Messung des Erfolgs eines NetSuite-Projekts

ERP-Implementierungen sind oft recht komplex, und laut unserer Markttrends und Gehaltsumfrage kann die Projektdauer bis zu sechs Monate betragen. Woran erkennst du, ob dein NetSuite-Projektmanagement effektiv ist, wie bewertest du den Fortschritt und wie misst du den Erfolg am Ende des Projekts?

In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Phasen einer NetSuite ERP-Implementierung und welche Taktiken du anwenden solltest, um den Erfolg deines NetSuite-Projekts zu messen.

Vorbereitung auf ein Projekt - Analyse und Entwurf

Die Vorbereitung ist die wichtigste Phase deines NetSuite-Implementierungsprojekts, denn sie ermöglicht es dir, die kritischen Aspekte des Projekts zu definieren, bevor du loslegst, und stellt sicher, dass du deine Zeit und dein Geld nicht verschwendest.

In der Vorbereitungsphase ist es wichtig, mit allen Teams in deinem Unternehmen zu kommunizieren, die mit dem Projekt zu tun haben werden. Indem du die Mitarbeiter/innen frühzeitig mit ins Boot holst, erhältst du einen Einblick in die Anforderungen der einzelnen Abteilungen an das neue System und sammelst Unterstützung, um die Akzeptanz der Nutzer/innen im gesamten Unternehmen während der Einführungsphase zu fördern.

Vermeide ein internes Kommunikationsproblem während deines NetSuite-Projekts.

Du musst an die folgenden Dinge denken:

Die Unternehmensvision definieren

Die erste Frage, die du dir stellen musst, ist: Was ist das Endziel? Um sicherzustellen, dass deine Implementierung erfolgreich ist, brauchst du eine klare Vorstellung davon, welche Geschäftsziele und Ergebnisse du mit deinem NetSuite ERP erreichen willst. Frag dich also, wo dein Unternehmen nach dem Erfolg des Projekts stehen wird? Wirst du deine Daten nutzen, um dein bestehendes internes System zu stärken? Wird dein einziger Fokus darauf liegen, das Kundenerlebnis zu verbessern? Und wie viel zusätzlichen Umsatz wirst du generieren?

An dieser Stelle ist die Kommunikation entscheidend, denn deine Vision spiegelt vielleicht nicht das ideale Ergebnis für alle wider. Halte also fest, was dein Team von dem neuen System erwartet. Egal wie unrealistisch oder skurril ihre Ideen sind, die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen deiner Mitarbeiter zu verstehen, wird das Projekt voranbringen und die Akzeptanz der Nutzer nach der Einführung verbessern.

Hier sind einige der häufigsten Geschäftsziele, die du mit NetSuite erreichen kannst:

Vereinheitlichter Geschäftsbetrieb: ein einheitliches System entwickeln, das alle Aspekte abdeckt, die für die Führung deines Unternehmens erforderlich sind.

Passe deine Geschäftsanforderungen an: Nutze das NetSuite Re-Imagined Business Konsummodell, um deinem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, Funktionen auf Basis deiner Geschäftsanforderungen zu nutzen.

Rationalisierung des Verkaufsprozesses: kann der Supply Chain Control Tower Planern, Einkäufern und betrieblichen Nutzern helfen, die Liefertreue zu erhöhen und die Effizienz der Lieferkette zu optimieren.

Wachstum freisetzen: eine erfolgreiche Roadmap, die es dir ermöglicht, neue Chancen durch eine agile, anpassungsfähige Geschäftsdynamik zu erschließen.

Du musst verstehen, dass die verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Prioritäten haben werden. Deinem Vertriebsteam geht es zum Beispiel nur um Effizienz und Umsatz, während das Marketing- und Kundenerfahrungsteam sich weniger um Effizienz und mehr um die Qualität der Markenidentität kümmert. Es ist wichtig, die Prioritäten der einzelnen Abteilungen anzuerkennen und sich auf eine gemeinsame Unternehmensvision zu einigen, auf die alle Projektbeteiligten jeden Tag hinarbeiten können.

