La migration des données NetSuite est un aspect de la mise en œuvre qui doit être pris au sérieux, car un faux pas pourrait entraîner une perte définitive ou un dommage irrévocable de données.
Si tu travailles avec des programmes obsolètes ou indésirables, et que tu as décidé de transférer tes opérations de gestion de la relation client (CRM) ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) vers un nouveau logiciel, alors une procédure de migration formelle est une nécessité. Heureusement, le mappage des données NetSuite est raisonnablement simple grâce à la boîte à outils intégrée de NetSuite.
Trop souvent, les entreprises commettent l'erreur de conserver leurs données à plusieurs endroits et dans plusieurs systèmes, qu'il s'agisse d'exécuter des programmes CRM et ERP disparates ou de conserver d'anciennes données après le processus de migration des données NetSuite. L'un des principaux arguments de vente du programme basé sur le cloud étant la force de son CRM et de son ERP, l'utilisation de logiciels distincts devient inutile une fois l'intégration des données NetSuite terminée.
La migration des données NetSuite est également une opération très ordonnée. Non seulement les informations en double sont éliminées pour accroître l'intégrité des données, mais la migration de tes données existantes vers NetSuite à partir d'un ancien système permet de les nettoyer pour qu'elles répondent aux exigences du style de champ et de structure de NetSuite avant d'être importées avec l'outil de mappage des données de NetSuite. Les fichiers CSV constituent une grande partie de l'opération de mappage des données de NetSuite, ce qui rend le processus encore plus simple car il associe les colonnes aux champs appropriés et fournit une liste de sélection pour que tu puisses t'assurer que chaque choix est correct.
Bien que la migration des données dans NetSuite ait été conçue pour être aussi indolore que possible, elle peut tout de même être un processus perturbateur, et peut causer des maux de tête sur plusieurs fronts si tu ne fais pas attention.
"Le processus de migration des plateformes ERP est souvent complexe et comporte de nombreux risques, et la migration vers NetSuite n'est pas différente.
"L'application de processus méthodiques éprouvés et la conduite de la participation des utilisateurs tout au long du projet contribuent souvent de manière significative à réduire ces risques, à assurer une migration réussie et un chemin plus fluide vers l'adoption complète par l'utilisateur final."
Jon Ryan, directeur général, BlueBridge One
En gardant ces mots à l'esprit, voici quelques conseils essentiels pour que l'intégration de tes données NetSuite se déroule le mieux possible.
1. Prépare ton personnel à la migration des données de NetSuite
Lorsque tu es pris dans le processus d'intégration et de migration des données NetSuite, avec toutes les actions et la préparation que cela implique, il peut être facile d'oublier que ton personnel a besoin de savoir exactement ce qui se passe. Une communication claire est de la plus haute importance, et des mises à jour fréquentes les aideront à comprendre ce que tu fais et comment cela affectera leur travail et leur emploi du temps, à la fois pendant et après la migration.
Une bonne approche consiste à réunir une équipe de migration spécialisée, idéalement composée de chefs de service et de ressources externes (comme un partenaire de mise en œuvre).
Ils devraient être chargés de créer une feuille de route pour les premières étapes, couvrant les points suivants :
- Quels rôles les chefs de service devront-ils jouer ? Seront-ils des conseillers, fournissant des informations en retour, des recommandations et des idées sans participation directe ? Participeront-ils aux tâches techniques, telles que l'importation et la préparation des données ? Seront-ils purement techniques et se concentreront-ils sur la gestion et l'analyse des données ?
- Quelles sont les exigences techniques pour la mise en forme des formulaires, ainsi que pour l'exportation, la mise en forme et la préparation des données ?
- Combien de temps chaque responsable de service doit-il consacrer au processus de migration des données NetSuite ?
- Des ressources externes ou des travailleurs indépendants vont-ils être affectés par une intégration de données NetSuite ? Et quel rôle doivent-ils jouer dans la migration ? Prends en compte les comptables, le personnel des agences et les entrepreneurs, ainsi que leur disponibilité.
- S'assurer que toutes les conclusions sont transmises aux parties concernées.
2. Identifie les données à migrer
Le mappage des données NetSuite est une tâche assez délicate, grâce aux outils de migration des données de NetSuite et à sa volonté de rendre le processus relativement indolore, mais tu dois tout de même identifier précisément les données que tu veux migrer.
Une fois que tu sais quelles données tu vas apporter à NetSuite, tu dois t'assurer que le fichier de téléchargement contient tout ce que tu as mis en évidence. Le téléchargement d'un fichier CSV est la méthode la plus rapide pour importer des données dans NetSuite, mais vérifier que les données sources sont exactes et complètes au préalable devrait être une évidence.
