Pregunta al experto: cómo acelerar el valor minimizando los riesgos

Cada proyecto de implantación de ERP en la nube tiene un perfil de Riesgo/Recompensa único para la organización y la tecnología concretas que se está implantando.

Este artículo explora un caso práctico en el que utilizamos un análisis de "exploración rápida", con un enfoque por fases, para crear inmediatamente valor y aceptación por parte de los usuarios, al tiempo que se minimizaban los riesgos y se permitía que la fase posterior se basara en las anteriores. Este artículo destaca seis pasos que puedes trasladar inmediatamente a tus propios proyectos de ERP. También explora qué miembros del equipo son más útiles en cada fase de tu viaje.

El beneficio que obtuvimos de este enfoque es que permitió a la organización de nuestro cliente generar una confianza inicial en los sistemas ERP para resolver problemas y liberar tiempo a la vez que se crea un impulso interno, habilidades y confianza en la tecnología. A día de hoy, seguimos realizando rápidamente implantaciones más complejas e intrincadas con interrupciones mínimas.

Ten en cuenta que nuestro caso práctico es una empresa de fabricación y distribución que utiliza Oracle NetSuite, pero los principios pueden aplicarse a la mayoría de sectores y tecnologías ERP. Además, ten en cuenta que este caso práctico no es una transición completa a un nuevo sistema ERP, sino una ampliación de la funcionalidad ERP existente.

Hemos utilizado muchos de los mismos conceptos para implantaciones completas, en las que permitir la introducción progresiva de ciertas características puede reducir el riesgo. Sin embargo, en una implantación completa, hay que aplicar más rigor a la recopilación de requisitos formales y al mapeo del sistema para minimizar el riesgo que en una exploración rápida.
La implantación de un ERP en la nube puede durar entre 4 y 6 meses y 52% de las empresas están implicadas todo el tiempo. 

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1. Empieza con un análisis rápido

Las exploraciones rápidas son nuestro punto de partida para cualquier nuevo compromiso en el que nos ocupemos de un sistema ERP existente. Una exploración rápida es una evaluación y catalogación de alto nivel de los sistemas de una empresa para hacer las cosas en relación con las áreas que estamos abordando. Puede incluir los sistemas informáticos, los procesos físicos, los rastros de papel y las transferencias hacia y desde otros departamentos: cualquier cosa que afecte al funcionamiento cotidiano.

No buscamos detalles o precisiones extremas, que pueden empantanar las exploraciones, sino más bien cómo se están haciendo las cosas ahora mismo con los procesos actuales -personas, papel, sistemas informáticos-. Hay que revisar la documentación sobre los requisitos empresariales y los SOPS, aunque estén obsoletos, ya que contribuyen a ampliar el panorama.

Es importante entrevistar a los usuarios finales y auditar el sistema ERP actual. Busca la calidad de los datos y los flujos de información. Localiza cualquier nuevo crecimiento masivo, nuevas fuentes de ingresos o procedimientos adicionales que puedan haber hecho que los procesos sean repentinamente difíciles de manejar.

Como mi equipo está especializado en fabricación, las visitas in situ para observar las instalaciones de producción y almacén garantizan que nuestros rápidos análisis se ajusten al funcionamiento real de tu organización. Intentamos reunirnos con los quejosos de todos los niveles de la organización que están frustrados con el estado actual y tienen muchas ideas, algunas fantasiosas, otras brillantes, sobre lo que debería cambiar. Combinar sus aportaciones con nuestro amplio conocimiento del mercado es el punto dulce que tratamos de alcanzar.

Ten en cuenta que las exploraciones rápidas son diferentes de la recopilación de requisitos empresariales rigurosos. Los requisitos empresariales son una aportación inestimable a las exploraciones rápidas y absolutamente esenciales para una nueva implantación. Sin embargo, una diferencia clave es que quienes reúnen los requisitos empresariales tienden a ser más intelectuales y previsores, catalogando todas las áreas por igual y hablando a menudo con las personas en las reuniones, en lugar de observarlas.

La intención de una exploración rápida es analizar los movimientos del momento actual, tal y como existen dentro de una organización, con las urgencias, dificultades y oportunidades. "¿Para qué sirve el papeleo del portapapeles? ¿Por qué se hace dos veces?" Los PNT y los documentos de Requisitos Empresariales rellenan las piezas que faltan, pero la exploración rápida es "aquí, ahora y hoy".

Recursos de exploración rápida

Las exploraciones rápidas deben realizarse con una combinación de recursos internos que comprendan el negocio de la empresa y recursos externos con experiencia en la tecnología que otras empresas han implantado con éxito. Se trata de una mezcla esencial, porque el enfoque de valor debe dirigirse a las necesidades específicas de la empresa, y necesitamos comprender los obstáculos y oportunidades exactos de cada área. Como ya se ha dicho, los que se quejan son esenciales, al igual que los líderes no oficiales y la gente que lo hace físicamente.