Gewünschte Ergebnisse, Priorisierung der Ziele

Nachdem du mit den Vertretern der einzelnen Abteilungen und ihren unterschiedlichen Anforderungen an das ERP-System gesprochen hast, kannst du nun damit beginnen, die Ziele des Unternehmens zu priorisieren und die spezifischen Ergebnisse auszuwählen, auf die du hinarbeiten willst.

So schön das auch wäre, die Wahrscheinlichkeit, die Bedürfnisse aller zu befriedigen, wird für das Unternehmen nicht realisierbar sein. Auch wenn das Streichen oder die Depriorisierung bestimmter Ziele wie eine wilde Herangehensweise erscheinen mag, gibt es tatsächlich einen recht einfachen Weg, diesen Prozess zu führen.

Analysiere jedes gewünschte Projektergebnis und vergleiche es mit deinen Unternehmenszielen und schließe sofort alle Ideen aus, die nicht der aktuellen Unternehmensvision entsprechen. Es lohnt sich, die abgelehnten Ideen zu notieren, denn sie könnten in der Zukunft weiterverwendet werden.

Für die verbleibenden Ergebnisse versuchst du herauszufinden, welche von ihnen die Vision deines Unternehmens stärken, welche sie unterstützen, aber nicht direkt, und welche ein Luxus für die Zukunft wären, aber für die aktuellen Unternehmensziele nicht wichtig sind. Wenn es möglich ist, versuche, sie in eine Rangfolge zu bringen oder zu priorisieren.

Festlegen von Rollen

Sobald du die wesentlichen Ergebnisse deines neuen ERP-Systems festgelegt hast, musst du ein internes Team zusammenstellen, das die Einführung leitet und dafür sorgt, dass die Fristen eingehalten werden. Denke daran, dass dein Team nicht sehr groß sein muss, denn jedes Teammitglied kann eine Reihe von verschiedenen Aufgaben übernehmen.

Erfahre unsere besten Tipps, um Fehler bei der Personalbeschaffung mit NetSuite zu vermeiden.

Dein NetSuite Projektmanagement Dream Team: 

Executive Sponsor:
Diese Person hat den vollen Überblick über die Umsetzung und leitet das Projektteam von vorne; sie ist für die Kommunikation mit allen Beteiligten während des gesamten Prozesses verantwortlich.

Projektinhaber:
Im Gegensatz zum Executive Sponsor solltest du erwarten, dass der Projektverantwortliche über ein technisches Verständnis deiner Geschäftsprozesse verfügt, damit er sie angemessen auf dein NetSuite ERP abbilden kann - in der Regel wird dies ein IT-Manager oder der CIO sein.

Admin:
Jemand, den du mit der täglichen Verwaltung deines NetSuite ERP beauftragst und der das Projekt während der Implementierung und darüber hinaus begleiten wird. Diese Position wird oft von einem NetSuite-Admin-Spezialisten oder einem internen Mitarbeiter besetzt, der NetSuite Schulung.

Produkt Champion:
Stell dir diese Person als deinen Superuser vor. Ihre Aufgabe ist es, die Nutzerakzeptanz voranzutreiben, indem sie die Abteilungsleiter und die zukünftigen Endnutzer frühzeitig einbezieht.

Entwickle einen Zeitplan für das Projekt

Die Erstellung eines Projektzeitplans in der Planungsphase deiner NetSuite-Implementierung ist entscheidend für den Erfolg des Projekts. Er hilft dir nicht nur dabei, das Projektbudget zu überwachen und dein Team besser zu führen, sondern macht es auch einfacher, die Leistung der Implementierung zu messen. Die Möglichkeit, den Erfolg der Implementierung zu messen, kann dir helfen, Erwartungen zu steuern, Risiken zu überwachen und dein Team frühzeitig vor Problemen zu warnen sowie Daten zu nutzen, die das Management eines NetSuite-Projekts verbessern.

