Avant de migrer tes données vers NetSuite, il est important de constituer une équipe de mise en œuvre de NetSuite qui pilotera le projet, réglera les problèmes au fur et à mesure et veillera à ce que le processus d'intégration se déroule sans heurts.
En clair, la migration des données vers NetSuite ne fonctionnera tout simplement pas sans la mise en place d'une équipe dédiée. Mais comment choisir d'embaucher des travailleurs permanents ou contractuels pour compléter ton équipe ?
La perspicacité de Rob nous indique qu'une entreprise doit être agile et consciente de ses circonstances individuelles lors de la mise en œuvre de NetSuite. En gardant cela à l'esprit, il est temps d'examiner comment tu peux décider de la composition de ton équipe de mise en œuvre de NetSuite.
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Tout d'abord, il est important de reconnaître qu'une migration de données NetSuite a un effet énorme sur une entreprise et son fonctionnement, à la fois à court terme et à plus long terme pour l'avenir. Le déplacement d'une telle quantité d'informations potentiellement énorme d'un système existant vers une nouvelle plateforme est perturbant et affecte bien plus de personnes dans l'entreprise que celles qui utilisent NetSuite au quotidien.
Cependant, le rôle de l'équipe de migration NetSuite est moins technique que tu ne le penses. Les membres de l'équipe ne passeront pas leur journée à travailler sur des champs et des fichiers CSV. Au lieu de cela, leur rôle est souvent plus préparatoire, la majeure partie de la liste de tâches de l'équipe consistant à s'assurer que les rapports et les formulaires sont présents et corrects. Ils passeront également du temps à établir des tableaux de bord qui contiennent toutes les informations pertinentes, configurés de manière à favoriser le travail du personnel plus important de ton entreprise. Ils doivent également être capables de bien communiquer avec les autres employés de l'entreprise.
En fait, il est juste de dire que certains des travaux les plus importants réalisés par l'équipe de mise en œuvre de NetSuite se produisent en réalité avant qu'un seul champ de données n'ait été déplacé de l'ancienne plateforme. Voici ce que tu dois attendre de l'équipe de migration avant que les données ne soient déplacées :
- Une liste du personnel qui utilise les données destinées à être migrées, et le rôle qu'il jouera dans la mise en œuvre. Le fait qu'ils entrent ou sortent les données (ou les deux) est également digne d'intérêt, et peut être utile après l'intégration des données de NetSuite.
- Une liste des rapports personnalisés et des rapports standard que ces membres du personnel utilisent quotidiennement et sur lesquels ils s'appuient pour faire leur travail.
- Une répartition détaillée de la façon dont les différents chefs de service et chefs d'équipe seront utilisés pendant la migration des données NetSuite est une partie essentielle du travail de l'équipe de migration NetSuite. Cela doit permettre d'énoncer qui sera placé dans un rôle de conseiller (donner des commentaires, des idées et des recommandations à partir d'une position détachée), qui aura une orientation technique sur l'analyse et la gestion des données, et qui assistera aux aspects techniques, tels que la préparation des données et le processus d'importation, tout en jouant le rôle de conseiller lorsque cela est nécessaire.
- L'assurance que les exigences techniques sont bien établies. Cela signifie qu'il faut décrire les exigences en matière d'exportation, de formatage et de préparation des données, ainsi que de formatage des formulaires.
- Un "budget temps" approximatif pour savoir combien de temps les responsables de département au sein de l'équipe de migration NetSuite doivent consacrer au processus de migration.
- Un plan pour communiquer ce qui précède à toutes les parties concernées, y compris les ressources externes (comptables, personnel d'agence, etc) qui seront affectées par le déplacement des données CRM et ERP d'un ancien système vers NetSuite.
Qui devrait faire partie de l'équipe de migration vers NetSuite ?
Maintenant que tu sais ce qu'une équipe de migration vers NetSuite doit faire, il est temps de prendre en considération les personnes dont tu as besoin. Ton équipe doit présenter une diversité inhérente, un éventail de postes, de rôles et de compétences provenant de l'ensemble de ton entreprise, qui donnera à l'équipe de migration la portée et la perspective nécessaires pour s'assurer que la migration des données vers NetSuite répond aux besoins de l'ensemble de l'entreprise.
À cette fin, les membres de l'équipe doivent provenir de plusieurs départements. Chaque section de ton entreprise utilisera le CRM et/ou l'ERP pour des raisons différentes, et aura donc des attentes différentes qui t'aideront à définir une migration réussie. Ils peuvent également s'avérer précieux pour indiquer quelles données n'ont pas besoin d'être transférées dans le nouveau système.
