En este artículo, analizaremos las principales conclusiones del seminario web de NetSuite "Hacer el cambio de QuickBooks a NetSuite". El webinar exploró el análisis de las diferentes barreras a las que se enfrentan las empresas a medida que crecen, por qué las limitaciones de QuickBooks te impiden expandirte y cómo la migración a NetSuite llevará tu operación al siguiente nivel, sin devorar tu presupuesto.
39% de las empresas migran de QuickBooks a NetSuite.
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Salir de QuickBooks
Al ser el programa de contabilidad más rentable del mercado, QuickBooks puede ser bueno para las pequeñas empresas y las empresas de nueva creación. Permite a las empresas gestionar y ampliar sus operaciones sin afectar a su presupuesto. Sin embargo, cuando una empresa está preparada para crecer, el éxito de su expansión dependerá de un mayor volumen y velocidad de las transacciones.
Mantener QuickBooks durante esta etapa puede resultar peligrosamente poco fiable para una empresa en crecimiento. Las empresas descubren que carece de muchas funciones que les ayudarán a expandirse, y pronto se dan cuenta de que las limitaciones del software contrarrestan su aparente bajo coste.
Obstáculos comunes como la falta de datos en tiempo real, el procesamiento manual ineficiente y los errores constantes impiden a las empresas aprovechar las oportunidades de crecimiento, como las fusiones, las transacciones entre empresas y la expansión multinacional.
En última instancia, las empresas necesitarán un sistema más complejo que pueda gestionar las capacidades de expansión. Sin embargo, como pequeña empresa, ¿cómo sabes cuándo ha llegado el momento de alejarte de QuickBooks y crecer con otro sistema?
Superar las barreras empresariales
Complejidad, escalabilidad y competencia son las tres barreras que hay que superar cuando estás creciendo e irrumpiendo en el siguiente nivel de tu negocio.
Complejidad = comunicación
Tendrás que tenerlo en cuenta:
- Crecimiento de los empleados
- Ofrecer nuevos productos
- Cambio del modelo de negocio
- Nuevos sistemas para nuevas funciones
Escalabilidad = más unidades para vender, producir y comprar
Necesitarás
- Tener transparencia de todo el negocio
- Responsabilidad de las personas que utilizan el sistema
- Un sistema disponible y fiable para tu empresa
Concurso = tus competidores en el mercado y los márgenes de precios
Necesitarás
- Para superar el reto de retener a los clientes existentes
- Encuentra nuevos mercados para gestionar tu crecimiento
- Conoce en profundidad los datos de tus clientes, los márgenes de beneficio y las devoluciones de productos, para ayudar a mantener un crecimiento sostenible
Retos específicos del día a día a los que se enfrentan las empresas en crecimiento
Normas contables
A medida que te expandas, descubrirás que necesitas más capital para continuar con ese impulso. Para ello, necesitarás normas contables más complejas, como el reconocimiento de ingresos y el arrendamiento financiero.
Requisitos de capital
Cuando buscas inversión de capital, es esencial poder hacer un seguimiento de tu financiación. Los inversores externos necesitarán acceder a tus estados financieros cuando se planteen invertir en tu empresa, y también te fijarán pactos de deuda y objetivos de ingresos para evaluar cuánto endeudamiento puedes tener, así como cuánto capital circulante necesitas.
Relaciones con los clientes
Necesitarás un canal transparente y fiable que te ayude a entregar tu producto a tus clientes para mantenerlos contentos y que conviertan.
Competencia mundial
Una vez que puedas vender tu producto a cualquier persona del mundo en cualquier momento, tendrás que ser capaz de afrontar los retos del comercio global. Para tener éxito global, tendrás que abastecerte al nivel más competitivo, gestionar tu exposición a las divisas y cumplir los requisitos comerciales locales.
Adquisiciones
Como tú alcanzar nuevos niveles de oportunidades de negocio, la capacidad de integrar nuevos sistemas será imprescindible para entrar en nuevos mercados.
Gestión de empleados
Tu equipo impulsará gran parte de los obstáculos al crecimiento, por lo que tendrás que asegurarte de que se produce la productividad interna, de que las nóminas están bajo control y de que los registros de los empleados están al día.
Si experimentas estos problemas, empezarás a darte cuenta de que QuickBooks no puede gestionar tus procesos empresariales, y puede que necesites actualizarte a un sistema de pila tecnológica más capaz.
¿Qué es un sistema de pila tecnológica?
Un sistema de pila tecnológica es un sistema operativo técnico que traza los procesos empresariales básicos necesarios para cualquier empresa en crecimiento.
- Marca a demanda: cómo construir una marca de cliente para crear una necesidad de tu producto.
- De la idea al mercado: cómo desarrollar una idea para convertirla en nuevos productos o servicios.
- Perspectiva de cobrar: cómo vender tu producto, satisfacer tus pedidos y obtener beneficios.
- Procura pagar: cómo obtener y pagar mercancías, es decir, materiales, almacenamiento y envíos.
- El cliente necesita una resolución: cómo gestionar a tus clientes.
- Registra e informa: cómo informar de tus finanzas y contabilidad.
- Gestión del capital humano: cómo contratar al personal adecuado.
- Evalúa la gestión: cómo gestionar todo el ciclo de vida, desde la concepción del proyecto hasta su finalización.
Tu pila tecnológica en QuickBooks
Estos son los servicios que ofrece QuickBooks:
- Perspectiva de cobrar: ¿cómo vender tu producto, satisfacer esos pedidos y obtener beneficios?
- Procura pagar: ¿cómo obtener y pagar las mercancías? es decir, los materiales, el almacenamiento y los envíos.
- Registra e informa: ¿cómo informar de tus finanzas y contabilidad?
