Bevor du deine Daten zu NetSuite migrierst, ist es wichtig, ein NetSuite-Implementierungsteam aufzubauen, das das Projekt steuert, auftretende Probleme löst und einen reibungslosen Integrationsprozess sicherstellt.
Um es ganz offen zu sagen: Die Migration von Daten zu NetSuite funktioniert einfach nicht ohne ein engagiertes Team. Aber wie entscheidest du, ob du dein Team mit Festangestellten oder mit Leiharbeitern verstärken willst?
Robs Erkenntnisse zeigen uns, dass ein Unternehmen bei der Implementierung von NetSuite agil sein und seine individuellen Umstände berücksichtigen muss. In diesem Sinne ist es an der Zeit zu überlegen, wie du dein NetSuite-Implementierungsteam zusammenstellen kannst.
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Zunächst einmal ist es wichtig zu erkennen, dass eine NetSuite-Datenmigration enorme Auswirkungen auf ein Unternehmen und die Art und Weise hat, wie es läuft, sowohl kurzfristig als auch langfristig. Die Umstellung einer so großen Menge an Informationen von einem Altsystem auf eine neue Plattform ist einschneidend und betrifft weit mehr Menschen im Unternehmen als diejenigen, die NetSuite täglich nutzen.
Die Rolle des NetSuite-Migrationsteams ist jedoch weniger technisch, als du vielleicht erwartest. Sie werden sich nicht den ganzen Tag mit Feldern und CSV-Dateien abmühen. Der Großteil der Aufgabenliste des Teams besteht darin, sicherzustellen, dass die Berichte und Formulare vorhanden und korrekt sind. Sie werden auch Zeit damit verbringen, Dashboards zu erstellen, die alle relevanten Informationen enthalten und so eingerichtet sind, dass sie die Arbeit der anderen Mitarbeiter/innen deines Unternehmens unterstützen. Sie sollten auch in der Lage sein, gut mit anderen Beschäftigten im Unternehmen zu kommunizieren.
Man kann sogar sagen, dass einige der wichtigsten Aufgaben des NetSuite-Implementierungsteams bereits erledigt sind, bevor auch nur ein einziges Datenfeld von der alten Plattform übertragen wurde. Im Folgenden erfährst du, was du vom Migrationsteam erwarten kannst, bevor die Daten verschoben werden:
- Eine Liste der Mitarbeiter, die die zu migrierenden Daten verwenden, und welche Rolle sie bei der Implementierung spielen werden. Es ist auch wichtig, ob sie die Daten eingeben oder ausgeben (oder beides), was nach der NetSuite-Datenintegration nützlich sein kann.
- Eine Liste der benutzerdefinierten Berichte und Standardberichte, die diese Mitarbeiter/innen täglich nutzen und auf die sie sich bei ihrer Arbeit verlassen.
- Eine detaillierte Aufstellung darüber, wie die verschiedenen Abteilungsleiter und Teamleiter während der NetSuite-Datenmigration eingesetzt werden, ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des NetSuite-Migrationsteams. Dabei sollte festgelegt werden, wer eine beratende Funktion hat (Feedback, Ideen und Empfehlungen aus einer distanzierten Position heraus geben), wer sich technisch auf die Analyse und das Datenmanagement konzentriert und wer bei technischen Aspekten wie der Datenaufbereitung und dem Importprozess behilflich ist, aber auch als Berater fungiert, wenn es nötig ist.
- Sicherstellen, dass die technischen Anforderungen genau festgelegt sind. Das bedeutet, dass die Anforderungen für den Datenexport, die Formatierung und Aufbereitung sowie die Formatierung festgelegt werden.
- Ein grobes "Zeitbudget" dafür, wie viel Zeit die Abteilungsleiter des NetSuite-Migrationsteams für den Migrationsprozess aufwenden sollten.
