Antes de migrar tus datos a NetSuite, es importante crear un equipo de implementación de NetSuite que dirija el proyecto, solucione los problemas que surjan y garantice un proceso de integración sin problemas.
Dicho sin rodeos, la migración de datos a NetSuite sencillamente no funcionará sin contar con un equipo dedicado. Pero, ¿cómo eliges si contratar trabajadores fijos o temporales para completar tu equipo?
La visión de Rob nos dice que una empresa debe ser ágil y tener en cuenta sus circunstancias individuales a la hora de implantar NetSuite. Teniendo esto en cuenta, es hora de ver cómo puedes decidir la composición de tu equipo de implantación de NetSuite.
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En primer lugar, es importante reconocer que una migración de datos de NetSuite tiene un efecto enorme en una empresa y en su funcionamiento, tanto a corto plazo como a largo plazo. Trasladar una cantidad tan potencialmente enorme de información de un sistema heredado a una nueva plataforma es perturbador, y afecta a muchas más personas en la empresa que las que utilizan NetSuite a diario.
Sin embargo, el papel del equipo de migración a NetSuite es menos técnico de lo que cabría esperar. No se pasarán el día esclavizados con campos y archivos CSV. En cambio, su función suele ser más preparatoria, y la mayor parte de la lista de tareas del equipo consiste en asegurarse de que los informes y formularios estén presentes y sean correctos. También dedicarán tiempo a establecer cuadros de mando que contengan toda la información pertinente, configurados de forma que favorezcan el trabajo del personal más numeroso de tu empresa. También deben ser capaces de comunicarse bien con otros empleados de la empresa.
De hecho, es justo decir que parte del trabajo más importante realizado por el equipo de implantación de NetSuite tiene lugar antes de que se haya trasladado un solo campo de datos desde la plataforma heredada. Esto es lo que debes esperar del equipo de migración antes de que se trasladen los datos:
- Una lista del personal que utiliza los datos que se van a migrar, y qué papel desempeñarán en la implementación. También es importante saber si introducen o extraen los datos (o ambas cosas), y puede ser útil después de la integración de datos de NetSuite.
- Una lista de los informes personalizados y estándar que estos miembros del personal utilizan a diario y en los que confían para hacer su trabajo.
- Una parte esencial del trabajo del equipo de migración a NetSuite es un desglose detallado de cómo se utilizarán los distintos jefes de departamento y jefes de equipo durante la migración de datos a NetSuite. Se debe establecer quién desempeñará un papel de asesor (aportando comentarios, ideas y recomendaciones desde una posición distante), quién tendrá un enfoque técnico en el análisis y la gestión de datos, y quién ayudará en los aspectos técnicos, como la preparación de datos y el proceso de importación, al tiempo que actúa como asesor cuando sea necesario.
- Garantizar que los requisitos técnicos están bien establecidos. Esto significa esbozar los requisitos para la exportación, el formato y la preparación de los datos, así como el formato de los formularios.
- Un "presupuesto de tiempo" aproximado sobre el tiempo que los jefes de departamento del equipo de migración a NetSuite deben dedicar al proceso de migración.
- Un plan para comunicar lo anterior a todas las partes relevantes, incluidos los recursos externos (contables, personal de la agencia, etc.) que se verán afectados por el traslado de los datos de CRM y ERP de un sistema heredado a NetSuite.
Quién debe formar parte del equipo de migración a NetSuite
Ahora que sabes qué debe hacer un equipo de migración a NetSuite, es hora de tener en cuenta a quién necesitas. Tu equipo debe tener una diversidad inherente, un abanico de cargos, funciones y aptitudes de toda tu empresa que den al equipo de migración el alcance y la perspectiva necesarios para garantizar que la migración de datos a NetSuite satisfaga las necesidades de toda la empresa.
Para ello, los miembros del equipo deben proceder de varios departamentos. Cada sección de tu empresa utilizará el CRM y/o el ERP por motivos distintos, y por tanto tendrá expectativas diferentes que te ayudarán a definir una migración satisfactoria. También pueden resultar inestimables para dar instrucciones sobre qué datos no es necesario llevar al nuevo sistema.