"Au niveau le plus élémentaire, une entreprise qui met en œuvre NetSuite doit avoir quelqu'un dans chaque service qui peut être considéré comme un expert du fonctionnement de NetSuite dans ce domaine", explique Rob. "Cela signifie souvent qu'il faut que les gens soient correctement formés. Une erreur fréquente, par exemple, consiste à dire : " Notre directeur financier connaît les finances, il devrait donc être en mesure de mettre en œuvre NetSuite. La finance en tant que domaine général ne traite pas des meilleures pratiques de NetSuite.
"Les petites et moyennes entreprises devraient avoir quelqu'un qui peut couvrir les fonctions d'administration de base dans NetSuite. Cette personne doit connaître tous les modules mis en œuvre. Ils doivent être en mesure d'ajouter des utilisateurs, des rôles et de modifier des formulaires. Ils doivent être chargés d'importer de nouvelles données dans le système et de vérifier la qualité des données. Ils doivent être à l'aise avec presque toutes les fonctionnalités de rapport et de recherche de NetSuite et avoir la responsabilité d'aider les utilisateurs à obtenir les bons indicateurs clés de performance, les bonnes recherches et les bons rapports sur leurs tableaux de bord."
Bien sûr, la grande question est de savoir comment choisir le nombre d'employés permanents et contractuels que tu incluras dans ton équipe de migration vers NetSuite.
Contrat ou contrat à durée indéterminée
Ton équipe de mise en œuvre de NetSuite sera idéalement composée de responsables de départements de ton entreprise, de développeurs et de ce que l'on appelle souvent des "ressources externes", comme des entrepreneurs et un partenaire de mise en œuvre.
"Souvent, une équipe de projet réussie comprend à la fois des employés permanents et des employés contractuels", ajoute Jon Ryan, directeur général de. BlueBridge One. "Avec une plateforme aussi complexe que NetSuite, il est d'une importance vitale que l'ensemble de l'équipe possède les diverses compétences techniques et en matière de produits, ainsi que l'expérience nécessaire pour garantir une migration réussie.
"La réussite du projet dépend d'un bon mélange de compétences et d'expériences. En général, les membres permanents sont plus en phase avec les processus du fournisseur et peuvent assurer davantage un rôle de gestion. Les entrepreneurs, en revanche, peuvent aider à combler temporairement les lacunes lorsque des compétences techniques spécialisées sont nécessaires."
Bien qu'il y ait des avantages et des inconvénients à prendre en considération lorsque tu décides du nombre d'employés permanents et de contractuels qui composeront ton équipe d'intégration, pour beaucoup, le choix se résumera simplement aux ressources existantes et au temps.
Si tu disposes des effectifs nécessaires pour constituer une équipe de mise en œuvre de NetSuite acceptable, capable de mener le processus à son terme, il est peu probable que tu aies besoin d'une aide extérieure. En revanche, si tu te lances dans une migration ERP/CRM sans disposer des ressources adéquates et d'un calendrier gérable, tu cours le risque sérieux de surcharger ton équipe et de te retrouver avec une intégration en deçà des normes, ce qui peut causer de réels problèmes par la suite.
Il y a deux façons de résoudre cette question avant qu'elle ne devienne un problème. La première consiste à utiliser ton personnel existant. Ils connaissent l'entreprise et ses objectifs, ils sont investis et ils savent ce qui est nécessaire pour assurer le succès. D'un autre côté, il est probable qu'ils assument déjà une charge de travail importante chaque jour, et le fait de les en priver pourrait avoir des répercussions sur d'autres aspects de l'entreprise.
La seconde est, bien sûr, de faire appel à des sous-traitants. Les entrepreneurs apportent à ton entreprise des avantages tels qu'un regard neuf, la capacité de voir le projet d'un point de vue nouveau et objectif, et se concentrent uniquement sur le processus de migration des données NetSuite, laissant ton équipe existante à ses tâches quotidiennes.
Contrat ou contrat à durée indéterminée : différents types d'expérience
Les contractuels et le personnel permanent ont tous deux une expérience qui est vitale pour une mise en œuvre réussie. Commençons par le personnel permanent ; ce sont eux qui sont les plus susceptibles d'en savoir plus sur ton entreprise, car ils la vivent et la respirent chaque jour.
Le personnel permanent peut donner des informations sur les champs et les données les plus essentiels à transporter dans NetSuite. Ce sont également eux qui utiliseront le système une fois la migration des données terminée, et ils peuvent donc offrir un aperçu et des instructions vitales pour le bien de l'entreprise et du reste de l'équipe.
À l'inverse, les entrepreneurs viennent le plus souvent avec un autre type d'expérience. Ils sont plus susceptibles d'être des spécialistes, des experts NetSuite qui ont travaillé dans plusieurs entreprises dans le but exprès d'aider le processus de migration et d'intégration des données. En tant que tels, ils apporteront une approche plus généraliste, mais avec moins de connaissances spécifiques et approfondies que leurs homologues permanents.