Tu dois également t'assurer d'avoir identifié les champs obligatoires et vérifié qu'ils sont inclus dans le fichier CSV. Commencer le processus de migration des données vers NetSuite sans ces données provoquera une erreur qui peut sérieusement affecter le calendrier du projet. Heureusement, NetSuite marque les champs obligatoires d'un astérisque rouge pour une reconnaissance rapide et facile.
N'oublie pas non plus que NetSuite traite les différents types de données différemment. Les données relatives aux comptes reçus et aux comptes créditeurs, par exemple, nécessitent deux fichiers : un fichier d'en-tête et un fichier de niveau de ligne. Le fait de ne pas comprendre la séquence de migration des données entraînera des problèmes qui, encore une fois, peuvent prendre du temps à résoudre.
3. Sois impitoyable
"Abandonne les données historiques", dit Rob MacEwen, directeur général chez Audaxium. "La meilleure façon d'accélérer le chargement des données est d'abandonner les données historiques complexes, comme les commandes des années précédentes, les factures, les paiements, etc. La plupart des clients peuvent très facilement aller de l'avant avec NetSuite en ne transférant que les commandes et les factures en cours et en laissant les années d'informations historiques qu'ils ont dans l'ancien système. Cela permet d'économiser beaucoup d'argent et de temps.
" Il en va de même pour les autres dossiers, comme les pistes, les affaires, les appels téléphoniques. Débarrasse-toi des vieilleries et mets-les dans une sauvegarde quelque part pour référence, mais laisse-les en dehors de NetSuite. C'est beaucoup plus amusant de commencer avec une base de données propre que de patauger dans toutes les vieilles ordures."
4. Considère le coût de NetSuite
Chaque enregistrement reporté de ton ancien système augmente le coût de la migration des données NetSuite. Bien qu'il n'y ait pas une grande différence entre 10 et 100 enregistrements, tu verras probablement une courbe de prix abrupte pour tout nombre d'enregistrements supérieur à ce chiffre. Chaque enregistrement migré coûtera à ton entreprise entre 10 et 50 cents, et si des centaines, des milliers, voire des millions d'enregistrements doivent être déplacés, le coût peut s'élever rapidement.
S'il y a des champs dont tu n'as pas besoin dans NetSuite (comme les modèles historiques), alors tu peux réellement économiser de l'argent en rationalisant les champs avant la migration des données de NetSuite.
5. Vérifie tes champs
Rob dit : "Lorsque tu commences à décider quels champs importer, assure-toi d'utiliser les champs par défaut de NetSuite lorsqu'ils existent et de bien comprendre comment ils sont conçus pour fonctionner. Créer des champs personnalisés juste pour adapter tes données tout en ignorant les fonctionnalités par défaut te causera des maux de tête à long terme. Le nombre de fois où les clients créent des champs personnalisés de représentant commercial, ou de source de prospects, ou de téléphone est bien trop élevé et ils n'auront besoin d'être défaits que plus tard.
" Détermine toutes tes clés communes entre les enregistrements, puis utilise l'ID externe pour faciliter le chargement si tu as une importation complexe. La plupart des enregistrements de NetSuite comportent trois champs qui peuvent être utilisés pour établir des correspondances avec des enregistrements apparentés. Nom/ID, ID interne et ID externe. L'ID interne est réservé à NetSuite, mais l'ID externe est souvent ignoré. C'est un champ très utile, mais il doit être utilisé avec prudence. Tu peux décider de l'utiliser pour intégrer NetSuite à une autre application et donc réserver son utilisation."
6. Nettoyage de données supplémentaires
Bien que la migration des données dans NetSuite soit déjà un processus propre, certaines entreprises peuvent choisir d'effectuer un nettoyage supplémentaire des données. Il peut s'agir de supprimer les enregistrements inactifs et de s'assurer que tous les doublons sont correctement supprimés et détruits. Bien qu'il s'agisse d'un bon ensemble de précautions à prendre, cela peut rendre le processus de migration des données NetSuite encore plus complexe.
Si tu décides de procéder à un nettoyage supplémentaire des données lors de la migration de tes données vers NetSuite, voici alors quelques points clés à retenir :
Définir un identifiant externe - Un identifiant externe est un champ utilisé spécifiquement dans tes enregistrements pour garder un œil sur la clé primaire de l'enregistrement provenant de ton ancien système. Sans ID externe, tu ne seras pas en mesure de faire correspondre définitivement les données importées à tes anciennes données, ce qui peut te rendre vulnérable en cas d'erreur de mappage.
