipo interno que dirija la implantación y se asegure de que el proyecto cumple los plazos. Recuerda que tu equipo no tiene por qué ser muy grande, ya que cada miembro puede desempeñar distintas funciones.

Conoce nuestros mejores consejos para evitar errores de personal en NetSuite.

Tu equipo de gestión de proyectos NetSuite de ensueño: 

Patrocinador ejecutivo:
Esta persona tendrá plena visibilidad de la implantación y dirigirá al equipo del proyecto desde el frente; se encargará de comunicarse con todas las partes interesadas a lo largo de todo el proceso.

Propietario del proyecto:
A diferencia del patrocinador ejecutivo, debes esperar que el propietario del proyecto tenga conocimientos técnicos de tu proceso empresarial para que pueda asignarlo adecuadamente a tu ERP NetSuite: normalmente será un director de TI o el CIO.

Admin:
Alguien a quien asignarás la gestión de tu ERP NetSuite en el día a día, y que supervisará el proyecto durante la implantación y más allá. Este puesto suele ocuparlo un especialista en administración de NetSuite o un empleado interno con Formación en NetSuite.

Producto Campeón:
Piensa en esta persona como tu superusuario. Su tarea consistirá en impulsar la adopción por parte del usuario implicando a los jefes de departamento y a los futuros usuarios finales desde una fase temprana.

Elaborar un calendario del proyecto

Elaborar un calendario del proyecto durante la fase de planificación de tu implantación de NetSuite es crucial para el éxito del proyecto. No sólo te ayudará a controlar el presupuesto del proyecto y a gestionar mejor a tu equipo, sino que también te facilitará medir el rendimiento de la implantación. Tener la capacidad de evaluar el éxito de la implantación puede ayudarte a gestionar las expectativas, controlar los riesgos y dar a tu equipo alertas tempranas de problemas, y utilizar datos que pueden mejorar la gestión de un proyecto NetSuite.

Según los expertos de Compañeros ERPEsta es la mejor forma de medir el éxito de la implantación de tu ERP:

"Los entregables a largo plazo son los hitos clave de cualquier proyecto. Un plazo de la TSA, un Piloto de Sala de Conferencias y un periodo de bloqueo de las operaciones. Habrá que preparar con mucha antelación las fechas y el cumplimiento de estos entregables.

"Los entregables a corto plazo son tareas y proyectos que deben completarse en un plazo relativamente rápido. Suelen enrollarse en un entregable a largo plazo, pero hay casos de peticiones ad hoc: hay que generar un informe personalizado o una personalización que no impide el negocio. En cualquier caso, siempre ayuda entender los entregables a largo plazo para poder determinar cómo afectan las tareas y proyectos a corto plazo al proyecto global."

Sinceramente, por eso es esencial contar con un buen socio de implantación de NetSuite o con alguien que haya pasado antes por el proceso. Ellos se encargarán de utilizar la información de tu almacenamiento de datos actual, descubrir qué quieres de tu nuevo software y ayudarte a diseñar un calendario del proyecto que adapte las cuatro fases fundamentales de un proyecto (planificación, desarrollo, pruebas y despliegue)a la implantación de tu empresa.

 "A menudo, un proyecto de mayor envergadura requiere varios socios para su ejecución. Esto ocurre cuando los departamentos y las operaciones tienen una plantilla numerosa y, por extensión, más funciones directivas. Dada la carga de trabajo natural que se deriva del cumplimiento de los entregables de la implantación, los plazos del proyecto y los hitos, un cliente puede pensar que la respuesta es más consultores de muchos socios. No te equivoques: las tareas y los proyectos se solaparán, y esto, a su vez, requerirá reuniones de alineación en las que las soluciones pueden chocar y tener que someterse a un rediseño."

Configuración

La fase de configuración de tu proyecto es fundamental para el éxito continuo de tu implantación de NetSuite. Si abres la configuración de tu software actual, básicamente estarás viendo la gestión de la configuración de tus servidores, redes, centros de datos, evaluaciones informáticas, archivos de configuración y sistemas operativos; básicamente, todo el funcionamiento de tu empresa.

Cuando cambias de software ERP, es crucial hacer un seguimiento cuidadoso de cada cambio realizado durante la fase de configuración para garantizar la trazabilidad y evitar complicaciones con los datos tras la implantación.

Mapeo y limpieza de datos

La calidad de los datos es vital cuando te planteas migrar tu sistema actual a un ERP NetSuite. Es importante asegurarse de que tus datos han sido limpiados y mapeados antes de migrarlos al nuevo sistema; esto aumentará la productividad general de tu nuevo ERP.

Un ejercicio productivo es familiarizarte con el campo de tu nuevo ERP y utilizarlo para agrupar los datos de tu sistema fuente. De este modo, podrás limpiar y organizar tus datos, y saber con precisión qué busca tu nuevo ERP.