Nuestra rápida exploración Conclusión

Nuestro rápido escaneo reveló qué áreas eran las más urgentes, cuáles tenían un riesgo bajo/medio/alto, y qué departamentos eran adaptables o se resistían al cambio. A partir de ahí, la hoja de ruta se hizo evidente para nuestros objetivos a corto plazo.

2. Utiliza un enfoque gradual con victorias rápidas

El producto final de una exploración rápida es una evaluación, desglosada en áreas de oportunidad, con un enfoque por fases. El beneficio más significativo de una exploración rápida es que ahora tenemos las cosas claras y centradas: sabemos lo que es urgente, lo que puede esperar, lo que necesita más información y dónde hay que explorar distintas soluciones.

En este punto, a menudo oímos protestas a este planteamiento: "La razón por la que nos decidimos por este nuevo ERP es toda esta nueva funcionalidad, ¡y ahora no podemos tenerla!". Mi respuesta es: por supuesto que puedes tenerlo todo y más, pero si adoptamos un enfoque medido y escalonado, tendrás éxitos inmediatos y rendimientos sobre los que se puede construir, en lugar de un gran estallido con una mezcla de éxitos y fracasos.

Por eso, ahora buscamos primero pequeños éxitos y victorias rápidas de bajo riesgo. Queremos cualquier cosa que elimine el caos de las operaciones actuales, libere tiempo de tareas sin valor añadido y genere confianza en los sistemas informáticos como respuesta a los problemas. Con cuantos más departamentos podamos interactuar, mejor. Queremos crear expectación y hambre de soluciones tecnológicas, para que los departamentos empiecen a pedir más.

La aportación del equipo

En esta fase, reforzamos nuestro equipo. Queremos más recursos internos y externos que tengan habilidades específicas para nuestro plan de implantación. Dos puntos centrales de los recursos internos son la transferencia de conocimientos y las pequeñas tareas manejables de recopilación de información, que aumentarán a lo largo de la implantación.

Las pequeñas victorias antes mencionadas deben dirigirse primero a las tareas cotidianas de estos recursos internos siempre que sea posible, liberando su tiempo para nuestro proyecto. Los recursos externos deben ser expertos precisamente en lo que se necesita. Si estos recursos muestran talento para la enseñanza, emparéjalos con los recursos internos para potenciar la transferencia de habilidades.

Descubre los actores clave en la implantación de un ERP en la nube

Nuestros ejemplos de victorias rápidas

Una de nuestras victorias rápidas inmediatas fue devolver los informes que se generaban exportando datos de nuestro ERP a Excel al ERP para generar informes en tiempo real. Esto no sólo garantiza que todos vean la información más actual y actualizada, sino que también asegura que todos estemos en la misma página. Otra ventaja es que ahora los ojos están en el sistema ERP, que es donde queremos que estén.

He aquí un ejemplo sencillo de un informe que tenía varios pasos y era manual, trasladado al sistema ERP para su exportación directa en tiempo real:

Este informe se creaba al final del día siguiendo los siguientes pasos:

1. El supervisor de producción -nuestro público objetivo #1 para la primera fase de nuestro despliegue- recorrió la zona con un portapapeles, tomando notas de los niveles de suministro.
2. A continuación, el supervisor de producción tomaba estas cifras y las introducía en una hoja de Excel.
3. Las columnas de lotes y libras adicionales se calcularon e introdujeron en función del tamaño de los lotes.
4. Por último, se envió por correo electrónico a todos los miembros del equipo de planificación.

Como los datos ya estaban en nuestro ERP, hemos sustituido todo el proceso de búsqueda y campos calculados de NetSuite anterior por la misma información a petición de cualquiera, incluidos los trabajadores remotos que tienen acceso a NetSuite. Hemos reducido las etapas de cuatro pasos a uno, con la ventaja de disponer de datos en tiempo real 24 horas al día, 7 días a la semana.

El proceso fue sencillo y dio a todos los implicados acceso a ganancias rápidas. Los miembros del equipo informático ganaron más visibilidad sobre el sistema ERP, lo que hizo más eficaz su flujo de trabajo, y fue una gran victoria para nosotros, ya que libera tiempo del supervisor de producción para nuestro proyecto.

La siguiente victoria rápida fue crear una "Biblioteca Corporativa" (encontrarás un artículo sobre cómo hacerlo en NetSuite en mi LinkedIn). Esta biblioteca nos permite "publicar" informes auditados y enlaces para que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Los miembros del equipo vienen aquí primero cuando buscan algo, y pueden ver también qué informes publican otros departamentos.