Mappage d'ID externe ou interne - si tu fais référence à des enregistrements NetSuite distincts, tu dois les associer à des identifiants externes ou internes. À moins que tu ne travailles à partir d'une liste de données extrêmement simple, le mappage de cette manière simplifiera grandement l'exécution de recherches et de tâches de recherche et de remplacement pour convertir les valeurs.
Assure-toi que tes données sont vérifiées - Il est difficile d'exprimer l'importance de la vérification des données lorsqu'il s'agit de la cartographie des données de NetSuite. Si tu n'es pas à l'aise avec ton expertise en matière de recherche, demande conseil ou suis un cours accéléré. Le temps consacré à la recherche et à l'apprentissage en vaudra la peine si on le compare au temps qu'il faudra pour corriger une erreur. Une fois que tu es satisfait de tes compétences, assure-toi de vérifier les données qui sont migrées à chaque étape appropriée.
Rob conseillerait d'aller encore plus loin : "Nettoie d'abord. Commence à mettre en place des processus de qualité des données plus stricts avant l'importation. Assure-toi que ce que tu apportes est un ensemble de données complètes. Remplis les champs que les utilisateurs ont laissés vides. Nettoie les enregistrements qui ne répondent pas aux exigences minimales en matière de qualité des données. Si tu ne le fais pas, tu finiras par faire le nettoyage plus tard, dans NetSuite, et tu demanderas de l'aide pour la suppression en bloc et la sauvegarde. Tu devras également procéder à la normalisation des données. Assure-toi que les numéros de téléphone sont formatés et que les champs de numéros sont nettoyés du texte. Il faut s'assurer que tous les champs peuvent être déclarés de façon cohérente."
7. Effectue des tests sur de petites données
Afin de s'assurer que tout est sur la bonne voie et que ta migration de données vers NetSuite se déroulera sans problème, il est préférable d'effectuer des tests avant une migration complète.
"Une fois que tu as commencé à charger, télécharge quelques petits lots de données, puis commence à tester l'utilisateur final sur ces enregistrements", approuve Rob. "Toute erreur ou omission peut être détectée et corrigée lors des téléchargements suivants, plutôt que de tout charger et d'essayer de réparer après coup."
Tester de petites quantités de données et les faire passer dans le nouveau système te permettra de confirmer que les champs pertinents ont été remplis et que les relations ont été établies. En travaillant de cette manière, tu peux vérifier que la présentation des formulaires fonctionne comme prévu et détecter tout problème potentiel avant que l'ampleur de la migration ne les rende moins gérables.
8. Résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils apparaissent
En parlant de gestion des problèmes, une fois le téléchargement des données NetSuite terminé, tu dois veiller à résoudre les erreurs et les problèmes le plus rapidement possible. Si des données incorrectes ont été téléchargées, elles doivent être supprimées immédiatement car, si elles restent, elles peuvent causer des problèmes à l'avenir.
L'examen du journal des erreurs de NetSuite en cas d'échec du téléchargement te montrera ce que tu dois faire. L'étape suivante consistera à recharger les bonnes données, en remplaçant les données "erronées" supprimées par la valeur correcte afin de résoudre le problème.
9. Documente l'ensemble de ton processus d'intégration des données NetSuite
Il est absolument essentiel de conserver des enregistrements et une documentation détaillés relatifs à ta migration de données vers NetSuite. Si des changements interviennent au sein de l'équipe de projet après le début de la migration, ou si tu dois à nouveau déplacer des données dans un avenir proche, une telle documentation te fera gagner un temps précieux et te fournira des informations indispensables.
Voici ce que tu devrais consigner dans ta documentation :
- Qui fait partie de l'équipe de migration et quels sont leurs rôles.
- Comment la cartographie des données a conduit au choix de ce qui devait être migré.
- Les relations entre les enregistrements, c'est-à-dire les clés primaires et les clés étrangères.
- Combien de temps a-t-il fallu pour préparer les données pertinentes pour la migration des données vers NetSuite.
- Quelles étapes supplémentaires ont été nécessaires, le cas échéant, pour préparer les données afin de garantir la réussite de l'intégration des données NetSuite.
- Toutes les restrictions de données pour les champs du système hérité et de NetSuite.
- Le calendrier du projet, ainsi que les étapes et les dates clés, et le moment où elles ont été atteintes (en avance, à temps, en retard).
- Les problèmes éventuels et la façon dont ils ont été résolus
Le processus de migration des données est susceptible de prendre du temps, mais grâce à ces étapes et à ces conseils, sans oublier les outils de migration des données intégrés à NetSuite, le processus n'a pas besoin d'être ardu. Si tu suis ces étapes, tu devrais pouvoir transférer tes données d'un système existant vers NetSuite en toute simplicité.
