Cloud vs. On-Premise-ERP: Was ist das Beste für dein Unternehmen?

Eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems ist, ob du dich für Cloud- oder On-Premise-ERP entscheidest.

Bevor du dich für eine Option entscheidest, musst du dir über einige wichtige Aspekte klar werden. Du musst an Komponenten wie Sicherheit, Speicherung, Compliance, Infrastruktur, Anpassungen und Integrationen denken. Jedes System hat Vor- und Nachteile, und hier werden wir einen Blick darauf werfen, welches für dein Unternehmen am besten geeignet sein könnte.

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Was sind Cloud-basierte und On-Premise-ERP-Systeme?

Zunächst einmal musst du dir darüber im Klaren sein, worin der Unterschied zwischen den beiden besteht. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Cloud ERP, dass ein Unternehmen die Plattform eines Anbieters nutzt, um seine wichtigen Daten zu hosten. Eine On-Premise-ERP-Lösung hingegen bedeutet, dass ein Unternehmen seine eigenen Daten auf seiner eigenen Hardware, also in seinen eigenen Räumlichkeiten, hostet.

Kosten und Einsatz von Cloud- vs. On-Premise-ERP

Jede ERP-Einführung, egal für welche du dich entscheidest, erfordert Zeit und sorgfältige Planung. Die Kosten und der Zeitaufwand können jedoch je nach deiner Entscheidung variieren.

Bei On-Premise-Software fallen in der Regel hohe Anfangsgebühren an, gefolgt von laufenden Investitionen, wenn du deine Software aktualisierst. Was die Produktkenntnisse angeht, brauchst du entweder Mitarbeiter/innen, die sich mit dem Produkt auskennen, oder du musst sie schulen, sei es durch dein internes Team oder einen externen Trainer. Bedenke auch die Kosten für die Wartung des Serverraums und der Hardware selbst.

Im Vergleich dazu zahlt dein Unternehmen für Cloud-Software anfangs eine geringere Summe, aber es entstehen laufende Kosten. Für diejenigen, die sich Sorgen um ihren ökologischen Fußabdruck machen: Cloud-Anwendungen verbrauchen 91 Prozent weniger Energie als ihre Vor-Ort-Pendants, laut einem Oracle-Bericht.

Die hohen Ausgaben, die mit einem On-Premise-System verbunden sind, schrecken kleine und mittlere Unternehmen eher ab; in der Regel entscheiden sich KMU für ein cloudbasiertes ERP-System, damit sich die Kosten gleichmäßiger über den Lebenszyklus des Produkts verteilen. Die niedrigen Einstiegskosten, die für die Einführung eines cloudbasierten ERP-Systems erforderlich sind, sind einer der Gründe, warum sich 93 Prozent der Unternehmen für diese Option entschieden haben.

Sicherheit von Cloud-ERP im Vergleich zu On-Premise-ERP

Sicherheit ist das wichtigste Anliegen für Unternehmen, und das gilt natürlich auch für die Wahl der Software, die sie einsetzen wollen.

Bei Cloud-ERP liegen deine Daten in den Händen des Anbieters. Auch wenn diese strenge Sicherheitsprozesse anbieten, kann dies für manche Unternehmen zu Problemen führen, da sie sich nie ganz sicher sein können. Eine Studie von BT ergab, dass 49% der befragten IT-Entscheider 'sehr oder extrem ängstlich' darüber, wie sicher Cloud-Dienste sind.

Auch wenn du bei einem ERP-System vor Ort die Sicherheit deiner Daten selbst in der Hand hast, kann das oft nachteilig sein. Die vorhandenen Sicherheitsvorkehrungen sind vielleicht nicht so stabil, wie du es brauchst. Das bedeutet, dass du anfälliger bist, wenn du es alleine machst, anstatt einen bekannten Anbieter zu wählen.

Denn obwohl du deine Daten in einem zentralisierten und verschlüsselten Servernetzwerk konsolidierst, wenn du eine ERP-Lösung vor Ort implementierst, stellt ein Anbieter, der ein cloudbasiertes System verwendet, sicher, dass seine Sicherheit dem Schutz deiner wertvollen Daten gewachsen ist.

Zu diesem Zweck können Cloud-ERP-Anbieter dazu beitragen, Sicherheitsverletzungen zu minimieren, indem sie Daten an verschiedenen Standorten speichern. Im schlimmsten Fall, wenn in das Cloud-basierte Speichersystem eingebrochen wird, wird der Anbieter schnell handeln, um seine Kunden zu alarmieren und bei der Lösung des Problems zu helfen. Das ist auch in ihrem eigenen Interesse.