- Ein Plan für die Kommunikation der oben genannten Punkte an alle relevanten Parteien, einschließlich aller externen Ressourcen (Buchhalter, Agenturmitarbeiter usw.), die von der Umstellung der CRM- und ERP-Daten von einem Altsystem auf NetSuite betroffen sein werden.
Wer sollte zum NetSuite-Migrationsteam gehören?
Jetzt, wo du weißt, was ein NetSuite-Migrationsteam tun muss, ist es an der Zeit zu überlegen, wen du brauchst. Dein Team muss eine inhärente Vielfalt aufweisen, eine Reihe von Positionen, Rollen und Fähigkeiten aus dem gesamten Unternehmen, die dem Migrationsteam den nötigen Spielraum und die Perspektive geben, um sicherzustellen, dass die Datenmigration zu NetSuite den Bedürfnissen des gesamten Unternehmens dient.
Zu diesem Zweck sollten die Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen kommen. Jeder Bereich deines Unternehmens nutzt das CRM- und/oder ERP-System aus unterschiedlichen Gründen und hat daher unterschiedliche Erwartungen, die dir helfen werden, eine erfolgreiche Migration zu definieren. Sie können auch von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, welche Daten nicht in das neue System übertragen werden müssen.
"Grundsätzlich sollte ein Unternehmen, das NetSuite einführt, in jeder Abteilung jemanden haben, der als Experte für die Funktionsweise von NetSuite in diesem Bereich gelten kann", sagt Rob. "Das bedeutet oft, dass die Leute richtig geschult werden müssen. Ein häufiger Fehler ist zum Beispiel zu sagen: 'Unser CFO kennt sich mit Finanzen aus, also sollte er NetSuite gut implementieren können.' Das Finanzwesen als allgemeiner Themenbereich hat nichts mit den Best Practices von NetSuite zu tun.
"Kleine bis mittlere Unternehmen sollten jemanden haben, der die grundlegenden Verwaltungsfunktionen in NetSuite abdeckt. Er sollte mit allen implementierten Modulen vertraut sein. Er sollte in der Lage sein, Benutzer und Rollen hinzuzufügen und Formulare zu ändern. Sie sollten damit beauftragt werden, neue Daten in das System zu importieren und die Datenqualität zu überprüfen. Sie sollten mit fast allen Berichts- und Suchfunktionen in NetSuite vertraut sein und die Aufgabe haben, den Nutzern zu helfen, die richtigen KPIs, Suchen und Berichte auf ihren Dashboards zu erhalten."
Die große Frage ist natürlich, wie du die Anzahl der festangestellten und befristet angestellten Mitarbeiter/innen in deinem NetSuite-Migrationsteam festlegen solltest.
Vertrag vs. Festanstellung
Dein NetSuite-Implementierungsteam besteht idealerweise aus Abteilungsleitern aus deinem Unternehmen, Entwicklern und so genannten "externen Ressourcen" wie Auftragnehmern und einem Implementierungspartner.
"Ein erfolgreiches Projektteam besteht oft sowohl aus festangestellten als auch aus Vertragsmitarbeitern", fügt Jon Ryan, Geschäftsführer von BlueBridge One. "Bei einer so komplexen Plattform wie NetSuite ist es von entscheidender Bedeutung, dass das gesamte Team über die verschiedenen Produkt- und Technikkenntnisse sowie über die Erfahrung verfügt, um eine erfolgreiche Migration zu gewährleisten.
"Der Erfolg des Projekts hängt von einer guten Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen ab. Festangestellte Mitarbeiter sind in der Regel besser mit den Prozessen des Anbieters vertraut und können eher eine Managementfunktion übernehmen. Auftragnehmer hingegen können vorübergehend die Lücken füllen, in denen spezielle technische Fähigkeiten erforderlich sind."
Es gibt zwar Vor- und Nachteile, die du bei der Entscheidung über die Anzahl der Festangestellten und Auftragnehmer in deinem Integrationsteam berücksichtigen musst, aber für viele hängt die Entscheidung einfach von den vorhandenen Ressourcen und der Zeit ab.