"En el nivel más básico, una empresa que esté implantando NetSuite debe tener a alguien en cada departamento que pueda considerarse un experto en cómo funciona NetSuite en esa área", dice Rob. "Esto a menudo significa formar adecuadamente a las personas. Un error común, por ejemplo, es decir: 'Nuestro director financiero sabe de finanzas, así que debería ser bueno para implantar NetSuite'. Las finanzas como área temática general no tienen que ver con las mejores prácticas de NetSuite.
"Las pequeñas y medianas empresas deben tener a alguien que pueda cubrir las funciones básicas de administración en NetSuite. Deberían estar familiarizados con todos los módulos implementados. Deben ser capaces de añadir usuarios, roles y modificar formularios. Deberían encargarse de importar nuevos datos al sistema y comprobar la calidad de los datos. Deben sentirse cómodos con casi todas las funciones de informes y búsquedas de NetSuite y tener la responsabilidad de ayudar a los usuarios a obtener los KPI, búsquedas e informes adecuados en sus cuadros de mando."
Por supuesto, la gran pregunta es: ¿cómo debes elegir cuántos empleados fijos y contratados incluyes como parte de tu equipo de migración a NetSuite?
Contrato vs. indefinido
Lo ideal es que tu equipo de implantación de NetSuite esté formado por jefes de departamento de toda la empresa, desarrolladores y lo que suele denominarse "recursos externos", como contratistas y un socio de implantación.
"A menudo, un equipo de proyecto de éxito incluirá tanto personal fijo como contratado", añade Jon Ryan, Director General de BlueBridge Uno. "Con una plataforma tan compleja como NetSuite, es de vital importancia que todo el equipo cuente con los distintos conocimientos técnicos y sobre el producto, así como con la experiencia necesaria para garantizar el éxito de la migración.
"El éxito del proyecto depende de una buena combinación de capacidades y experiencia. Por lo general, los miembros permanentes están más en sintonía con los procesos del proveedor y pueden desempeñar un papel más de gestión. Los contratistas, por su parte, pueden ayudar a llenar temporalmente los huecos en los que se requieren conocimientos técnicos especializados."
Aunque hay pros y contras que hay que tener en cuenta a la hora de decidir el número de personal fijo y de contratistas que formarán tu equipo de integración, para muchos la elección se reducirá simplemente a los recursos y el tiempo existentes.
Si dispones de personal suficiente para formar un equipo de implantación de NetSuite aceptable, que pueda llevar el proceso hasta el final, es poco probable que necesites ayuda externa. Sin embargo, si inicias una migración ERP/CRM sin los recursos adecuados y un calendario manejable, corres el grave riesgo de sobrecargar de trabajo a tu equipo y acabar con una integración por debajo del estándar que puede causar verdaderos problemas en el futuro.
Hay dos formas de resolver esta cuestión antes de que se convierta en un problema. La primera es utilizar a tu personal actual. Conocen la empresa y sus objetivos, están implicados y saben lo que se necesita para garantizar el éxito. Por otra parte, es probable que estén llevando a cabo una carga de trabajo completa en un día cualquiera, y apartarles de eso podría repercutir en otros aspectos.
La segunda es, por supuesto, utilizar contratistas. Los contratistas llegan a tu empresa con ventajas como ojos nuevos, la capacidad de ver el proyecto desde un punto de vista nuevo y objetivo, y se centran únicamente en el proceso de migración de datos de NetSuite, dejando a tu equipo actual con sus tareas cotidianas.
Contrato vs. indefinido: diferentes tipos de experiencia
Tanto los contratistas como el personal fijo aportan una experiencia vital para el éxito de la implantación. Empecemos por el personal fijo: es el que más probablemente conozca tu empresa, ya que vive y respira en ella todos los días.
El personal fijo puede informar sobre los campos y datos más esenciales que hay que llevar a NetSuite. También son los que utilizarán el sistema una vez finalizada la migración de datos, por lo que pueden ofrecer información e instrucciones vitales para el bien de la empresa y del resto del equipo.
Por el contrario, los contratistas suelen tener otro tipo de experiencia. Es más probable que sean especialistas, expertos en NetSuite que han estado en varias empresas con el propósito expreso de ayudar en el proceso de migración e integración de datos. Como tales, aportarán un enfoque más generalista, pero con menos conocimientos específicos y profundos que sus homólogos permanentes.