Jeremie Pettigrew est le chef de cabinet de Big Bang ERP et pense que les entreprises devraient confier la mise en œuvre de l'ERP à des experts, car une mauvaise mise en œuvre peut te faire perdre plus de temps que lorsque tu as commencé.
"Un projet de mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré n'est pas ton activité principale", explique Jeremie. "Si ce n'est pas bien fait, tu peux mettre en péril beaucoup d'autres activités génératrices de profits, ou gâcher la mise en œuvre et nécessiter ensuite une mission de sauvetage plus coûteuse (en temps et en ressources)".
"Lorsque tu travailles sur ta propre mise en œuvre, tu ne peux pas travailler à faire des ventes, ce qui freine la croissance de ton entreprise - tu devras apprendre au fur et à mesure de la mise en œuvre. Il te manquera toutes les connaissances tacites qui viennent avec la réalisation de plusieurs mises en œuvre. C'est un peu comme si tu te demandais si tu serais à l'aise pour faire ta propre opération à cœur ouvert (mais sur ton entreprise)."
Le coût du personnel permanent et contractuel
Bien qu'il ne doive jamais être le facteur décisif, il est inévitable que le coût entre en ligne de compte dans toute décision prise dans le choix entre le personnel permanent et le personnel contractuel pour ton équipe de mise en œuvre de NetSuite. Le fait est qu'un contractuel peut coûter le double du montant que tu paies pour un membre de ton équipe (si ce n'est plus).
Bien que cela puisse être inquiétant lorsqu'il s'agit d'établir un budget, il est important de se rappeler qu'un entrepreneur ne te fournira un service facturable que pour la durée de la mise en œuvre de NetSuite, ce qui est un terme relativement court. Si tu n'as généralement pas besoin de plus de personnel (comme les développeurs NetSuite), alors il peut être intéressant de dépenser plus à court terme, plutôt que d'offrir un emploi à temps plein qui s'avère inutilement coûteux à long terme. Lorsqu'il s'agit de faire venir de nouvelles personnes pour la mise en œuvre, le choix (et le coût) dépendra en fin de compte de la nécessité ou non de les garder par la suite.
Propriété du projet et gestion de la charge de travail existante
La gestion de la charge de travail existante est généralement l'une des principales préoccupations d'une entreprise lorsqu'elle intègre du personnel permanent dans l'équipe de mise en œuvre. Faut-il les retirer complètement de leur travail actuel et faire confiance à d'autres pour prendre le relais ? Ou dois-tu diminuer leurs tâches quotidiennes habituelles afin d'augmenter le travail d'intégration ?
Il va sans dire que ce n'est pas un problème à prendre en compte lorsqu'on engage un entrepreneur à court terme, car il sera avec toi uniquement pour mettre en œuvre la migration des données sans se laisser distraire par le travail régulier et quotidien.
Bien qu'un entrepreneur doive s'investir totalement dans la réussite du projet (tout résultat se répercute sur lui, après tout), il se peut que certains propriétaires d'entreprise considèrent que le personnel permanent a un plus grand sens de la "propriété du travail", en raison de son emploi à temps plein. Cependant, si tu embauches un entrepreneur auprès d'une source réputée, en te basant sur des recommandations, cela ne devrait pas être une préoccupation à laquelle il faut réfléchir trop longtemps.
Qui fait le meilleur chef de projet ?
Un chef de projet dédié à la mise en œuvre d'un CRM et/ou d'un ERP NetSuite constituera la pierre angulaire de ton équipe. Le chef de projet est en fin de compte responsable du bon déroulement et de l'achèvement du processus, en veillant à ce que tous les individus travaillent bien et ensemble.
Si tu choisis ton chef de projet parmi ton personnel permanent, n'oublie pas d'envisager de supprimer certaines de ses tâches habituelles pour rationaliser son flux de travail afin qu'il puisse se concentrer sur le travail à accomplir. Venant de l'intérieur de l'entreprise, il aura également des relations de travail avec les autres membres de l'équipe et comprendra comment communiquer au mieux avec eux.
La nomination d'un entrepreneur externe en tant que chef d'équipe peut conférer au projet une dynamique tout à fait différente, en fonction de la personne bien sûr. D'un point de vue extérieur, il peut être considéré comme une autorité, en particulier s'il a une longue expérience des migrations de données NetSuite en tant que membre d'une équipe de mise en œuvre.
Décider s'il faut intégrer du personnel permanent ou contractuel à ton équipe de mise en œuvre de NetSuite n'est pas un choix facile, et il n'y a certainement pas de réponse définitive. En fin de compte, cela se résume aux points décrits ci-dessus, et à ce qui convient le mieux à ta situation et aux besoins de ton entreprise.