Laut den Experten von ERP BuddiesDies ist der beste Weg, um den Erfolg deiner ERP-Einführung zu messen:

"Langfristige Ziele sind die wichtigsten Meilensteine eines jeden Projekts. Eine TSA-Frist, ein Konferenzraum-Pilot und eine Blackout-Periode für den Betrieb. Die Festlegung der Termine und die Einhaltung dieser Ziele müssen lange im Voraus vorbereitet werden.

"Kurzfristige Leistungen sind Aufgaben und Projekte, die in einem relativ kurzen Zeitrahmen abgeschlossen werden müssen. Normalerweise gehen sie in eine langfristige Leistung über, aber es gibt auch Fälle, in denen Ad-hoc-Anfragen gestellt werden - ein benutzerdefinierter Bericht muss erstellt oder eine nicht geschäftsbedingte Anpassung vorgenommen werden. In jedem Fall ist es hilfreich, die langfristigen Ergebnisse zu kennen, damit du bestimmen kannst, wie sich kurzfristige Aufgaben und Projekte auf das Gesamtprojekt auswirken."

Aus diesem Grund ist es wichtig, einen guten NetSuite-Implementierungspartner zu haben oder jemanden, der den Prozess bereits durchlaufen hat. Er wird dafür verantwortlich sein, die Informationen aus deinem aktuellen Datenspeicher zu nutzen, herauszufinden, was du von deiner neuen Software erwartest, und dir dabei helfen, einen Projektzeitplan zu erstellen, der die vier Kernphasen eines Projekts berücksichtigt (Planung, Entwicklung, Test und Einsatz)für die Umsetzung deines Unternehmens.

 "Ein größeres Projekt erfordert oft mehrere Partner für die Umsetzung. Das ist dann der Fall, wenn die Abteilungen und Betriebe über eine große Anzahl von Mitarbeitern und damit auch über mehr Führungsaufgaben verfügen. Angesichts der natürlichen Arbeitsbelastung, die sich aus der Einhaltung von Umsetzungsergebnissen, Projektzeitplänen und Meilensteinen ergibt, könnte ein Kunde meinen, dass mehr Berater von vielen Partnern die Lösung sind. Täusche dich nicht - Aufgaben und Projekte werden sich überschneiden, was wiederum Abstimmungsgespräche erfordert, bei denen die Lösungen möglicherweise aufeinandertreffen und neu gestaltet werden müssen.

Konfiguration

Die Konfigurationsphase deines Projekts ist entscheidend für den weiteren Erfolg deiner NetSuite-Implementierung. Wenn du die Einstellungen in deiner aktuellen Software öffnest, siehst du im Wesentlichen das Konfigurationsmanagement, das deine Server, Netzwerke, Rechenzentren, IT-Bewertungen, Konfigurationsdateien und Betriebssysteme verwaltet - im Grunde den gesamten Betrieb deines Unternehmens.

Wenn du deine ERP-Software umstellst, ist es wichtig, dass du jede Änderung während der Konfigurationsphase sorgfältig nachverfolgst, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und Datenkomplikationen nach der Implementierung zu vermeiden.

Datenzuordnung und -bereinigung

Die Datenqualität ist von entscheidender Bedeutung, wenn du die Migration deines aktuellen Systems auf ein NetSuite ERP-System in Betracht ziehst. Es ist wichtig sicherzustellen, dass deine Daten vor der Migration in das neue System bereinigt und gemappt wurden; dies wird die Gesamtproduktivität deines neuen ERP-Systems erhöhen.

Eine produktive Übung ist es, sich mit dem Feld in deinem neuen ERP vertraut zu machen und dieses zu nutzen, um die Daten in deinem Ausgangssystem zu gruppieren. Auf diese Weise kannst du deine Daten bereinigen und organisieren und weißt genau, wonach dein neues ERP-System sucht.