Debido a la limitación de QuickBooks, puede que te encuentres utilizando Excel para conectar todos estos procesos diferentes. Aquí es donde empezarás a ver cómo se manifiesta el crecimiento y empezarás a añadir presión a tu sistema actual.
Tu pila tecnológica para superar a la competencia
Cuando empieces a expandirte, tendrás que asegurarte de que puedes superar las barreras de entrada a nuevos mercados considerando otros procesos empresariales en tu pila tecnológica que puedan hacer avanzar tu operación.
Procesos como:
- De la idea al mercado: gestión del ciclo de vida del producto
- El cliente necesita una resolución: sistema informático de relaciones con los clientes (CRM)
- Procura pagar: software de ejecución de fabricación
- Planificación de ventas y MRP: software de planificación y presupuestación
A medida que tu empresa crezca y tu pila tecnológica prolifere, te enfrentarás a nuevos retos, como la elaboración de informes sobre datos complejos. Cuando empieces a afrontar estos retos, descubrirás que QuickBooks no puede proporcionarte una única fuente de verdad, lo que te impide comprender en tiempo real lo que ocurre en tu empresa.
Además, empezarás a depender excesivamente de Excel para hacer tus modelos de caja, ventas e informes, lo que aumentará el riesgo de errores y malas decisiones, obstaculizando tu capacidad para gestionar tu crecimiento. Aún así, como empresa en crecimiento que se aleja de QuickBooks, cada dólar contará para tu inversión. Entonces, ¿cómo superar estos problemas sin sobrecargar tu negocio con costes?
La ventaja de un sistema ERP en la nube
La mejor forma de minimizar el coste es cambiar a un ERP en la nube. Un servidor basado en la nube, como el ERP de NetSuite, gestionará la base de datos, el servidor y el hardware con sus controles internos, lo que te permitirá descargarte de muchas de tus responsabilidades, como el crecimiento de los empleados, el sistema informático y la energía eléctrica, manteniendo el coste del proceso al mínimo.
A medida que aumenten tus ingresos, necesitarás un sistema que sea flexible y pueda adoptar nuevas prácticas para ayudarte a pasar al siguiente nivel.
A diferencia de un ERP local, el ERP en la nube de NetSuite te permite activar y desactivar un módulo, permitiéndote utilizar el proceso empresarial que es vital para tu empresa y adaptar otros procesos cuando lo necesites, ayudándote a mantener el control de cada decisión operativa.
Cuando busques tu primer ERP, es importante invertir en un sistema que conecte el front y el back office de tu operación, desde la entrega de tus ventas hasta la gestión del tiempo de tu personal.
Al adquirir una perspectiva holística de tu empresa, comprenderás mejor cómo superar tus retos. Con el tiempo, verás un efecto dominó positivo en las demás áreas de tu empresa, como tus esfuerzos de marketing, el canal de ventas y la calidad de tus informes.
Más información sobre ERP en la nube
Pila tecnológica para empresas en crecimiento
A menudo, con QuickBooks, la pregunta habitual de las empresas será ¿es correcto ese número? Con un enfoque NetSuite, el problema se transformará en ¿cómo vamos a aprovechar esta cifra para mejorar? Al pasar de QuickBooks a NetSuite, puedes modificar toda la cultura de tu empresa y llevar la ejecución de tus operaciones al siguiente nivel.
Éstos son algunos de los módulos disponibles en un ERP en la nube NetSuite:
- Marca a demanda
- De la idea al mercado
- Perspectiva a efectivo
- Adquirir para pagar
- Lista de materiales a productos acabados
- Del almacenamiento al envío
- Planificación de ventas a MRP
- Necesidad de resolución del cliente
- Registrar para informar
- Contratar para jubilarse
- Desde la concepción del proyecto hasta su finalización
- Encontrar para arreglar
Con la ayuda de los productos de NetSuite y su floreciente ecosistema, podrás simplificar toda tu pila tecnológica en un solo sistema, y migrar de QuickBooks a NetSuite sin problemas.
Utilizar tu nuevo ecosistema NetSuite
Al actualizarse a un sistema ERP, muchas empresas intentan correr antes de poder andar y asumen que necesitan acceder a todos los programas para ser las mejores. Sin embargo, para ser disruptivo en tu sector, necesitarás abarcar una mezcla de sistemas de calidad de uso bajo, medio y alto para abrirte camino hasta la cima del mercado.
Con esta metodología, NetSuite se convirtió en el principal producto ERP en la nube. Desde entonces, han aplicado esta metodología a su producto de servicios, SuiteSuccess. Con SuiteSuccess, las empresas tienen acceso a más de 20.000 experiencias de clientes para ver qué estrategias empresariales funcionan para su vertical y aplicar las mejores prácticas a su pila tecnológica.
Sin embargo, no todas las empresas tendrán la misma experiencia. Tu empresa puede tener una práctica empresarial compleja que deberá adaptarse específicamente a tu funcionamiento, y es entonces cuando necesitas la ayuda de un profesional experimentado de NetSuite.
Personal para la implantación de NetSuite
La comunidad de socios de NetSuite ha sido diseñada para gestionar la línea de negocio más exigente para tu sistema. Pueden ayudarte a simplificar tu pila tecnológica evitando las ineficiencias que tenías con QuickBooks. Aun así, es crucial para el éxito de la implantación de tu ERP elegir el socio de NetSuite adecuado para tu empresa.
Necesitarás un socio que tenga experiencia en tu sector, sea capaz de trazar estrategias a corto y largo plazo para tu empresa y pueda asesorarte durante todo el proyecto para ayudarte a reducir el riesgo de costes innecesarios para tu actualización.
