L'introduction d'un nouveau système dans une entreprise peut s'avérer difficile pour toute organisation, qu'il s'agisse de changer de logiciel de gestion de la relation client ou de lancer une toute nouvelle implémentation de NetSuite.
Quel que soit le projet, tu constateras que les problèmes sont plus susceptibles de se produire si tu ne prends pas le temps d'intégrer soigneusement le projet dans le fonctionnement de ton entreprise.
Toute transition de système importante affectera le fonctionnement quotidien de ton entreprise, mais pour éviter qu'un obstacle mineur ne se transforme en problème grave pour ton entreprise, nous te suggérons de comprendre quelles sont les erreurs courantes susceptibles de provoquer des retards et d'apprendre à limiter les risques qu'elles affectent ton projet.
40% des entreprises connaissent un retard au cours de leur projet de mise en œuvre.
Les partenaires de NetSuite affirment que les facteurs les plus courants qui retardent la mise en œuvre de NetSuite par une entreprise sont souvent causés par des problèmes de migration des données, des personnalisations imprévues et des problèmes liés aux tests.
Voici sept erreurs courantes à éviter pendant un projet pour garantir que ta mise en œuvre de NetSuite soit une grande réussite.
1. Choisir le mauvais partenaire de mise en œuvre de NetSuite
Trouver le bon partenaire de mise en œuvre pour toi est une étape cruciale du processus. Il ne s'agit pas seulement de trouver quelqu'un de bien dans son travail, mais aussi quelqu'un qui est formé à la mise en œuvre de logiciels pour ton secteur d'activité spécifique.
Tu dois trouver quelqu'un de compétent, de fiable et, surtout, qui a l'habitude de travailler avec des entreprises comme la tienne. Différents partenaires auront de l'expérience dans différents secteurs d'activité, il est donc crucial de trouver quelqu'un qui peut adapter ton logiciel aux besoins de ton organisation. La mise en œuvre de NetSuite dans une entreprise de fabrication et de distribution sera différente de celle d'une organisation de services aux entreprises, après tout.
N'hésite pas à demander des références. Parle directement à d'autres entreprises qui ont travaillé avec le partenaire et découvre de première main comment s'est déroulée leur transition. Cela confirmera que tu as choisi le meilleur partenaire pour ton entreprise et augmentera tes chances d'une mise en œuvre en douceur.
2. Pas Migrer correctement les données
La migration des données vers ton nouveau système est une étape cruciale du processus de mise en œuvre ; sans une planification et une préparation approfondies, tu peux courir le risque que tes données soient corrompues et fonctionnent de manière incorrecte.
Avant la mise en œuvre, tu dois réfléchir à la façon dont tu vas transférer tes données, soit manuellement, soit par le biais de l'automatisation. Les deux ont leurs avantages : le transfert manuel te permet de nettoyer tes données et de te débarrasser de toutes les données inutiles qui se sont accumulées au fil des ans. L'automatisation, quant à elle, rend le processus beaucoup plus efficace et beaucoup moins fastidieux. Quelle que soit l'approche adoptée, s'assurer que les données que tu as transférées sont valides est une étape à ne pas négliger, sinon tu risques de compromettre la réussite de ton processus de mise en œuvre.
3. Ne pas documenter les besoins actuels de ton entreprise
L'une des plus grandes erreurs que les entreprises commettent lorsqu'elles entament une migration des processus métier est de ne pas prendre en compte ce dont tu as besoin de ton nouveau système.
Dans un monde qui devient chaque jour plus technologique, il est compréhensible que tu veuilles passer directement au système le plus récent disponible, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il sera le mieux adapté à ton entreprise. Tu dois prendre en compte les besoins de ton entreprise et trouver l'implémentation qui sera la mieux à même de t'aider à te développer.
Sans vraiment examiner ce que tu fais actuellement, il y a des chances que tu te contentes de reproduire les systèmes que ton entreprise utilise actuellement, et que tu passes potentiellement à côté de nouvelles opportunités de processus intéressantes au sein de NetSuite qui permettront à ton entreprise de mieux fonctionner. Prends le temps de comprendre et d'apprendre à connaître la plateforme et toutes ses capacités. Cela minimisera tout coût supplémentaire plus tard lorsque tu découvriras des lacunes dans ton système.
Le logiciel NetSuite peut offrir à ton entreprise des systèmes qui prennent en charge non seulement les finances, mais aussi les RH, la paie, la gestion de la relation client, les stocks, la chaîne d'approvisionnement, la fabrication, le marketing et le commerce électronique.
Prends le temps, avant de commencer la mise en œuvre de NetSuite, de planifier l'avenir et de voir ce dont ton entreprise aura besoin à ce moment-là. Au fur et à mesure que ton entreprise se développera, NetSuite grandira avec toi. Tu dois t'assurer que ton entreprise a réfléchi à ce qu'elle a dans son plan d'affaires pour les cinq, voire les dix, prochaines années.
Un partenaire NetSuite peut être une grande source d'aide à cet égard. Ils savent ce que le système logiciel peut faire et ce qu'il offre à une organisation. Il se peut que tu ne veuilles pas ou n'aies pas besoin de toutes les fonctionnalités disponibles, mais assure-toi de bien comprendre ce qui est possible avant de t'engager dans le projet.