Datenbereinigung:
Jetzt, wo du die Tiefe deiner Daten kennst und weißt, wie deine Datensätze im Vergleich zum neuen System aussehen, kannst du damit beginnen, deine Daten zu bereinigen und sie für die Migration vorzubereiten. Die Erstellung von Datenprofilen ist ein wichtiges Element des Bereinigungsprozesses. Sie hilft dir dabei, die Qualität der Daten zu bewerten, ob du Datenanomalien oder wiederkehrende Fehler in der Masse angehen kannst und wie du deine Daten für die Migration auf die neue Plattform abbilden willst.

Datenzuordnung:
Sobald du deine Daten bereinigt hast, kannst du damit beginnen, die Felder deines aktuellen ERP-Systems mit deinem neuen NetSuite ERP abzugleichen. Die Daten, die du in der Mapping-Phase nutzt, helfen dir dabei, wertvolle Informationen aus deinen bestehenden externen und internen Quellen zu extrahieren und zu vereinheitlichen und sie in ein geeigneteres Format für dein neues ERP-System zu bringen.

Die Komplexität der Datenmapping-Phase variiert von Unternehmen zu Unternehmen, aber in jedem Fall ist es wichtig, einen technischen Experten zu Rate zu ziehen, der dir hilft, einen klaren Zeitplan für die Datenmigration zu erstellen, jede Abteilung zu unterstützen, damit sie genau versteht, was von ihnen verlangt wird, und sicherzustellen, dass die gesamte Datenmigrationsphase ein Erfolg wird.

51% der Unternehmer haben sich für die Implementierung eines NetSuite ERP-Systems entschieden, weil es die Datenmigration bewältigen kann

Um weitere Einblicke in ERP-Implementierungen zu erhalten, lade unseren unabhängigen NetSuite-Marktbericht herunter.

Entwicklung - NetSuite-Projektmanagement-Methoden

In dieser Phase des Projekts liegt der Schwerpunkt auf der Konfiguration und Entwicklung des neuen ERP-Systems deines Unternehmens. Abhängig von der Komplexität des Projekts, der Anzahl der beteiligten Teams und der Beteiligung von Partnern wird diese Phase wahrscheinlich nach einer Wasserfall- oder einer agilen Methodik ablaufen. Konsequente Demonstrationen und Check-ins sind für den Erfolg dieser Phase entscheidend. Du willst den Fortschritt der einzelnen Bausteine messen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse im Zeit- und Budgetrahmen liegen.

Wenn ein NetSuite-Partner eine hybride Methodik verwendet, wird er in dieser Phase oft zu agil übergehen, um die User Stories des Projekts zu analysieren und zu entwickeln.

Eine Benutzergeschichte ist ein Werkzeug, das in einer agilen Methodik verwendet wird, um die Beschreibung einer Softwarefunktion aus der Perspektive eines Endnutzers zu erfassen. Es hilft dem Implementierungsteam oft dabei, ein System mit Blick auf die Endnutzer zu entwickeln, um sicherzustellen, dass das Endprodukt leicht übernommen werden kann.

User Stories werden in der Regel in zweiwöchige Sprints unterteilt, an deren Ende eine Sprint-Demo steht. Diese Demo sollte mit den User Stories verglichen und am Ende jedes Sprints abgezeichnet werden. 

Nach Angaben von Divyesh Soni, Direktor und IT-Berater bei ERP Buddies, sind die besten Methoden für eine ERP-Einführung Wasserfall, Agile und Scrum 10. Er empfiehlt außerdem die Verwendung eines der folgenden Projektmanagement-Tools: Teamwork, JIRA, Monday.com, Workbook oder Mavenlink.

Divyesh ist verantwortlich für die Bereitstellung professioneller Dienstleistungen und Implementierungen von NetSuite für die Kunden von ERP Buddies Inc. Divyesh bewertet die Bedürfnisse der Kunden, entwickelt Pläne zur Lösung ihrer Probleme und setzt diese Pläne um, um den Kunden zu helfen, kreative Wege zu finden, um ihre Unternehmen effektiver zu führen und dabei die Technologie als Antrieb zu nutzen.