Wenn du über genügend Personal verfügst, um ein akzeptables NetSuite-Implementierungsteam aufzustellen, das den Prozess bis zum Ende durchziehen kann, wirst du wahrscheinlich keine externe Hilfe in Anspruch nehmen müssen. Wenn du jedoch eine ERP/CRM-Migration ohne ausreichende Ressourcen und einen überschaubaren Zeitrahmen beginnst, besteht die Gefahr, dass du dein Team überforderst und am Ende mit einer unterdurchschnittlichen Integration dastehst, die im Nachhinein echte Probleme verursachen kann.
Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen, bevor es zu einem Problem wird. Die erste ist, dein bestehendes Personal zu nutzen. Sie kennen das Unternehmen und seine Ziele, sie sind engagiert und wissen, was nötig ist, um den Erfolg sicherzustellen. Auf der anderen Seite sind sie wahrscheinlich ohnehin schon voll ausgelastet, und wenn du sie davon abhältst, könnte das Auswirkungen auf andere Bereiche haben.
Die zweite Möglichkeit ist natürlich der Einsatz von Auftragnehmern. Sie können das Projekt aus einem neuen, objektiven Blickwinkel betrachten und sich ausschließlich auf den NetSuite-Datenmigrationsprozess konzentrieren, während sich dein bestehendes Team um seine täglichen Aufgaben kümmert.
Vertrag vs. Festanstellung: unterschiedliche Arten von Erfahrung
Sowohl Auftragnehmer als auch Festangestellte bringen Erfahrungen mit, die für eine erfolgreiche Umsetzung unerlässlich sind. Beginnen wir mit den Festangestellten: Sie wissen wahrscheinlich mehr über dein Unternehmen, da sie es jeden Tag leben und leben lassen.
Festangestellte können Auskunft über die wichtigsten Felder und Daten geben, die in NetSuite übertragen werden müssen. Sie sind auch diejenigen, die das System nach Abschluss der Datenmigration nutzen werden und können daher wichtige Einblicke und Anweisungen zum Wohle des Unternehmens und des restlichen Teams geben.
Umgekehrt bringen Auftragnehmer meist eine andere Art von Erfahrung mit. Sie sind eher Spezialisten, NetSuite-Experten, die in mehreren Unternehmen gearbeitet haben, um bei der Datenmigration und -integration zu helfen. Als solche bringen sie einen eher generalistischen Ansatz mit, haben aber weniger spezifisches und tiefgehendes Wissen als ihre festangestellten Kolleginnen und Kollegen.
Jeremie Pettigrew ist der Stabschef bei Big Bang ERP und ist der Meinung, dass Unternehmen die ERP-Implementierung den Experten überlassen sollten, denn eine schlechte Implementierung kann dich weiter zurückwerfen als zu Beginn.
"Ein ERP-Einführungsprojekt ist nicht dein Kerngeschäft", erklärt Jeremie. "Wenn du es nicht richtig machst, kannst du eine Menge anderer gewinnbringender Aktivitäten gefährden oder die Implementierung vermasseln, was dann eine noch kostspieligere (Zeit und Ressourcen) Rettungsaktion erfordert.
"Wenn du an deiner eigenen Umsetzung arbeitest, kannst du nicht an den Verkäufen arbeiten und damit das Wachstum deines Unternehmens bremsen - du musst bei der Umsetzung lernen. Dir wird das ganze implizite Wissen fehlen, das sich aus der Durchführung mehrerer Implementierungen ergibt. Das ist so, als würdest du dich fragen, ob du dich wohlfühlen würdest, wenn du dich selbst am offenen Herzen operieren lassen würdest (allerdings an deinem Unternehmen)."
Die Kosten für Festangestellte und Vertragsbedienstete
Auch wenn sie nie der entscheidende Faktor sein sollten, ist es unvermeidlich, dass die Kosten bei der Entscheidung zwischen Festangestellten und Vertragsmitarbeitern für dein NetSuite-Implementierungsteam eine Rolle spielen. Tatsache ist, dass ein Auftragnehmer den doppelten Betrag kosten kann, den du für ein Mitglied deines Teams bezahlst (wenn nicht sogar mehr).