A continuación puedes ver el informe al que se hace referencia más arriba dentro de la Biblioteca Corporativa de nuestro cliente.

Otro ejemplo es el cambio de nombre de los artículos para que tengan nombres más precisos y legibles. Esto no sólo allana el camino a las plataformas móviles, sino que hay menos formación para los nuevos empleados y muchos menos errores de introducción de datos. En el ejemplo de la tableta móvil que aparece a continuación, todos los elementos PKG solían ser números que había que memorizar o buscar.

ANTES - Los ítems eran numéricos, no aptos para humanos:

DESPUÉS - Los elementos tienen nombres legibles por humanos:

Esto es muy visible para todos, ¡y la aceptación fue ENORME! Tu objetivo en la fase de "victoria rápida" es crear confianza y hacer que los equipos te pidan más constantemente.

3. Aplicar plenamente un área de bajo riesgo y alto rendimiento

Tras aplicar las victorias rápidas de la fase 2, debe elegirse un área de enfoque. Podría ser un departamento con el mayor caos, con más que ganar o con las mayores posibilidades de éxito debido a los actores implicados.

Resiste cualquier tentación de ampliar el alcance; es mejor tener una implantación pequeña y de gran éxito que una gran chapuza con una mezcla de éxitos y fracasos. De forma similar al ejemplo anterior con nuestro supervisor de producción, intenta liberar tiempo de los recursos que necesitas para tu proyecto.

La aportación del equipo

Si se trata de una gran reescritura de tu ERP, a menudo descubrirás que la mayor parte de la funcionalidad deberá implantarse al mismo tiempo. Sin embargo, trata de buscar áreas que sean fáciles de introducir después, como los procesos de calidad basados en papel, que pueden seguir siéndolo hasta que se estabilice la implantación inicial.

Esto mantiene a los miembros del equipo del proyecto centrados en un conjunto de usuarios finales y procesos, y aumenta enormemente tus posibilidades de conseguir un éxito muy visible dentro de la organización.

Nuestra primera gran implantación de ERP en la nube

Decidimos centrarnos en el departamento de producción con el objetivo fundamental de mejorar la precisión de su inventario, que afecta a todo su funcionamiento. Decidimos conscientemente prescindir de cualquier cosa adicional que incluyera a los equipos de finanzas y contabilidad, que serían nuestro centro de atención sólo después de esta implementación inicial. Esto tenía aún más sentido porque los datos recogidos por el departamento de producción informarían y verificarían los rendimientos, el cálculo de costes y las tasas de ejecución, que afectan directamente a los aspectos financieros.

Como estábamos implantando una interfaz de fabricación avanzada de NetSuite con una mesa móvil, otras ventajas secundarias aparecieron de forma natural sin apenas esfuerzo adicional, y las introdujimos rápidamente tras el despliegue inicial.

Estas ventajas incluían: índices de ejecución de la producción en tiempo real, factores de rechazo y responsabilidad por los tiempos de inactividad. Sin embargo, dejamos claro que estas ventajas dependían del uso adecuado del sistema, que fue nuestro único objetivo durante el primer mes.

El "plan de retroceso" para nuestros equipos era sencillo: seguir utilizando los sistemas manuales, basados en papel, ineficaces y lentos que tienes actualmente.' Cuando lo anunciamos, había más miedo a seguir con los sistemas antiguos que a pasar a la nueva funcionalidad. Además, dejamos claro que la precisión 100% durante la primera semana era una ventaja, pero que no debía esperarse inmediatamente. La doble comprobación, la tutoría y la orientación eran las principales prioridades.

Tuvimos una fase de "puesta en marcha" muy satisfactoria, con nuestros primeros informes de eficiencia de la producción terminados en la primera semana. La precisión del inventario mejoró cada mes de forma constante, pasando de miles de libras de variación a menos de 100 libras en los tres primeros meses.

A medida que continuaba la recopilación de datos, empezaron a surgir tendencias y pudimos actualizar nuestros índices de ejecución, los rendimientos de los componentes y los costes de inactividad, lo que permitió que la implicación de las finanzas mejorara de forma natural. Y lo que es más importante, ahora los departamentos nos pedían informes y sistemas en lugar de que nosotros les persiguiéramos para obtener información y cooperación.

4. Elige tu siguiente área con el mismo cuidado que elegiste la primera

Tras una exitosa fase de puesta en marcha de la nueva funcionalidad, de repente tendrás una gran demanda de más sistemas. Es tentador pensar que, como la primera área tuvo tanto éxito, ahora todo será igual de fácil. Es un momento peligroso, así que no bajes la guardia.