Er liefert NetSuite, einschließlich Konfiguration, Prozessumgestaltung und Support-Eskalation. Divyesh plant, verwaltet und kommuniziert den Projektfortschritt, indem er die Projektmeilensteine erreicht und die Projektdynamik aufrechterhält. Er dokumentiert Geschäftsprozesse, Business Mapping, Geschäftsanforderungen und Besprechungsnotizen. Er behält die Kontrolle über mehrere Projekte und Aufgaben und hält sich dabei an enge Fristen. Divyesh sorgt dafür, dass die Zielvorgaben für die Auslastung des Teams eingehalten werden.

Testen

Keine Datenmigration sollte ohne vorherige Tests erfolgen. Am effektivsten ist es, wenn du die Daten in Untergruppen einteilst und einen Abschnitt nach dem anderen testest. Beginne mit der Prüfung kleinerer Datengruppen - z. B. dem Bestand eines Produkts - und gehe zu größeren Gruppen über, wenn du sicher bist, dass jede Datenabbildung korrekt funktioniert. So verhinderst du, dass Probleme auftreten, und kannst fehlerhafte Daten identifizieren und entfernen.

Projekt-Gesundheitschecks

Das frühzeitige Erkennen von Problemen im Projekt kann die Erfolgsquote deiner NetSuite-Implementierung erhöhen. Regelmäßige Health Checks geben dir einen Überblick über den aktuellen Stand des Projekts und zeigen dir, in welchen Bereichen Verbesserungen notwendig sind. Die Durchführung von Health Checks ist eine großartige Lernmöglichkeit für dich und dein Team. Sie können dir helfen, Probleme zu erfassen und zu lösen, ohne das Projekt zu verzögern oder dein Budget zu sprengen.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, einen Projekt-Gesundheitscheck durchzuführen: 

1. Überprüfe die ursprünglichen Projektziele, um festzustellen, ob sie noch relevant sind.
2. Führe regelmäßig Risikobewertungen durch.
3. Miss regelmäßig das Zeitmanagement, das Budget und die Qualitätskontrolle.
4. Kommuniziere regelmäßig mit deinem Implementierungsteam.
5. Überwache deine Ressourcen, um sicherzustellen, dass sie im Team effizient genutzt werden.

Einsatz

Dies ist die letzte Phase des Projekts, in der die endgültigen Anforderungen in die Produktion übergehen und die Endnutzer die neue Software nutzen können. Die Einführungsphase ist in drei Phasen unterteilt: Schulung und Vorbereitung vor der Einführung, Einführung und Unterstützung nach der Einführung.

Um sicherzustellen, dass diese Phase erfolgreich verläuft, ist es wichtig, einen Plan für die Einführung zu erstellen. Viele Experten empfehlen, mit der Einführung am Wochenende zu beginnen, damit der Betrieb während der Woche nicht beeinträchtigt wird. Für einige IT-Teams könnte es sich jedoch lohnen, die Einführung zu einem früheren Zeitpunkt in der Arbeitswoche zu beginnen, damit du Zeit hast, alle größeren Probleme zu beheben.

Wenn du die Nutzerinnen und Nutzer schulen musst, muss dies vor dem Starttermin geschehen, um Probleme nach der Einführung zu vermeiden.

Während der Einführung müssen sowohl du als auch dein NetSuite-Partner ihre Ressourcen bündeln, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten. Beide Teams müssen für letzte Korrekturen oder Probleme bei der Einführung zur Verfügung stehen.

Damit deine Einführungsphase erfolgreich verläuft, solltest du die Projektphasen mit deinem ursprünglichen Projektzeitplan abstimmen. Auf diese Weise kannst du alle Hindernisse oder Verzögerungen während der Einführung genau im Auge behalten und deinen Partner und dein internes Team zur Verantwortung ziehen, wenn es zu Verzögerungen im Zeitplan kommt.