Depuración de datos:
Ahora que conoces la profundidad de tus datos y cómo se comparan tus registros con los del nuevo sistema, puedes empezar a limpiar tus datos y prepararlos para la migración. La elaboración de perfiles de datos es un elemento crítico del proceso de limpieza. Te ayudará a evaluar la calidad de los datos, si puedes abordar las anomalías de los datos o los errores repetidos en bloque, y cómo planificarás la asignación de tus datos para migrar a la nueva plataforma.

Mapeo de datos:
Una vez que hayas limpiado tus datos, puedes empezar a emparejar los campos de tu sistema ERP actual con tu nuevo ERP NetSuite. Los datos que aproveches de la fase de mapeo te ayudarán a extraer y unificar información valiosa de tus fuentes externas e internas actuales y a transformarla en un formato más adecuado para tu nuevo sistema ERP.

La complejidad de la etapa de mapeo de datos variará según las empresas, pero en todos los casos es esencial consultar a un experto técnico que pueda ayudarte a crear un calendario claro de migración de datos, apoyar a cada departamento para asegurarse de que entienden exactamente lo que se requiere de ellos y garantizar que la etapa general de migración de datos sea un éxito.

51% de los empresarios eligieron implantar un sistema ERP NetSuite por su capacidad para gestionar la migración de datos

Para obtener más información sobre las implantaciones de ERP, descarga nuestro informe independiente sobre el mercado de NetSuite.

Desarrollo - Metodologías de gestión de proyectos NetSuite

Esta fase del proyecto se centrará en la configuración y el desarrollo del nuevo sistema ERP de tu empresa. Dependiendo de la complejidad del proyecto, el número de equipos implicados y la participación de los socios, lo más probable es que esta fase siga una metodología ágil o en cascada. Para el éxito de esta fase son vitales las demostraciones y comprobaciones constantes. Querrás medir el progreso de los elementos de construcción para asegurarte de que los entregables llegarán a tiempo y dentro del presupuesto.

Si un socio de NetSuite utiliza una metodología híbrida, a menudo pasará a la metodología ágil durante esta fase para analizar y desarrollar las historias de usuario del proyecto.

Una historia de usuario es una herramienta utilizada en una metodología ágil para capturar la descripción de una característica del software desde la perspectiva de un usuario final. Suele ayudar al equipo de implementación a desarrollar un sistema teniendo en cuenta a los usuarios finales, para garantizar que el producto final pueda adoptarse fácilmente.

Las historias de usuario suelen dividirse en sprints de dos semanas, al final de los cuales se realiza una demo del sprint. Esta demo debe compararse con las historias de usuario y firmarse al final de cada sprint. 

Según Divyesh SoniDirector y consultor informático de ERP Buddies, las mejores metodologías para la implantación de un ERP son Waterfall, Agile y Scrum 10. También sugirió utilizar una de las siguientes herramientas de gestión de proyectos: Teamwork, JIRA, Monday.com, Workbook o Mavenlink.

Divyesh es responsable de gestionar la prestación de servicios profesionales e implantaciones de NetSuite para los clientes de ERP Buddies Inc. Divyesh evalúa las necesidades de los clientes, desarrolla planes para resolver sus problemas y pone en práctica estos planes para ayudar a los clientes a encontrar formas creativas de dirigir sus negocios de forma más eficaz utilizando la tecnología como motor.

Ofrece NetSuite, incluida la configuración, la reingeniería de procesos y la escalada de soporte. Divyesh planifica, gestiona y comunica el progreso del proyecto, alcanzando los hitos del proyecto y manteniendo el impulso de los proyectos. Documenta los procesos empresariales, el mapeo empresarial, los requisitos empresariales y las notas de las reuniones. Mantiene el control de múltiples proyectos y asignaciones cumpliendo plazos ajustados. Divyesh garantiza el cumplimiento de los objetivos de utilización facturable del equipo.

Prueba

Ninguna migración de datos debe realizarse sin una prueba previa. La forma más eficaz de hacerlo es subagrupar los datos y probar una sección cada vez. Empieza examinando los grupos de datos más pequeños -como el inventario de un producto- y pasa a grupos más grandes cuando estés seguro de que cada mapa de datos funciona correctamente. Esto evitará que surjan problemas y te permitirá identificar y eliminar cualquier dato incorrecto.

Comprobaciones de la salud del proyecto

Detectar los problemas en una fase temprana del proyecto puede aumentar la tasa de éxito de tu implantación de NetSuite. Realizar comprobaciones periódicas de la salud del proyecto puede proporcionarte un estado continuo de cómo va el proyecto y determinar en qué áreas puede ser necesario mejorar. Realizar comprobaciones de la salud es una gran oportunidad de aprendizaje para ti y tu equipo. Puede ayudarte a captar y resolver problemas sin retrasar el proyecto ni mermar tu presupuesto.

He aquí algunas formas de realizar una comprobación de la salud del proyecto: 

1. Revisa los objetivos originales del proyecto para determinar si siguen siendo pertinentes.
2. Realiza evaluaciones de riesgos periódicas.
3. Mide regularmente la gestión del tiempo, el presupuesto y el control de calidad.
4. Comunícate regularmente con tu equipo de implementación.
5. Controla tus recursos para asegurarte de que se utilizan de forma eficiente en todo el equipo.