Jeremie Pettigrew es el Jefe de Personal de ERP Big Bang y cree que las empresas deben dejar la implantación del ERP en manos de los expertos, ya que una mala implantación puede hacerte retroceder más que cuando empezaste.
"Un proyecto de implantación de ERP no es tu actividad principal", explica Jeremie. "Si no se hace bien, puedes poner en peligro muchas otras actividades generadoras de beneficios, o estropear la implantación y luego necesitar una misión de rescate más costosa (en tiempo y recursos).
"Cuando trabajes en tu propia implementación, no podrás trabajar en hacer ventas, con lo que frenarás el crecimiento de tu negocio: tendrás que aprender mientras implementas. Te faltará todo el conocimiento tácito que se adquiere al realizar múltiples implementaciones. Es similar a preguntarte si te sentirías cómodo realizando tu propia operación a corazón abierto (pero en tu negocio)".
El coste del personal fijo y contratado
Aunque nunca debería ser el factor decisivo, es inevitable que el coste influya en cualquier decisión que tomes a la hora de elegir entre personal fijo y contratado para tu equipo de implantación de NetSuite. El hecho es que un contratista puede costar el doble de lo que estás pagando por un miembro de tu equipo (si no más).
Aunque esto puede ser preocupante a la hora de presupuestar, es importante recordar que un contratista sólo te prestará un servicio facturable mientras dure la implantación de NetSuite, que es un plazo relativamente corto. Si en general no necesitas más personal (como desarrolladores de NetSuite), entonces puede merecer la pena gastar más a corto plazo, en lugar de ofrecer un empleo a tiempo completo que resulte innecesariamente caro a largo plazo. Cuando se trata de incorporar personal nuevo para la implantación, la elección (y el coste) dependerá en última instancia de si necesitas o no que se queden después.
Propiedad del proyecto y gestión de la carga de trabajo existente
Gestionar la carga de trabajo existente suele ser una de las principales preocupaciones de una empresa cuando incorpora personal fijo a las funciones del equipo de implantación. ¿Los apartas completamente de su trabajo actual y confías en que otros se ocupen de las tareas pendientes? ¿O disminuyes sus tareas diarias habituales para aumentar el trabajo en la integración?
Ni que decir tiene que no es un problema que haya que tener en cuenta al contratar a un contratista a corto plazo, ya que estará contigo únicamente para llevar a cabo la migración de datos sin que la distracción del trabajo cotidiano se interponga en el camino.
Aunque un contratista debe estar totalmente implicado en el éxito del proyecto (al fin y al cabo, cualquier resultado se refleja en él), puede que algunos empresarios consideren que el personal fijo tiene un mayor sentido de "propiedad del trabajo", debido a su empleo a tiempo completo. Sin embargo, si contratas a un contratista de una fuente reputada, basándote en recomendaciones, esto no debería preocuparte demasiado.
Quién es el mejor jefe de proyecto
Un jefe de proyecto dedicado a la implantación de NetSuite CRM y/o ERP será la piedra angular de tu equipo. El jefe de proyecto es el responsable último del buen funcionamiento y la finalización del proceso, manteniendo a todas las personas trabajando bien y colaborando entre sí.
Si eliges a tu jefe de proyecto entre tu personal fijo, asegúrate de considerar la posibilidad de eliminar algunas de sus tareas habituales para agilizar su flujo de trabajo y que pueda concentrarse en el trabajo que tiene entre manos. Al proceder de dentro de la empresa, también tendrá una relación de trabajo con otros miembros del equipo y sabrá cómo comunicarse mejor con ellos.
Designar a un contratista externo como jefe de equipo puede conferir al proyecto una dinámica totalmente distinta, dependiendo de la persona, por supuesto. Desde una perspectiva externa, se le puede ver como una especie de autoridad, sobre todo si tiene un amplio historial de llevar a cabo migraciones de datos de NetSuite como parte de un equipo de implantación.
Decidir si incorporar personal fijo o contratado a tu equipo de implantación de NetSuite no es una elección fácil, y desde luego no hay una respuesta definitiva. Al final, todo se reduce a los puntos señalados anteriormente, y a cuál se adapta mejor a tus circunstancias y a las necesidades de tu empresa.