Das kann zwar bei der Budgetplanung beunruhigend sein, aber es ist wichtig zu bedenken, dass ein Auftragnehmer nur für die Dauer der NetSuite-Implementierung eine abrechenbare Leistung erbringt, die relativ kurzfristig ist. Wenn du in der Regel nicht mehr Personal brauchst (z. B. NetSuite-Entwickler/innen), kann es sich lohnen, kurzfristig mehr Geld auszugeben, anstatt eine Vollzeitstelle anzubieten, die sich langfristig als unnötig teuer erweist. Wenn es darum geht, neue Mitarbeiter/innen für die Implementierung einzustellen, hängt die Entscheidung (und die Kosten) letztendlich davon ab, ob du sie auch danach noch brauchst oder nicht.
Projektverantwortung und Verwaltung der bestehenden Arbeitsbelastung
Die Bewältigung der bestehenden Arbeitsbelastung ist in der Regel eines der Hauptprobleme für ein Unternehmen, wenn es festangestellte Mitarbeiter/innen in das Implementierungsteam aufnimmt. Ziehst du sie komplett von ihrer aktuellen Arbeit ab und vertraust darauf, dass andere die Arbeit übernehmen? Oder reduzierst du ihre regulären täglichen Aufgaben, um die Arbeit in der Integration zu erhöhen?
Das ist natürlich kein Thema, das bei der Beauftragung eines Kurzzeitunternehmers berücksichtigt werden muss, da er nur für die Datenmigration zuständig ist, ohne dass er von der täglichen Arbeit abgelenkt wird.
Auch wenn ein Auftragnehmer voll und ganz in den Erfolg des Projekts investiert sein sollte (schließlich spiegeln sich alle Ergebnisse auch auf ihn zurück), kann es sein, dass manche Unternehmer/innen der Meinung sind, dass festangestellte Mitarbeiter/innen aufgrund ihrer Vollzeitbeschäftigung ein größeres Gefühl der "Verantwortung für die Arbeit" haben. Wenn du jedoch einen Auftragnehmer aus einer seriösen Quelle und auf der Grundlage von Empfehlungen einstellst, solltest du darüber nicht lange nachdenken müssen.
Wer ist der beste Projektleiter?
Ein engagierter Projektleiter für eine NetSuite CRM- und/oder ERP-Implementierung bildet den Eckpfeiler deines Teams. Der Projektleiter ist letztendlich für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss des Prozesses verantwortlich und sorgt dafür, dass alle Einzelpersonen gut arbeiten und zusammenarbeiten.
Wenn du deinen Projektleiter oder deine Projektleiterin aus dem Stammpersonal auswählst, solltest du in Erwägung ziehen, ihm oder ihr einige seiner/ihrer üblichen Aufgaben abzunehmen, um seinen/ihren Arbeitsablauf zu optimieren, damit er/sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren kann. Wenn er oder sie aus dem Unternehmen kommt, kennt er oder sie auch die anderen Teammitglieder und weiß, wie man am besten mit ihnen kommuniziert.
Die Ernennung eines externen Auftragnehmers zum Teamleiter kann dem Projekt eine ganz andere Dynamik verleihen, was natürlich von der Person abhängt. Aus der Außenperspektive kann er als eine Art Autorität angesehen werden, vor allem, wenn er schon viele NetSuite-Datenmigrationen als Teil eines Implementierungsteams durchgeführt hat.
Die Entscheidung, ob du dein NetSuite-Implementierungsteam mit Festangestellten oder mit Vertragsarbeitskräften verstärken sollst, ist nicht leicht zu treffen, und es gibt sicherlich keine endgültige Antwort. Letztendlich kommt es auf die oben genannten Punkte an und darauf, was besser zu deinen Umständen und den Anforderungen deines Unternehmens passt.