4. Ne pas tenir compte des opinions de tes employés
Lorsque tu décides des grandes lignes des exigences du système, assure-toi que toutes les personnes qui l'utiliseront sont invitées à discuter des fonctions qu'elles utilisent dans ton système actuel et de celles qui leur permettraient de travailler plus efficacement.
Cela te permettra non seulement d'obtenir la meilleure solution pour toi en tant qu'entreprise, mais aussi de montrer que tu valorises l'expérience de tes employés en tenant compte de leurs tâches quotidiennes. En prenant le temps de communiquer en interne, tu contribues à maximiser le potentiel de ton nouveau logiciel tout en donnant à ton équipe les outils nécessaires pour exceller dans leur travail.
5. Ne pas utiliser l'outil de bac à sable de NetSuite
Tes employés qui utiliseront NetSuite tous les jours doivent avoir la possibilité d'explorer et d'utiliser le système dans un environnement sûr. Un bac à sable NetSuite t'offre cette possibilité.
Un bac à sable est un compte de test isolé qui contient les données réelles de ton entreprise. Tous les changements, erreurs ou problèmes sont contenus en toute sécurité à l'écart de ton système réel. Tes utilisateurs pourront apprendre ce que la nouvelle plateforme peut faire, ainsi que la façon dont ils l'utiliseront pour accomplir leurs tâches quotidiennes.
Avoir accès à un bac à sable NetSuite représente un coût supplémentaire en plus de ta mise en œuvre, mais prendre le temps de vérifier minutieusement les fonctionnalités du système l'emporte largement sur les risques potentiels ultérieurs.
Les meilleures personnes pour tester cela sont tes employés, car ce sont eux qui utiliseront le logiciel au quotidien. Leur permettre de participer au processus de mise en œuvre de NetSuite leur permet non seulement de mieux comprendre le système avant son installation, mais aussi de poser toutes les questions et d'apporter une contribution précieuse.
Cela produira deux résultats positifs :
- Tes utilisateurs seront familiarisés avec le système lorsqu'il sera mis en service, ce qui réduira la résistance au changement qui peut survenir lors de la plupart des lancements de nouveaux systèmes.
- Ils trouveront les défauts cachés et les actions manquantes dès le début de la mise en œuvre, ce qui permettra à l'entreprise d'économiser des coûts futurs en faisant corriger les erreurs avant le lancement.
Commence à faire économiser de l'argent et du temps à ton entreprise.
Engage un professionnel de NetSuite pour t'aider à utiliser la fonction de bac à sable de NetSuite.
6. Ne pas mettre en place une équipe de mise en œuvre de NetSuite.
La mise en œuvre d'un système NetSuite n'est pas une tâche ponctuelle, c'est quelque chose que tu dois constamment entretenir. Ton entreprise va avoir besoin d'au moins une personne qui comprend NetSuite et qui peut s'occuper de ton système et le développer à l'avenir. Selon la taille de l'entreprise, tu auras peut-être besoin d'une équipe entière qui se consacre à la mise en œuvre et à la maintenance de ton logiciel. Au minimum, tu auras besoin d'un administrateur NetSuite expérimenté à temps plein, ou d'établir une relation avec un entrepreneur qui fera en sorte que ton système NetSuite fonctionne parfaitement.
À l'avenir, lorsque ton entreprise se développera, tu voudras que des changements soient apportés au système et tu auras besoin d'accéder à un développeur NetSuite pour créer de nouveaux processus ou améliorer les processus actuels. Un consultant ou un analyste commercial NetSuite est également essentiel pour aider ton entreprise à planifier et à utiliser NetSuite à son plein potentiel.
7. Négliger l'importance de la formation
Bien qu'évidente, l'importance de la formation est souvent négligée dans le processus de mise en œuvre - et c'est aussi la principale raison de l'échec dans de nombreuses organisations. Tu dois être prêt à allouer tes ressources à la formation approfondie de ton personnel, car sans cela, tu ne peux pas t'attendre à une utilisation réussie à l'avenir.
NetSuite est conçu pour offrir une interactivité directe aux utilisateurs, mais tout semble difficile si on ne t'a montré quelque chose que pendant une heure. C'est pourquoi il est essentiel de trouver le bon partenaire de mise en œuvre ; tu as besoin de quelqu'un qui a non seulement les connaissances, mais aussi le temps et les compétences de communication nécessaires pour enseigner aux autres.
Il est peu probable que tes équipes s'engagent activement et accueillent un nouveau système instantanément, mais une bonne formation et un bon soutien aideront la transition à se faire en douceur.
La mise en place d'un système de planification des ressources de l'entreprise est une étape importante pour toute organisation et ne doit pas être prise à la légère. Le fait d'être prudent et de s'assurer de régler tous les problèmes potentiels dès le début contribuera grandement à limiter les problèmes à long terme et à faire en sorte que ton projet de mise en oeuvre soit un succès et que tu puisses tirer le maximum de bénéfices du système.