Despliegue

Es la fase final del proyecto, en la que los requisitos finales pasan a producción y los usuarios finales pueden empezar a utilizar el nuevo software. La etapa de despliegue se divide en tres fases: formación y preparación previas al despliegue, despliegue y apoyo posterior al despliegue.

Para garantizar el éxito de esta etapa, es esencial crear un plan de despliegue. Muchos expertos sugieren iniciar el despliegue durante el fin de semana para evitar que afecte a la empresa durante toda la semana. Sin embargo, para algunos equipos informáticos, puede merecer la pena considerar la implantación a principios de la semana laboral, para tener tiempo de solucionar cualquier problema importante.

Si tienes que formar a los usuarios, deberás hacerlo antes de la fecha de lanzamiento para evitar problemas tras la implantación.

Durante el despliegue, tanto tú como tu socio de NetSuite tendréis que aunar recursos para garantizar un lanzamiento sin problemas. Ambos equipos tendrán que estar disponibles para cualquier corrección final o problema de despliegue.

Para que tu fase de despliegue tenga éxito, querrás alinear las fases del proyecto con tu calendario inicial. De ese modo, podrás vigilar de cerca cualquier obstáculo o retraso durante el despliegue; es importante responsabilizar a tu socio y a tu equipo interno si se produce un retraso en el calendario.

Impulsar la adopción del producto

Tu nuevo y revolucionario sistema ERP se quedará obsoleto si tu equipo se niega a utilizarlo. La falta de adopción tras la implantación es un obstáculo común en el que caen la mayoría de las empresas. Para asegurarte de que tu proyecto no fracasa, es esencial implantar una formación y un apoyo adecuados que proporcionen a tu personal la confianza necesaria para utilizar el nuevo sistema.

Formación

Es perjudicial para tu empresa esperar a que el sistema esté en marcha antes de empezar la formación, sobre todo cuando puede hacerse durante las semanas previas a la fecha de lanzamiento. Existe una amplia gama de oportunidades de formación para tu equipo, desde tutoriales en vídeo hasta formación presencial. Te recomendamos que te pongas en contacto con tu socio de NetSuite para adaptar un programa de formación que sea beneficioso para tu empresa.

Descubre la gama de recursos de formación de NetSuite.

Apoyar y promover la entrada en funcionamiento

A lo largo de la fase de formación del proyecto, es de esperar que te des cuenta de que algunos de tus empleados están comprometidos, espabilados y entusiasmados con el nuevo sistema ERP. Independientemente de su departamento o puesto de trabajo, es vital utilizar a estas personas, ya que son activos valiosos en la batalla contra la resistencia de los usuarios. Serán tus campeones de NetSuite, que compartirán sus conocimientos, habilidades y entusiasmo con sus compañeros. Estos empleados ayudarán a la adopción por parte del usuario final, así que mantenlos implicados en cualquier actualización, personalización o cambio del sistema. Actuarán como puente entre los expertos en tecnología y los responsables de la toma de decisiones y el resto de la organización, ayudando a los usuarios finales a aprender y adaptarse a NetSuite desde la base.

Otra forma de promover la campaña de lanzamiento es la adopción gamificada. Añadir una competición sana e incentivos puede motivar a tus empleados a utilizar la plataforma y ayudarles a sentirse más comprometidos con NetSuite ERP.

Medir la adopción

Para medir la adopción por parte de los usuarios, recomendamos crear un diálogo para que los empleados den su opinión durante los meses siguientes a la implantación. Además de utilizar tu SuiteAnalytics y cualquier plugin esencial de SuiteApps, también te sugerimos que utilices Servicio de adopción de NetSuite. Te ayudarán a apoyar la transición interna de tu sistema ERP y te proporcionarán herramientas que pueden ayudarte a mantener la productividad y la adopción por parte de los usuarios a largo plazo.

Actualizar el panel de NetSuite

Una vez que estés satisfecho de que NetSuite funciona eficazmente en tu empresa y tus empleados se sientan cómodos utilizándolo, puedes empezar a pensar en algunos de los objetivos que te planteaste en las fases iniciales del proceso de planificación. Éste es el momento de introducir funcionalidades adicionales y suavizar cualquier método que pueda implementarse de forma más eficiente con el nuevo ERP NetSuite.

Utiliza los cuadros de mando de NetSuite para hacer un informe en profundidad sobre tu negocio y saber cómo el sistema ha mejorado tus procesos internos y ha impulsado tu cuenta de resultados. Por último, aprovecha la gama de plugins y aplicaciones de terceros disponibles para ti en SuiteApps. Sin embargo, si estás considerando una actualización ERP más compleja, te sugerimos que te pongas en contacto con un consultor de NetSuite que pueda ayudarte a ampliar con éxito tus operaciones sin afectar a tu sistema actual ni interrumpir tu actividad habitual.