Implementierung von Cloud-ERP vs. On-Premise-ERP

Wenn du dich für eine On-Premise-Lösung entscheidest, hast du die volle Kontrolle über den Implementierungsprozess und kannst dir sicher sein, dass alles erfolgreich war. Der Nachteil dabei ist, dass die Implementierung deutlich länger dauern kann als bei einem Cloud-ERP-System.

Der Zeitaufwand für die Implementierung des Systems über die Cloud wird dadurch erheblich reduziert, dass du es nicht stark anpassen kannst. Du kannst aber mit dem Anbieter zusammenarbeiten, um zu sehen, welche Änderungen notwendig sind.

Rob MacEwan, Direktor der Audaxiumein Unternehmen, das bei der Implementierung von NetSuite hilft, ist der Meinung, dass die Entscheidung ein Kinderspiel ist und er "nie einen Vorteil" darin gesehen hat, ein ERP-System vor Ort zu wählen: 

System-Upgrades und Anpassungen

Vor-Ort-ERP-Software ermöglicht es dir, dein System zu ändern, aber diese Anpassungen sind in deine aktuelle Software integriert, was bedeutet, dass du bei einem Upgrade deines Anbieters deine Änderungen neu implementieren müsstest, was sich als schwierig erweisen könnte.

Wenn du dich für eine On-Premise-ERP-Lösung entscheidest, muss deine IT-Abteilung deine Software kontinuierlich verwalten und pflegen und einen soliden Plan für die Aktualisierung deiner datenbezogenen Hardware, Verträge und Lizenzen aufstellen.

Diese stressige, unbequeme und zeitaufwändige Aufgabe wird vermieden, wenn du dich für ein Cloud-ERP entscheidest. Manche Leute glauben, dass du dein System nicht so stark anpassen kannst wie bei einem On-Premise-ERP, aber ist das wirklich der Fall? "SaaS-ERP ist genauso konfigurierbar und anpassbar wie On-Premise", argumentiert MacEwan.

"Ich sehe jeden Tag Kunden mit verrückten Geschäftsmodellen, die NetSuite sehr gut implementieren. Der einzige Nachteil sind vielleicht die Kosten für zusätzlichen Speicherplatz. On-Premise ist kurz- und mittelfristig teurer und erfordert mehr technische und DBA-Kenntnisse. Die Updates sind schwieriger und du musst deine eigene Hardware warten."

Wenn du dich für die Cloud entscheidest, können Anbieter wie NetSuite dein Produkt ständig aktualisieren, sodass du immer die neueste und fortschrittlichste Version der Software verwendest.

Fazit

Leider gibt es keine ERP-Lösung, die für alle passt. Die Wahl zwischen lokalen und cloudbasierten Lösungen ist nicht immer eine einfache Entscheidung. "Die Entscheidung für ein System sollte sich danach richten, was deinem Unternehmen am meisten nützt, und nicht danach, ob du dich gezwungen fühlst, die neueste Technologie zu verwenden", sagt Robin Miller, Spezialist für Oracle EBS.

Die Kosten sind ein wichtiger Faktor, aber der Wert eines sicheren, anpassbaren Systems, das alle Funktionen bietet, die dein Unternehmen braucht, darf nicht übersehen werden.

Wendy Gorrie, Geschäftsführerin von BAASS Business Solutions Ltd.sagt, dass es noch viele andere Fragen gibt, die du dir stellen musst, wenn du eine ERP-Einführung in Angriff nimmst.

"Bevor du dich für eine Plattform entscheidest, musst du zunächst festlegen, wie unabhängig du bei der Umsetzung sein willst", sagt Gorrie.

"Du solltest auch darüber nachdenken, ob du lokalen Support benötigst, welches Budget du zur Verfügung hast, was du unbedingt brauchst und auch die Abonnementverträge überprüfen, um festzustellen, welchen Zugriff die Organisation auf die Daten haben wird.

"Kannst du Ausfallzeiten während der Umstellung tolerieren, oder müssen Aufgaben nach Feierabend geplant werden? Gorrie fügt hinzu. "Wurde eine Bedarfsanalyse erstellt und welche Verfahren und Richtlinien müssen daraufhin geändert werden? Wie sieht der langfristige Plan aus und unterstützt der Aufbau des Systems diese Ziele?

Wenn du dich für ein cloudbasiertes ERP-System entscheidest, musst du die Referenzen des Cloud-Anbieters und der Implementierungsfirmen prüfen und auf die Bewertungen der Nutzer achten.

Das sind alles Fragen, auf die du eine klare Antwort haben musst, bevor du deine ERP-Auswahl abschließt.