Die Akzeptanz des Produkts fördern

Dein revolutionäres neues ERP-System wird veraltet sein, wenn dein Team sich weigert, es zu benutzen. Mangelnde Akzeptanz nach der Einführung ist eine häufige Hürde, an der die meisten Unternehmen scheitern. Um sicherzustellen, dass dein Projekt nicht scheitert, ist es wichtig, dass du deine Mitarbeiter/innen so schulen und unterstützen kannst, dass sie das neue System sicher nutzen können.

Ausbildung

Es ist schädlich für dein Unternehmen, mit der Schulung zu warten, bis das System in Betrieb ist, vor allem, wenn sie in den Wochen vor dem Starttermin durchgeführt werden kann. Es gibt eine Reihe von verschiedenen Schulungsmöglichkeiten für dein Team, von Video-Tutorials bis hin zu persönlichen Schulungen. Wir empfehlen dir, dich mit deinem NetSuite-Partner in Verbindung zu setzen, um ein Schulungsprogramm zusammenzustellen, das für dein Unternehmen von Vorteil ist.

Entdecke das Angebot an NetSuite-Schulungsressourcen.

Unterstützung und Förderung des Go-Live

Während der Schulungsphase des Projekts wirst du hoffentlich einige deiner Mitarbeiter/innen bemerken, die engagiert, versiert und begeistert von dem neuen ERP-System sind. Unabhängig von ihrer Abteilung oder ihrer Funktion ist es wichtig, dass du diese Personen einsetzt, denn sie sind ein wertvolles Kapital im Kampf gegen den Widerstand der Benutzer. Sie werden deine NetSuite Champions sein, die ihr Wissen, ihre Fähigkeiten und ihre Begeisterung mit ihren Kollegen teilen. Diese Mitarbeiter werden die Akzeptanz bei den Endbenutzern fördern, also beziehe sie in alle Systemaktualisierungen, Anpassungen oder Änderungen mit ein. Sie fungieren als Brücke zwischen den technischen Experten und Entscheidungsträgern und dem Rest der Organisation und helfen den Endnutzern, NetSuite von der Basis aus zu erlernen und sich anzupassen.

Eine weitere Möglichkeit, die Go-Live-Kampagne zu fördern, ist die spielerische Einführung. Ein gesunder Wettbewerb und Anreize können deine Mitarbeiter motivieren, die Plattform zu nutzen, und ihnen helfen, sich mit NetSuite ERP stärker zu engagieren.

Messung der Annahme

Um die Nutzerakzeptanz zu messen, empfehlen wir, in den Monaten nach der Einführung einen Dialog für das Feedback der Mitarbeiter einzurichten. Neben der Nutzung von SuiteAnalytics und allen wichtigen Plugins in SuiteApps empfehlen wir auch die Verwendung von NetSuite's Adoption Service. Sie helfen dir bei der internen Umstellung deines ERP-Systems und geben dir Werkzeuge an die Hand, mit denen du die Produktivität und die langfristige Nutzerakzeptanz aufrechterhalten kannst.

Aktualisieren des NetSuite Dashboards

Wenn du dir sicher bist, dass NetSuite in deinem Unternehmen effizient läuft und deine Mitarbeiter/innen gut damit zurechtkommen, kannst du anfangen, über einige der Ziele nachzudenken, die du in der Anfangsphase des Planungsprozesses in Betracht gezogen hast. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zusätzliche Funktionen einzuführen und alle Methoden zu überarbeiten, die mit dem neuen NetSuite ERP effizienter umgesetzt werden können.

Nutze die NetSuite Dashboards, um einen ausführlichen Bericht über dein Unternehmen zu erstellen und zu erfahren, wie das System deine internen Prozesse verbessert und deinen Gewinn gesteigert hat. Schließlich kannst du die Vorteile der eine Reihe von Plugins und Anwendungen von Drittanbietern die du auf SuiteApps findest. Wenn du jedoch ein komplexeres ERP-Upgrade in Erwägung ziehst, empfehlen wir dir, dich an einen NetSuite-Berater zu wenden, der dir helfen kann, deinen Betrieb erfolgreich zu erweitern, ohne dein bestehendes System zu beeinträchtigen oder den laufenden Betrieb zu unterbrechen.