Hay muchos ejemplos a lo largo de la historia de la humanidad en los que una persona de gran éxito se vio envuelta en dificultades inesperadas en su siguiente empresa. Cada área tiene un perfil de riesgo-rendimiento único, y un fracaso aguijonea a una organización durante mucho tiempo. Querrás una funcionalidad adicional que se asiente sobre una base sólida creada en los pasos anteriores, pero sigue siendo un proceso cauteloso.

Detente y examina las lecciones aprendidas de la anterior implementación exitosa. ¿Qué fue fácil? ¿Qué fue difícil? ¿Cuáles son las características únicas del proyecto anterior que cambiarán las áreas futuras?

Además, vuelve a mirar el paisaje, tal vez necesites realizar otra exploración rápida para determinar qué zona debe ser tu siguiente foco de atención. Pregúntate: ¿cuál es el siguiente lugar lógico en el que centrarte? ¿Qué tiene el rendimiento más significativo con el menor esfuerzo? ¿Qué departamento tiene todo el equipo listo para movilizarse? ¿Qué habilidades aún deben desarrollarse?

Vuelve a la exploración rápida original y elige sabiamente tu siguiente movimiento. Tu mentalidad debe seguir siendo: cuanto menor sea el riesgo, mejor, a menos que los rendimientos o el caos te guíen en sentido contrario.

La aportación del equipo

En cuanto al personal, reexamina tus equipos internos y externos. Si no has oído hablar del "Principio de Peter", búscalo. Es vital que los miembros del equipo se mantengan contentos, con poder, y que los individuos estén ahí en función de sus capacidades, no de éxitos pasados en una circunstancia diferente. También es esencial incorporar nuevos talentos al equipo para complementar el conjunto de habilidades actuales. Mira tanto externa como internamente mientras reequipas al nuevo grupo para el éxito.

Nuestro siguiente paso natural

Para nuestro cliente, el siguiente paso natural era trabajar con finanzas para marcar con precisión los costes de mano de obra. Como el equipo de producción ya estaba familiarizado con la tableta de fabricación avanzada y los errores se habían reducido al mínimo, la recopilación de datos laborales adicionales en la tableta podía proporcionar ahora la base de un análisis más profundo que la contabilidad y las finanzas buscaban en el sistema ERP.

5. Preparar a la organización para gestionar su ERP a largo plazo

A medida que tu implantación madure, los datos evolucionarán hacia una inteligencia empresarial que puede mejorar la eficiencia y descubrir otras áreas del departamento que necesitan actualización.

La aportación del equipo

Es el momento de cambiar la composición de tu equipo informático, de expertos externos a corto plazo en campos específicos, a personal interno, que gestionará los sistemas en un sentido más amplio. Un gran foco de atención será transferencia de conocimientos y contratación de recursos internos que lleven la antorcha hacia adelante.

Nuestra estrategia a largo plazo

Asignamos a tres personas internas para gestionar la implantación a largo plazo. En el equipo, teníamos un administrador de NetSuite ERP, responsable del maestro de artículos y de crear permisos de usuario, y dos administradores de datos que comprobaban la exactitud e integridad de la entrada de datos.

6. Mantente en contacto con tu cliente

De forma natural, los proyectos ERP se aceleran y luego se estabilizan. Permanecer en estrecho contacto con las empresas con las que trabajamos nos permite volver a visitarlas y continuar juntos el viaje.

La mayoría de mis relaciones con los clientes son plurianuales, con muchos cambios para ambos. Las empresas pueden ser adquiridas, realizar sus propias adquisiciones o pasar por cambios significativos mientras crecen en nuevos mercados. Como estábamos muy implicados y teníamos el pulso del mercado tecnológico, estábamos en una posición única para asesorarles. Así que ¡mantente en contacto!

Mis proyectos más gratificantes suelen ser con clientes con los que ya hemos recorrido con éxito un emocionante viaje de implementación y que ahora están preparados para dar el siguiente paso.

Sobre el autor

Shelly Gore es una líder acreditada en sistemas ERP basados en la nube. Ha diseñado e implantado arquitecturas complejas como NetSuite Advanced Manufacturing, NetSuite OneWorld, planificación de la demanda y el suministro, EDI, contabilidad de costes por variación estándar, calidad, planificación de la capacidad, programación finita y SGA. Shelly crea y aplica hojas de ruta específicas, exclusivos para los requisitos de una empresa, que maximizan las mejores tecnologías y la rentabilidad de la inversión.

Su objetivo es aportar claridad, sencillez y enfoque a procesos complejos. Shelly también aparece en nuestro Mujeres influyentes en NetSuite artículo.